第二,用真實、生動的案例證明工作的意義。
孫叉叉用心整理成功案例並製成PPT,還邀請重要客戶“現身說法”,第一是為了詳細、生動地揭示工作意義,第二是為了證明這些“意義”都切實存在,而不是虛構和臆造的。
與部屬分享權力
吳曉年來到孫叉叉的辦公室,說:“孫經理,我有些想法,希望能得到您的支持。”
孫叉叉說:“你請講。”
吳曉年欲言又止。
孫叉叉鼓勵他,說:“沒關係,有想法不妨開誠布公地說出來,這樣我才能了解你的真實想法,也才能切實地給予你幫助。”
吳曉年鼓起勇氣,說:“孫經理,我現在負責的這個項目,已經實施到一半了,您很重視這個項目,花費了大量時間和精力在上麵,為我提供了很多具體的做法,對我幫助很大。不過,我在執行的過程中發現有些方法並不適合我,反而使用自己擅長的方法能夠更快更好地實現目標。所以,咱們之前製訂的工作內容,我作了一些調整。”
孫叉叉聽完後,支持他的想法。他說:“隻要確保目標實現,你可以自由采用自己擅長的工作方法,不必拘泥於我的想法。我的想法,僅供你參考,至於最終采用什麼方法,你根據實際情況自主決定。我既然授權給你,你就有權力決定怎麼做。”
下屬隻能按照上司的命令和指示開展工作,對工作方式和方法都不能說了算,會導致他們喪失工作熱情;同時,上司對下屬的本職工作事事操心,隻會增大工作量,無暇於自己的管理工作。
有效地向下屬授權,既能激發下屬的工作熱情,自己又能從忙碌中解放出來。所謂授權,是把實現目標所需要的權力授予下屬。這些權力包含用錢、用人、行事、資源協調等決定權。上司的能力再卓越,也如同在暗夜中點燈,照亮的範圍有限,而且個人的時間、知識、精力都是有限的,不可能親自做完所有事。
三國時期的諸葛亮在劉備去世之後,之所以“鞠躬盡瘁,勞疾而亡”,主要是因為他不善於授權,事必躬親,才導致這樣的悲劇。
還有很多上司,意識到授權的重要,於是,他們把任務交給下屬,然後坐等著下屬拿成果向他們複命。這就好像農夫在春天往地裏撒了一些種子,然後就指望著在秋天豐收。這是做不到的。那麼,上司如何做到有效授權呢?
第一,隻能讓一個人負責一件事。
很多上司以為多安排一位負責人就多增加一個成功的砝碼,他們往往讓多人負責一件事情,這是授權的大忌。分工不明確會導致責任遊離,不僅下屬心存僥幸,不會百分之百地承擔責任,而且上司也無從考核。因此,授權時務必堅持“一個人隻負責一件事”的原則,明確責任人。
第二,上司隻對完成任務的方法提出建議,而不強製要求。
上司授權時,重點工作是與下屬就成果的標準達成一致,至於采用何種方法來取得成果,則由下屬自己決定。這樣既解放了上司,又激發下屬的工作熱情。
第三,上司與下屬一起確定權力範圍。
上司授予下屬的權力,隻是用於完成特定任務的權力,而不是無限的權力。那麼,如何來確定權力範圍呢?最好的辦法是由上司與下屬一起來確定。
第四,別在真空中授權。
如果授權行為在真空中進行,就難以獲得其他成員的認可。隻有充分利用團隊的力量,群策群力完成工作,才會有高效率。因此,在公開場合授權,讓其他成員都知道授權的情況,才有利於工作的順利開展。
第五,適度的監控必不可少。
沒有製約的權力是危險的。上司授權後就不聞不問,聽之任之,下屬就可能濫用權限。在工作具體實施過程中,要求下屬定期彙報工作的進展情況,還可以不定期地進行抽查,確保下屬沒有濫用權力。當然,監控必須是適度的,如果監控過度,就等於剝奪了下屬的權力。
第六,作好出錯的思想準備。
上司授權時,首先需要樹立這樣一種觀念:錯誤是授權的一部分。下屬在工作的實施過程中,難免出現一些錯誤,這是正常的現象。上司在授權後,需要預想下屬可能會犯的錯誤,提前給予提醒、輔導和幫助。
遲到的獎懲毫無意義
足足等待了兩個月,孫叉叉才拿到項目獎金。
早在項目啟動前,尹總就當著項目組所有人的麵承諾說:“這個項目的費用預算是76萬元,節省下來的錢,公司將拿出10%對各位進行獎勵。”
在項目實施過程中,由於團隊成員積極創新,采用新技術,使得項目成本節省了20萬元,按照尹總的承諾,項目團隊將獲得2萬元的獎勵。
項目結束後,大家都滿懷期待地等著發獎金。可尹總遲遲沒有提起這件事。大家以為尹總可能忘了。作為項目經理的孫叉叉給尹總發了一封郵件,委婉地提醒了這件事。尹總回複說“會盡快安排此事”。
沒想到,這“盡快”竟然是兩個月的時間。當財務經理讓孫叉叉領錢的時候,孫叉叉一時半會兒竟想不起這茬事情了。
大家拿到獎金的時候,都沒有半點興奮勁兒。孫叉叉意識到,這筆獎金,已經失去了激勵的作用。
上司一旦對下屬明確了完成任務的好處和壞處,就務必百分之百地兌現承諾。有時候,即便明確了好處和壞處,可是,當結果出來的時候,上司卻沒有兌現承諾。沒有完成任務,也不給予相應的懲罰;圓滿地完成了任務,卻不給予獎勵。這樣做,隻會造成下屬對獎懲沒有任何敬畏之心,他們把上司的承諾當做空頭支票,失去對上司的信任,當然也就不會認真完成任務了。
為了兌現承諾,上司應該做到:
第一,不折不扣地按照分配任務時設定的標準進行獎懲。
任務完成後,上司應該立刻嚴格地按照衡量標準對結果進行考核,考核要公正、公開、公平,不要憑個人好惡和關係的遠近而有所偏倚,要用事實說話,用數據說話。結果考核後,不折不扣地執行獎懲措施。很多上司礙於情麵,對下屬的懲罰執行得不徹底,這樣做隻會喪失大家對標準的敬畏之心。
第二,獎懲措施要立即執行。
無論是獎勵還是懲罰,目的都是為了激勵下屬優質、高效、百分之百地完成任務。可是獎懲來得太晚,這種激勵作用就會微乎其微。很多做事推延的上司,總是不能夠立即兌現承諾,而要一拖再拖,可能在任務完成數周乃至數月之後才能兌現承諾,這個時候,下屬們早已經將任務淡忘,獎懲帶給他們的激勵作用幾乎可以忽略不計了。因此,為了使激勵的作用最大化,獎懲一定要在結果考核後立即執行。
讓部屬自己管理自己
自從孫叉叉成為上司之後,就一直被一個問題困惑著:“怎樣有效地管理知識型下屬?”
管理大師彼得·德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提出“知識型員工”的概念,所謂知識型員工,就是腦力勞動者,是與體力勞動者相對立的概念。體力勞動者的工作成果一般是有形的,可以用數量或質量來衡量,而知識型員工的工作成果往往是無形的,無法用數量或質量來衡量。他們產出的是信息、知識或思想。
知識型員工的數量在當今社會越來越大。他們是經理人、教師、谘詢師、IT工程師、編輯、記者、策劃人……他們的力量滲透到各行各業各個組織中,而且,他們占據著重要的職位,在組織中發揮著至關重要的作用。