１．創造平等相待的氣氛
座談要達到目的，需要雙方真誠的投入，而這必須建立在平等的基礎上。如果領導者高高在上，對於群眾的呼聲不聞不問，或者隻是以座談會作為裝點門麵、顯示民主的工具，甚至以主人的姿態強迫命令，則不僅不能達到座談效果，反而會引起下屬的反感。久而久之，必然損害領導者的威信和工作的績效。因此，領導者必須牢記：下屬與自己之間是平等的。
召開座談會是為了請教他們的意見和想法，達到集思廣益，改進工作的目的。
２．講出真誠熱情的話語
講真話，是座談時領導者使用語言的又一項基本要求。下屬往往會把座談當成一次了解領導意圖、反映自己心聲的機會，希望借此機會了解工作部署，解決實際問題，提出自己的創見，同時也對領導者進行民主監督。因此，要求領導者必須言之有理，持之有據，不刻意渲染成績，也不隱瞞回避問題。實際情況怎麼樣，就說成怎麼樣，一是一，二是二。隻有這樣，才能言重於山，取信於人。另一方麵，為了調動起座談者的積極性，領導者的話語要有一定的"溫度"，因為熱情暖人心，熱情洋溢的話語能使下屬感到一種寬鬆、積極的氣氛，更願意敞開心扉。
３．避免過於激烈的爭論
座談過程中毫無疑問地會出現爭論，而且召開座談會的目的之一，就是為了通過麵對麵的交流，協調不同的意見，求得最佳的方案。保持一定程度的爭論將有助於保持座談的熱烈氣氛，不會出現冷場的情況。但是過於激烈的爭論容易導致一種敵對情緒，進而阻礙雙方繼續交流，甚至製造出新的矛盾。因此，應該防止出現這種現象。
有時候，座談會會成為發泄私人恩怨的場合，會有人利用它來給部門、單位的工作製造麻煩，領導者也易成為惡語中傷的對象。這種時候，是勃然大怒，還是冷靜下來，泰然自若地應付就看領導者的涵養了。
四、增強即席講話的力度
有時，領導者會以與會者的身份被邀請做即席講話。應當說這是群眾出於對領導的信任，準備認真地聽一聽意見。千萬別把它看成是"趕鴨子上架"，恰恰相反，這是領導者展現隨機應變能力與分析總結問題的水平的大好時機。精彩的發言，可以收到"一石激起千層浪"的效果，令聽眾動容，同時樹立起領導者的個人威信，令下屬生出由衷的欽佩之情。
１．做好準備
有些領導認為即席講話就是臨場發揮，不要做什麼準備，一上來便先"啊"一陣兒，然後便是"今天我本來不打算講，既然讓我說，我就隨便講幾句話"，隨後便侃侃而談，既無話題，又無觀點，簡直是沒話找話說，短話長說。人們會問"他到底在幹什麼？"雖然是即席發言，仍可以做準備。一般來說會議的議題會事先通知領導，某些相關資料也會發到其手上，這些都為其發言劃定了一定範圍，對要討論的內容心中有數，就不至於鬧出南轅北轍的笑話。
２．明確話題
領導者在開口前，略加思索，盡可能選擇合適的話題，這對即席講話的成功是十分重要的。在講話的全過程中，圍繞話題展開，就不會信口開河，前言不搭後語。選擇話題，總的來說要審時度勢，緊扣會議主題，根 據會議進行的情況合理取舍。
３．實事求是
"實事求是"是即席講話的一個基本原則，作為領導者，說話要尊重事實，保證自己選用的材料都是翔實、準確的，隻有這樣才能獲得聽眾的信任，收到預想的效果。
４．言簡意賅
即席講話時間都不長，多則五六分鍾，少則兩三分鍾；內容相對集中，一次隻說一個問題，力求說深說透。許多人並不明白精練的重要性，幾分鍾可以講完的內容偏要洋洋灑灑地談上半天，如同溫斯頓呰丘吉爾對他兒子蘭道爾夫的性格所做出的評價一般："他空有一門大炮，卻沒有多少彈藥。"隻要把自己想要表達的意思說清楚，講透徹，不必長篇大論，一樣會給人留下深刻的印象，這正是"言簡意賅"的精妙所在。
５．通俗易懂
講話要讓人聽懂，這是對發言者的基本要求。講話人若是板著麵孔，賣弄辭藻，用一些艱澀的語言和聽眾捉迷藏，隻會令聽者敬而遠之。這樣的講話無異於浪費時間，在講話過程中，力求用最通俗易懂、生動形象的語言來表達自己的意思，這樣，聽眾覺得很輕鬆很親切，而發言者所講的道理也易於被人們理解和接受。
６．先聲奪人
領導者發言，能不能一開始就吸引聽眾，往往決定著整個講話的成敗，好的開場白就像一個出色的導遊，一下子就可以把聽眾帶入講話者為他們擬設的勝境；好的開場白是演講人奉獻給聽眾的一束多姿多彩的花朵；好的開場白最易打開局麵，便於引入正題。因此，開場白應盡量避免平鋪直敘、平庸無奇，而要努力做到不落俗套，語出驚人，這樣才能出奇製勝，先聲奪人。
五、根據會議類型精彩地做報告
做報告是領導者通過論述政治、經濟、文化等現實問題，對公眾產生導向、啟示、動員等作用的講話。報告的種類很多，常用的有以下幾種類型：
１．政治報告
政治報告是以階級、政黨、團體，在一定曆史時期內，為實現其政治目標所製訂的路線方針政策為主要內容的講話。講話內容具有鮮明的階級性、政治性。政治報告並不是企圖解決某一業務範圍內的具體問題或技術問題，而是從宏觀的角度，分析形勢，把握社會動向，研究發展戰略以及思想政治領域的問題等。例如，各級黨代會報告、團代會報告、形勢報告等都屬於政治報告。政治報告多由政黨、團體的主要負責人所做。
政治報告的內容豐富，涉及曆史與現實、國內與國際、當前與長遠等各個方麵。政治報告的內容是嚴肅的，關係到國家、政黨、民族的命運。
作為一個地方來說，政治報告則關係到是否與中央保持一致，是否認真貫徹執行上級的指示精神及重大決策，關係到一個地方的重大改革和發展等問題。
政治報告反映了鮮明的政黨意誌、階級屬性，而且常常有強烈的戰鬥性。政治報告可以點燃正義的火花，它能夠煥發雋永的才智。
試看甘地的《我邦之呼籲》："以我之見，我們印度人民為爭取自由之奮鬥，以其終結言，不但對印度以及英國，而且對整個世界有著異乎尋常的影響。印度，她容納了人類１／５的人口；印度，她擁有人類最古老的文明的一翼；印度，她的傳統源遠流長，世代相傳，其完整性令世人驚詫。然而，世界之廣博，文化眾雜紛紜；國體之紛繁，製度不一而足。毫無疑問，印度文明的純正性遭受了時代的蹂躪和侵襲。
如果印度企圖複興她早已逝去的繁榮昌盛，唯有首先獲得自由，否則必將一事無成。依我所知，我邦之奮鬥引起了世界的廣泛關注。我們為自由而戰。然而，它的意義卻並不在於我印度人民為贏得自由而抗爭這個事實，而在於我邦為取得自由而采取了前無古人的手段。迄今為止的曆史告訴我們，世界上還沒有任何一個民族曾采用過這樣的手段，也還沒有任何一個國家曾記載有誰采用過這種手段。
我邦之手段，不是暴力的手段，不是流血的手段，也非外交手腕式的手段。這已為世人所理解。非暴力---這是完完全全、清清楚楚的事實。
毫無奇怪，世界之注意力已被引向這一嚐試，這必將孕育一次成功的不流血的革命。迄今為止，眾多的民族在為自己的命運而戰。他們給自己心目 中的敵人以懲罰，給人以非理性的形象。我國人民曾研習過各個國度的國歌，發現它們無不含有詛咒所謂'敵人'的詞句；它們發誓要毀滅敵人；它們毫不遲疑地以上帝的名義，全並借助天的旨意以消滅自己的敵人。我印度之邦誓言，將顛倒世俗陳規，並且認為主宰天地萬物非理性的法則不應該成為指導人類行為的法則。這個法則與人類的尊嚴毫無共同之處。
如果需要，我身寧願年複一年地等待時機的到來，而不願為使我邦獲得自由而將我民拋浴血之戰。我積近３０年來政治生活之經驗，我從內心深處以為：鮮血橫流之世界已為世人所厭倦，世界正在尋找它的出路。我自以為，我們印度這塊古老的土地上發生的一切已向這饑餓的世界展示了一條它的出路。這是印度的殊榮。"
１９３１年９月，甘地赴倫敦參加第二次圓桌會議，向英國請求自治權遭拒絕，此間在英國ＢＢＣ廣播電台發表了《我邦之呼籲》的報告。這篇報告緊扣時事，聲情並茂，語言簡潔犀利，極富感召力。
政治報告要有明確的政治目標和鮮明的題旨，避免空泛、牢騷或口號，使人不知道到底要幹什麼。其論據要充實，邏輯要嚴密，以便使聽眾信服，無懈可擊。同時，還要富有感情色彩的描述，以激發聽眾的熱烈的情緒，使他們同情或憤慨，鼓動他們為某一個政治目標而參與、而鬥爭。
２．工作報告
工作報告一般是以簡要總結前段工作情況，研究部署下一階段工作任務，向下級進一步提出工作要求為目的的報告。這是領導者開展工作經常采用的一種形式。如各級的政府工作報告，各部門、各單位的工作報告，年度工作總結報告等。
一個地區、一個部門、一個單位，圍繞貫徹上級的指示精神，結合各自實際，研究部署當前及今後一段時期的工作，通常采取工作報告的形式。工作報告主要是對一定時期的工作情況、取得的成績、經驗以及存在的問題，進行總結歸納；對下一步工作的目標、任務、重點、措施等，進行研究部署，進一步統一思想，振奮精神，激發下屬的參與和奮發意識，貫徹落實好會議精神。
３．動員報告
動員報告，是為了完成某項重大任務或突擊性任務，對有關群眾進行宣傳發動，使其迅速投入到這一工作中去，集中時間、集中力量，不失時機地完成任務。當然也有一些工作，雖然不是突擊性任務，時機性也不是很強，卻是一件新工作的開始，過去從未搞過，由於種種原因，工作難度很大，必須依靠各行各業、各個層次的共同努力、協同配合才能完成。開展此項工作也需要進行動員，做動員報告。如各地在創建國家衛生城、創建文明城市、創建雙擁模範城等動員會議上的報告。
動員報告主要包括三部分內容：第一部分，主要是分析形勢，提高認識。這是動員報告首先要講的內容，而且是重點。有針對性地說明完成該項工作的重要性和緊迫性，提高大家對完成該項工作的認識，從而使其全身心地投入到工作中去。第二部分，布置任務、製訂措施。這是整個報告的關鍵部分。這一部分要把該項工作的目標、任務以及所要采取的措施講清楚，讓與會者聽明白，便於會後抓好落實。第三部分，加強領導，狠抓落實。主要從領導角度去講怎樣組織實施，如何加強領導，確保該項工作的順利完成。
４．輔導報告
輔導報告，是對黨和國家的重大方針政策，或對馬克思主義的基本理論和其他社會科學理論進行解釋、宣傳的口頭表達形式。
一般來說，黨和國家的重要方針政策（以及體現這些方針政策的文件），馬克思主義的基本理論，除了通過輿論部門直接灌輸給人民群眾外，還要通過各級黨委、政府召開的報告會來灌輸給人民群眾，需要領導者在自己認真學習、吃透精神後，全麵透徹地向人民群眾宣講，這種宣講形式就是輔導報告。輔導報告是麵對麵的，形式直接，接受效果比較好。
比如：各級黨委召開的十五大精神輔導報告、鄧小平理論輔導報告等。
六、會議插話要適可而止
當我們觀看籃球比賽時，比賽雙方勢均力敵，不分勝負，且時間很 長，作為觀眾就有身體疲勞，眼睛發酸之感，比賽者也會大腦高度集中，身心緊張。如果這時比賽場上出現"暫停"的場麵，觀看者此時就會活 動一下筋骨，調整自己的精神，比賽者也會放鬆自己高度緊張的大腦。這時的"暫停"，人們不僅不討厭，相反會感到適時。但是，如果激烈的比賽場上頻頻出現"暫停"的場麵。就會給人以大煞風景之感。
全比賽場上的"暫停"與會議插話有異曲同工之處。會議插話，通常是指領導者在會議進行中，打斷正在講話發言者的思路，或是借題發揮，或是補充、強調的一種隨時講話。一句或一段精彩恰當的插話，不僅能活躍會場氣氛，引起人們聽講的注意力，還能起到畫龍點睛、升華主題的作用。如果是突兀生硬、無關痛癢、不合時宜的插話，則會成畫蛇添足之筆。同是插話，由於使用的方式不同，時機的把握各異，效果則大相徑庭，這值得思考。
插話不同於一般的交談或演講，它是利用當時的語境，針對說話者表達的內容，在其表達過程中，插入適當的詞句，表示讚同、附和或反對，起到補充、調節作用，以達到把握、調節劑會議氛圍、推進會議進程的目的。它集中體現了插話者的個人綜合素質，是領導者經常運用和必須掌握的技巧之一。
由於插話是人們在他人的談話表達過程中，有針對性地、不失時機地運用語言進行的一種交際形式，事先難以預料和把握，更談不上經過認真和周密的準備。那麼，插話是不是毫無規律、即興而發呢？答案是否定的。任何事物都有自己運行和發展的規律，插話也不例外。領導者除了在日常生活和工作中加強自身思想文化修養外，還要掌握一些基本的插話原則和方法。
第一，要選好"插縫"，把握插話的時機。靶要打得好，槍要瞄得準，話要插得好，就必須選好"插縫"。如果沒有"插縫"硬往裏插，那就會給人一種生硬之感，不會帶來好的效果。可是，在開會的時候，有些領導者不大注意選擇插話的時機，隻要覺得自己有話可說就憋不住，不分先後地往外倒。這樣插話的結果，對唱主角戲的人並沒有起到很好的配合作用，反而造成了某種程度的"衝擊"，影響了會議效果。這樣做，至少產生兩方麵的負效應：一是作為主講的領導者可能會想，"是不是我講得不好，既然這樣，幹脆你講得了"。二是作為聽眾也可能產生逆反心理："你老是打斷別人的發言，我們到底聽誰的呢？"所以，領導者在插話時，一定要注意選擇好時機，隻有認為是應該"補充幾句"才足以說明問題的時候才去插上幾句。
插話不僅要選擇好"插縫"，而且要插在點子上。插話要環環相扣，句句"插"到點子上，決不能信口"插"來，想到哪裏"插"到哪裏，想"插"什麼就"插"什麼。那種為了嘩眾取寵而故弄玄虛的新鮮離奇的插話，會大大降低插話者本人的威信。一句好的插話能將會議推向高潮；一句不好的插話能把會議方向引偏。插話一般都是對講話的補充，因此，它應與會議主題有密切的關係，有一定的分量。如果是可插可不插的插話那就最好別插。因為人家講得好好的，順順溜溜的，大家聽得挺有意思，你要插一竿子，又講不到點子上，那就會引起聽眾的反感。所以插話還要考慮好話題，所要補充的話必須是會議精神的重要組成部分，或是主講人沒有講夠、講透、講深、講細的內容，隻有在這種前提下"插幾句"才能奏效。
第二，要豐富插話的語言。冰凍三尺，非一日之寒。插話語言的修養非一朝一夕之功，是領導者綜合素質和各方麵經驗的集中體現。而要豐富插話語言，應注重加強語言積累，著重進行自然、靈活、準確、簡明的語言訓練。自然，"何意百煉鋼，化為繞指柔"，插話的語言要順其自然，切合時境，不要刻意雕琢，要達到呼之欲出的境界。靈活，語言的使用要服務主題，不拘一格，靈活多樣，它是插話者敏銳、機智、善變等素質的集中體現。準確，可供插話者的時間很短暫，要求一語中的，點到為止，不要言不及義，無的放矢。簡明，語言幹脆利索，簡明扼要，如同黑夜中的流星，照亮長空，稍縱即逝。因此，作為插話者必須努力做到"短些，短些，再短些"。
有人曾經幽默地問"世界上哪兩句話最長"，許多人答不上來，到底哪兩句話最長呢？答案是："我來說兩句"。因為有的領導者，插話時以"我來說兩句"開頭，可是話匣子一打開，就口若懸河，滔滔不絕，把插話變成了主題講話，讓聽者不勝其煩。本來，插話應以短見長，幽默而富有感染力，抓住重點，三言兩語，講完即收。劉禹錫曾說："山不在高，有仙則名；水不在深，有龍則靈。"衡量領導者插話有沒有水平，是否精彩，並不在話的數量，而在於話的質量。話雖不多，但條理清楚，一言九鼎，說得好，說得妙。可是有些領導者總把握不住這一點，他們尊口一開就合不住，總愛把話頭扯得老遠，這樣不僅會"淹沒"會議主題而喧賓 奪主，使主講者處於難堪的境地，與會者也會感到很厭煩。應當明白，插話不同於講話，隻有插得精彩幹練，才會收到應有的效果。
第三，不要插話成癖。有些領導者為了顯示自己的存在，插話成癖。逢會便插，一會一插，你插他插，張三剛打完"岔"，李四又接著"插杠子"，強插硬插。我們提倡主席台上就座的領導者，不妨充當一次"啞全巴"，即使到了非插話不可的地步，也要切記不要插話超過三次。否則，既使會議主持者難堪，又壓抑講話者的情緒，還會使與會者產生厭煩心理，更降低了自己的威信。免開尊口，何樂而不為呢？
第四，上級講話時不要插話。上級領導講話，是給下級安排工作，具有做出"指示"的意思，如果上級領導講話時，沒有詢問或征求意見，作為參加會議的下級，就最好不要插話。
曾經有過這麼一件事：某局在年初召開工作會議，請市長去講話。在市長講話的過程中，有一個副局長接連插了三次話。他第一次插話時，市長沒有理會；第二次插話時，市長把頭轉過來看了他一眼；第三次插話時，市長不高興了，對他說："你有什麼要講的，等我講完了你再講好嗎。"當時，把這個副局長說得滿臉通紅。
這個副局長確實做得不對，他是想顯示自己比上級領導有水平？還是想說明自己對情況熟悉？不管出於什麼目的，他的做法都是欠妥的。
七、如何說服持不同意見的人
領導班子成員開會研究某一項議題，有時候會很順利地通過，有時候則可能會出現不同意見。因為看待問題的角度不同，對同一個問題可能會有各種不同的看法，這是正常現象，作為領導者，要想在會議上達成一致意見，就要拿出自己的觀點來說服別人。
說服就是說服他人認同自己的觀點和想法，並且激勵他們給出你想要的東西。說服力不是天生的，一些最強有力的說服者甚至是說話溫和，並且看上去很柔弱的人。我們每天都在利用說服：討價還價、讓小孩清理自己的玩具、讓雇員認真工作、在走俏的飯店訂好的座位等。