第十四章在明確的目的中開好會議
領導召開、出席各種會議，是傳達和接受上級指示精神、安排部署工作的最普遍形式。在領導的公務活動中，參加各種會議占有很大的比重，所以，開好會議是展現領導形象和領導能力的重要途徑，必須引起各級領導的高度重視。
一、做一個好的會議主持人會議是各級、各單位傳達貫徹黨的路線方針政策、部署工作任務、製訂政策措施、統一思想、推動工作的基本手段，是與會者互通信息、交流經驗、協調關係的場所，也是發動群眾、鼓舞士氣、調動積極性的有效方法。一個好的會議主持人，對提高會議質量和工作效率具有很大的幫助。
１．把握主持會議的基調
從國家機關到企業事業單位，召開會議是一項重要的工作。領導者大都是會議的組織者和參與者，主持和出席會議是日常工作中的一項重要活 動。據統計，領導者在工作中大約有四分之一的時間用於準備、召開、出席各類會議。把握主持會議的基調，就是要根據各種不同類型的會議，采取不同的全主持風格，引領會議一步步進行下去。彼得呰杜拉克說："經理人不是在做事便是在開會。"雖然有點調侃的意味，但也說明了會議是組織中互相溝通信息、交換意見以及形成決策的重要活動，既然會議如此頻繁，如何把會開好，便是一件重要的事。會議主要有三種類型：一是安排布置工作的傳達型會議，二是交流信息的研討型會議，三是產生共識以及以激勵為主的共識型會議。會議的類型不同、目的不同、對象不同，場地布置方式、主持方式也有不同。作為主持會議的領導，要把握好主次會議的基調，就需要正確分辨會議的類型，做好會前的準備工作、議題的選定、參與會議人的確認、場地的布置、座位安排以及主持時如何控製會場、如何做會議記錄、如何處理爭議、如何引導發言、如何總結並做出結論。此外，會後還要做好相關後續跟進、未盡事宜的協調等工作。
２．主持人不要輕易發表意見
有些會議，領導者的責任就是一個字：聽。在這種場合，主持會議的領導者不發表意見，隻是在傾聽，有目的地吸收自己所需要的東西。真正耐心聽取別人發言，是充分發揚民主、集思廣益、尊重別人的具體體現。
兼聽則明，主持者要創造條件讓大家講話，即使是刺耳的話也要讓人講完，不滿的牢騷話也要讓人發泄，不要隨意打斷別人的發言，除非他的發言又偏又長。
即使需要主持者講話的會議，也不要過早地提出自己的主張和看法，寧可等到別人提出同樣的建議，也不能自己先說出。未等到會議進行一大半兒、各種意見明朗化，主持者絕不可表露聲色。這樣做的好處是：即使自己有高見，但並不一定完善，可以用別人的意見來充實、修正、完善自己的見解；如果自己的想法並不高明，就更沒有必要先講出來，以免影響別人提出更好的建議；即使自己的好想法讓別人講出來了，自己爾後再表示謙虛的支持，對會議氣氛也有好處，別人會看到這位領導者是虛心接受他人建議的。一定要防止不顧及他人想法自我表現的做法，仿佛自己不先講個一二三四，就說明自己無能、水平低、不夠掌握會場的資格。
３．要創造一個自由發表意見的氣氛
隻有會議氣氛輕鬆活躍，大家思想才能放開，問題才能指出，各種意見才能發表得更充分，討論也才更徹底。主持者要製造和保護這種氣氛，努力使與會者之間互相尊重，坦率交流。遇到別人的發言與自己的想法不同時，應當力戒衝動，要注意吸取別人意見中有益合理的部分。在爭論問題時，應抱著商榷、探討的態度，不要把自己的意見看得絕對正確，別人的意見一錢不值。更不要諷刺、挖苦、攻擊、惡語傷人，那樣就破壞了論討問題的氣氛。領導者了解這一點並身體力行，有助於會議氣氛的民主化。
４．怎樣應對冷場
領導在主持會議時，有時會出現冷場，主持人應分清沉默的原因，分別采取相應的對策措施。
（１）因膽小害羞或缺乏經驗而保持沉默如果是與會人員因為膽小害羞、缺乏經驗而保持沉默，主持人應該主動鼓勵他們發言。也可以進行啟發或提問，並告訴他們說錯了沒有關係。
當他們發言時，應從表情上顯示對他們發言很感興趣，同時對他們發言中合理的方麵及時給予肯定，打消其害羞沉默的狀態，增強其發言的信心和勇氣。
（２）因顧慮或怕言多語失而保持沉默如果是與會人員有顧慮、怕言多語失而保持沉默，主持人就應努力創造民主、寬鬆的會議氣氛，打消他們的思想顧慮，鼓勵他們暢所欲言，敢於發表自己與眾不同的觀點，敢於講真話、講實話。
（３）因清高閉守或不肯多言而保持沉默如果是與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，這一類人往往是閱曆較深、處事比較嚴謹、有自己的見解。他們一方麵想表現自己，另一方麵又擺出一副清高不凡的架子。對這類人，主持者應該多給他們一些鼓勵和尊重，讓他感覺到自己的意見很重要。比如："老張，你對這個問題很有研究，是這方麵的專家，大家都想聽聽你的看法。"這樣，老張受到鼓勵和尊重，就很難推托。
（４）因持不同意見或抱對立情緒而保持沉默如果是個別與會人員持不同意見、抱對立情緒而保持沉默。這類人要 麼是對議題有不同意見不想說，要麼是對主持人有意見不願說。主持人應從團結的願望出發，不計個人恩怨，以親切的感情和語氣使他們改變態 度，可以向他們主動發問，並對他們的發言持重視態度，使他們講出自己的真實看法。（５）因不願意第一個發言而保持沉默全如果是大家都不願意第一個發言而保持沉默，主持人可以用幽默風趣的話語打開與會者的話題，也可以點名，讓性格外向、膽子較大或資曆較深的人先帶頭發言，以此帶動大家發言的積極性，從而打破沉默的局麵。
比如說："老王，你大概早就考慮好了發言內容，大家都等著聽你的高見！你帶個頭吧！"萬事開頭難，有人帶了頭，下麵就有人跟上。
５．怎樣應對離題發言
領導主持會議時，有些與會者的發言會離題很遠。離題時不可強扭，也不能不扭。強扭會挫傷積極性，不扭就可能開成無效會議。出現離題發言主要有以下兩種情況：一種是閑話式的離題現象。會議討論中談論傳聞、軼事及與議題無關的閑話，而且喜歡海闊天空、津津有味地談論，越扯離議題越遠。這種現象通常是因為與會者認為議題與自己無關，不感興趣而出現的；也有的認為議題不好發言，而沉湎於題外話。這時，主持者應采取措施：一是接過討論的某句話，順勢巧妙自然地將話題引回到正題上來；二是聯係議論的某一層意思，通過提出新的話題來回到正題中；三是用一句善良的話或風趣的話截住議論而引入正題。
另一種是由於與會者過度深入討論而產生的離題現象。但在觀點已經趨向集中、明確時，仍然在無原則地辯論，就會產生負麵影響，主持者應該及時中止辯論。尤其是遇到較為激烈的辯論，由於容易出現爭吵、糾紛，從而影響同事間的團結，造成不良的後果，這時，主持者應立即去製止和平息，不能視而不見、任其發展。但在製止時，要講究方式方法，以冷靜的態度處置，千萬不可惱火，大發脾氣，也不要在糾紛的細枝末節上妄加裁判，以免失去領導者的權威。
６．做好會議總結
在會議即將結束時，主持者要對會議召開的有關情況及所取得的成果進行全麵、客觀的總結，對不能確定的或未解決的問題做出解釋說明。對會議總結得如何，是衡量主持者水平高低的重要方麵。有的主持者能把會議的有關情況總結得很精煉、很概括、很有高度，讓人一聽就明白。而有的則不善於總結，對會議的精華把握不準，要麼重複別人的話語，要麼說些不著邊際的話，既沒有深度，也沒有高度。會議總結要體現簡明扼要、全麵準確、重點突出、實事求是的特點。好的總結可以幫助與會者加深對會議精神的理解和把握，有利於會議決策的貫徹落實。
會議總結雖然沒有一個固定的模式，但其內容大體應包括以下幾個方麵：
第一部分，會議基本情況。這一部分主要是講會議的進程以及與會者的表現。會議進程主要是對會議進行的幾個重要環節進行綜述和分析，對每個環節實施情況做出評估；與會者會議期間的表現如何，要列舉典型實例進行評述。要對會議進行了多長時間，進行了哪些議程，辦了哪些事情，辦得怎麼樣，與會者的參與程度等情況向與會者做出說明。
第二部分，會議的主要收獲。這一部分是會議總結的重點。主要講通過大家的共同努力，會議統一了哪些思想，提高了哪些認識，研究解決了哪些問題。要高屋建瓴地概括歸納出幾條，讓人聽了覺得條理清晰，便於記憶。談收獲要緊扣會議主題，突出反映問題，切實符合會議的實際情況。每條收獲都應有具體的事例加以說明，要注意引用與會者的發言，特別是一些好的意見、建議及具體的措施和打算，給人以具體生動的感覺。
第三部分，今後工作意見。這一部分主要是根據會議總的精神，結合工作實際情況，提出實施會議決策的意見。就是對會議精神的傳達學習、貫徹落實提出具體要求，對會議確定的目標、任務、政策措施進行分解，落實到有關責任單位和責任人。
會議總結要得法，一般可采用如下方法：直敘法。就是簡要概括地回顧、敘述會議辦了哪些事，達成了哪些共識，解決了什麼問題，加深與會者的印象。比如："這次會議我們傳達學習了某某文件，研究討論了某某決定，某某領導做了重要講話，對下一步的工作作出了具體安排和部署：一是、二是、三是......。這些意見完全符合我們的實際，對於促進工作具有重要意義，希望大家認真抓好落實，切實抓出成效。對貫徹好這次會議精神，我再提幾點意見：一、二、三......"
歸納法。就是在簡要回顧會議的基礎上，對整個會議進行高度歸納、概括。比如："我們這次會議開得很成功，概括起來有幾個特點：一、 二、三......或者我們在這次會議上形成了幾個方麵的共識：一、二、三......初步解決了幾個方麵的問題：一、二、三......現在，對解決這幾個方 麵的問題，大家都形成了一致意見，拿出了具體的對策措施。下一步關鍵是抓好落實。"鼓動法。對會議不做全麵總結的情況下，用鼓舞人心的話作總結，對全大家提出希望和要求，號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。
對會議的總結是詳細還是簡要，這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善，靈活掌握。
二、主持會議的藝術
有人認為，會議隻不過是一種形式而已，主持會議很容易。其實，這是一種誤解。要真正主持好會議，充分調動與會者的積極性，達到預期效果，很不容易。主持會議涉及如何開場、如何連接、如何駕馭、如何控製進程、如何總結、如何適時做出決策等諸多環節，無論哪個環節處理不好，都會影響會議的效果。這就需要領導者高度重視，在實踐中認真學習和掌握主持會議的技巧。
在長期的革命實踐中，國內外一大批著名的領袖人物，都形成了自己獨特的主持會議的方法和技巧。他們憑著這些方法和技巧，使自己所主持的會議都充滿了一種既緊張熱烈又寬鬆活潑的氣氛。革命導師列寧主持會議時，總是把一塊懷表放在桌子上，以便監督自己和他人的發言時間，給人以爭分奪秒的緊迫感，他最討厭空洞的漂亮話和不著邊際的議論。有時他會毫不客氣地打斷那些冗長的講話。有時他又會用生動的事例、風趣幽默的語言緩和氣氛，使與會者暢所欲言，毫無顧忌地把自己的意見談出來。列寧主持會議的技巧博得了後人的一致肯定，成為主持會議的典範。
如何有效地主持好會議，是領導講話水平的一個重要方麵，也是領導者的一項基本功。那麼，怎樣才能主持好會議呢？
１．精彩的開場白
要知道開場白給人的印象是深刻的，能起到先入為主、吸引聽眾的效果。精彩的開場白往往能像磁鐵一樣緊緊地吸引住聽眾，增強他們對會議的興趣。有經驗的會議主持人，大都非常注意開場的幾句話，多是經過反複琢磨，認真推敲，力求一上來就給聽眾留下一個好的印象。
開場白要陳述的內容一般包括：會議的背景、主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰，語調和表情都要與會議氣氛協調一致。
一般情況下，好的開場白主要有三種：一是直接點題，提綱挈領、要言不煩地把會議的內容、主題講清楚，給與會者一個明白；二是借題發揮，調動全場的情緒，造成適宜會議開展的氣氛，使與會者亢奮起來；三是出口成章，運用富有啟示性、誘導性的語言，引導全場與會者迅速進入狀態，集中精力。開場要盡量避免那種陳舊死板、千篇一律的格式。要根據會議的實際，或說內容，或講形式，或道特點，或提要求，或談曆史上的今天，或講別處的此時此刻，或幽他一默，總之要根據實際情況靈活構思、巧妙設計、出語不凡，讓與會者在不知不覺中進入你精心設計的"圈套"。
２．巧妙的連接詞
會議主持者的一項重要職責就是負責搭橋連接、過渡照應、承上啟下，把整個會議連綴成一個有機的整體。主持者在這個過程中、可以通過機敏的反應、良好的口才、高超的組織水平來有條不紊地完成各項任務。
主持者所用的連接語言，不外乎承上啟下。首先對前麵的發言或講話中最精華的東西給予概括和肯定，既要畫龍點睛，又要做好鋪墊；然後根據後麵議題的特點，渲染蓄勢，呼之欲出。讓聽眾感到貼切自然，順理成章。當然，由於會議類型不同，語境不一，用不用這樣的連接，連接話語長還是短，要根據具體情況而定。不能生搬硬套。若需用連接語，既可順帶，也可反推；既可借言，也可直說；既可設疑，也可問答。總之要使其別開生麵，恰到好處。
幽默生動的語言，對於活躍會議氣氛，打破沉默局麵，調動與會者情緒具有重要作用。幽默型的領導主持會議，會議氣氛一般比較活躍，與會者參與的積極性較高；缺乏幽默感的領導主持會議，會議氣氛一般比較嚴 肅、沉悶，與會者參與的積極性較差。在主持會議時，適當插入幽默語言，能增強講話的生動性、趣味性，使與會人員在緊張的會議中獲得放 鬆，促使大家在輕鬆愉快的氛圍中完成會議任務。
３．靈活的應變
藝術開會時往往會出現這些情況：有時大家意見比較集中，而主持人卻不全能及時總結，提請大家轉入下一個議題；有時大家都沉默無語，出現冷場，拖延時間；有時在討論問題時，有人拖泥帶水、翻來覆去，談不到點子上，偏離主題，越扯越遠；有時人們圍繞一個問題爭論不休、互不服氣，等等。這些現象都不利於會議的充分展開，會影響會議的正常進行。
主持者要靈活駕馭會議，避免上述情況的發生，就必須掌握一些控製和應對的技巧，按照會議有關規則，根據會議進行中不斷變化的情況，靈活地采取各種方法和措施，有針對性地調整各種關係，解決各種隨機性問題。
４．恰當的引導語
在會議上研究討論問題時，出現偏離主題、意見分歧、無謂爭辯等現象，都是很正常的。要使會議順利進行，達到預期目的，離不開主持者的正確引導。這個過程能夠充分顯示出主持者的知識水平、應變能力、領導藝術。主持者要善於提問，積極引導，能夠從不同角度、不同層麵上發現和提出問題，引導大家進行深入思考。正確引導會議，須堅持做到以下幾點：（１）學會傾聽真正耐心聽取別人發言，是充分發揚民主、集思廣益、尊重別人的具體體現。主持者要創造條件讓大家講話，即使是刺耳的話也要讓人講完，不滿的牢騷話也要讓人發泄。革命導師列寧，就非常注意傾聽別人發言，他在聽別人發言時，總把食指放在耳邊，集中精力傾聽每一個細節，傾聽其中的每個觀點和意見。甚至在對問題已經有了一定的看法以後，仍然善於聽取別人的意見。
（２）學會勸說在研究工作、討論問題時，當與會者不同意你的意見時，你應以理服人，切實拿出令人信服的論據來證明自己的觀點，說服對方改變態度。要擺事實，講道理，運用大量可靠的事例數據來說服人。要學會克製，避免同與會人員發生爭執，不要強迫他人接受自己的看法，更不要炫耀自己，應心平氣和地講道理，不能衝動、發怒。在意見不統一的情況下，應將問題擱置再議，不可盲目決策。
（３）學會歸納和提煉不同的意見並不一定都是錯的，讚同的意見也不一定都是對的。主持者應善於對各種意見進行比較、鑒別和綜合分析，正確集中大家的意見，並從諸多意見中，歸納、提煉出合理的正確的部分，從更高層次上形成和完善自己的觀點。這樣，即使原來持不同意見的人，也會在心理上產生認同感，從而能夠接受你的意見。
（４）把握好表態和發言的火候主持者的表態、發言、插話等，是會議進程的調節器，也是影響會議成敗的重要因素。有經驗的主持者，一般不輕易表明自己的態度，而是在多數人的發言意見符合自己的意圖之後，或是在少數人的發言而意見與自己的意圖相悖時，才以平靜商討的語氣表明自己的態度或闡述自己的觀點。
５．緊湊的會議議程
會議節奏直接影響會議效果，這是一個不可忽視的問題。節奏過慢，會延長會議時間，浪費人力物力，領導不高興，與會者也有意見；節奏過快，有可能造成認識膚淺，對問題議得不深，研究不透，決策草率，達不到會議的目的，嚴重的會造成重大失誤。因此，要注意控製好會議的節奏。
會前要策劃好，要擬定一個會議計劃表，對會議議題的難易、議程的前後安排、可能出現的問題及對策要有充分估計。把時間安排好，每一項議題大約需要多長時間，整個會議需要多長時間都要測算好，並有一定的彈性。
會議期間要控製好。會議進行中要時刻留心會議的進程，控製好節奏。發現節奏過慢，應想法采取措施調動與會人員的注意力，主動提問，多加啟發引導，必要時也可提醒大家抓緊時間，圍繞中心議題，發表不同意見，而相同意見則從簡或不再重複。如果節奏過快，就要提醒大家沉住氣，時間充足，認真思考；也可多提幾個細節性的問題，力求研究深、研究透。當然，這不是讓你沒事閑扯，故意延長時間，拉長會議，而是提高會議質量。
三、如何開好座談會
所謂座談，就是召集若幹人，就某一專題或某幾個專題進行討論，以收集各種意見和建議，為領導者的決策和工作提供依據。長期以來，座談這種形式已在我國的各個領域內發揮著重要的作用。一般來說，召開座談會有四個主要目的：一是通過會議的形式傳遞信息；二是通過座談征求對於某項決策的意見；三是評論解決某個問題有何方法；四是提出新設想，引導大家提出新觀點和意見。為了順利地實現這些目的，座談雙方都要暢所欲言，充分交流。而領導者由於是會議的發起人和主持人，對座談會的成敗負有重要責任，所以講話時更需要講究藝術性。