於是,孫叉叉立刻著手準備成立臨時跨部門工作小組的事情。他把臨時工作組稱為“績效項目工作組”,列出工作組的成員名單,再畫出組織架構圖。
接下來,孫叉叉把每一個人的職責都用文字明確地寫了下來。準備好這些材料,他走進尹總辦公室,把成立項目小組的想法向尹總作了彙報,還補充說:“跨部門合作臨時工作小組,可以推廣到所有中大型的跨部門協作項目中,工作組在項目結束後自行解散,工作組成員的權力也隨之消失,這是一種靈活、高效的協同工作方式。”
尹總聽完孫叉叉的話,立刻點頭表示認可。他回應道:“你說的這種臨時跨部門工作小組,能夠解決很多問題,比如,各部門自掃門前雪,協同部門沒有責任感,等等。我覺得非常好,我支持,你可以去執行。”
定期召開工作例行會議
孫叉叉真的很不喜歡跨部門合作。在記憶中,似乎還沒有任何一次跨部門合作的經曆是愉快的。
有一次,孫叉叉需要為一個項目申請著作權保護,申請材料分別來自谘詢事業部、電子商務部和本部門。孫叉叉把本部門材料準備的任務交給顧芳芳,很快,她就把材料準備齊全。不過,其他部門的材料卻遲遲未提交,為了加快進度,孫叉叉鄭重地與兩個部門的負責人協商,對方都紛紛答應“盡快安排”。
又過了兩個星期,電子商務部的材料才姍姍而來,雖然材料有很多地方不符合規範,但經過修改,勉強合格。然而,谘詢事業部的材料卻杳無音信。
孫叉叉再次來到谘詢事業部負責人的辦公室,詢問材料的準備情況。谘詢事業部的負責人李經理看到孫叉叉,笑著問道:“孫經理,您來找我,什麼事啊?”
孫叉叉沒繞彎子,說:“李經理,還是著作權材料的事情,兩個星期又過去了,應該早準備好了吧?”
李經理笑吟吟地把椅子拖到孫叉叉麵前,說:“孫經理,坐下說。材料的事情我一直在關注,但是您也知道,這段時間谘詢師們實在太忙,基本上都不在公司,不是在客戶那邊做項目,就是在去客戶那邊的路上。我自己也是,忙得不可開交,也不知道怎麼會有這麼多事情,昨天下午才回到公司的,今天早上一直匆匆忙忙處理積壓的事情。”
孫叉叉說:“我知道谘詢師們很忙,不過,這件事至關重要,而且,隻是準備幾份資料,這些資料平時工作都有積累,隻需要花點時間整理一下,我覺得用不了半天。這點時間,總是能夠擠出來的。”
李經理說:“恐怕沒您說得這麼簡單吧,這樣,我再跟蹤一下這件事,到時候給您反饋。”
孫叉叉趁熱打鐵,追問:“具體是什麼時候?其他材料都準備好了,現在就差你們部門的材料。你告訴我一個確切的時間吧。”
李經理說:“下周一吧。”
孫叉叉說:“那好,下周一我來找您。”
李經理連連說“好”。
下周一很快就到了,孫叉叉再次走進李經理的辦公室。這次,李經理看到孫叉叉,自覺地說:“孫經理,您是為材料的事情而來吧。您坐下稍等一會兒,我這就打電話問一下谘詢師小卓。”
孫叉叉站在李經理前麵,電話裏說的內容他能很清楚地聽到,當李經理問起材料準備的事情時,電話那頭傳來的聲音是:“準備材料啊,我還沒開始呢。”
孫叉叉當時就一股怒火衝上腦門,但努力克製著,沒有發火。
李經理說:“你今天務必抽空把這件事做一下,下班前把資料發送給孫經理,再抄送一份給我。”
孫叉叉耐心地等待著郵件。快下班的時候,郵件終於來了,可是,孫叉叉打開資料一看,完全不符合要求,根本不能用。於是立刻回複郵件,重新明確了要求和規範,請小卓務必在一天之內重新把資料準備好。
三天之後,小卓還是沒有發來郵件,孫叉叉再也忍不住了,又一次催促李經理。李經理領著孫叉叉找到小卓,詢問資料準備的情況。
小卓說:“今天下班前,肯定把資料交給您。您對資料提出了要求,我得按照您的要求重新整理和修改,所以花費的時間比較多。”
其實,孫叉叉心裏很清楚,就是再怎麼改,最多一天也能完成,何必拖這麼久。
一番周折後,材料終於收集齊全,孫叉叉一天也不敢耽誤,立刻交到審核部門,卻得到一個讓人崩潰的消息:競爭對手已經申請同樣的知識產權保護,而且,材料提交的日期恰恰是三天前。
孫叉叉越想越鬱悶,他在心裏默默念叨:如果提前三天,情況就完全不一樣了,現在一切都為時晚矣。如果這件事孫叉叉憑借自己部門的力量就能完成,那麼,時間肯定不會被拖延這麼久。孫叉叉不禁感歎:萬惡的跨部門合作啊!
即便鄭重其事地任命負責人,讓所有組員都服服帖帖地聽命於臨時負責人,也是很難做到的事情。負責人的權威不可能在短時間內輕易建立起來。