第二階段：主張製訂計劃與日程表，反映出時間管理理論已涉及規劃未 來的內容。這一代理論使人的自製力和效率都有所提高，能夠未雨綢繆，不隻是隨波逐流，而在對事情劃分輕重緩急的意義上予以關注。
第三階段：主張講求優先順序的觀念，即依據輕重緩急設定短、中、 長期目標，再逐日訂立實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。在這一階段，時間管理理論雖然有了很大的進步，講究價值 觀與目標取向，但它仍然存在著一些缺陷。例如，它把時間繃得死死的，反而會產生副作用，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會；拘泥於逐日規劃行事，視野不夠廣闊，糾纏於急務之中，難免因小失大，降低生活品質。
第四階段的時間理論在前三個階段的基礎上，兼收並蓄，推陳出新。堅持重要性優先排序原則，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；注重生命因素的均衡發展；始終把個人精力的焦點放在“重要”的事務上。
在實踐中，人們要學會運用時間管理的第四代理論。這樣，凡是有利於實現目標的事務都是重要的，越有利於實現核心目標的事務就越重要。確定事情的輕重緩急，然後，堅持按重要性優先排序的原則做事。你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。
一位管理學大師曾在大學生中做過這樣一個“震撼人心”的實驗。 他告訴學生，假定一個人隻剩半年的生命，該如何好好把握這最後的學習機會。於是，學生們紛紛寫出自己在這種情況下的學習計劃。當學生有了不少新的感受和發現後，大師又問學生當生命隻有一周時間，怎樣麵對生活。學生們開始從不同角度來檢討自己，並把每一天的心得體會寫下來。
最後，大師問學生，假定隻剩一天的生命，你該如何去做。結果，有人開始給父母寫信，表達對父母的愛；有人則與感情不睦的手足和好……人們的行為實在發人深省。 大師在這個實驗中，發現了人們應該做最重要的事情這個道理。
在工作中，一些人常常會感到麵對緊急但不重要的事情和重要但不緊急的事情時，不知道先做哪個好。法國哲學家布萊斯?巴斯卡也曾經有過類似的困惑，他說：“把什麼放在第一位，是人們最難懂得的。”許多人完全不知道怎樣把工作的任務和責任按重要性排列。工作本身就是成績，這是很容易為人們認可的錯誤的看法。
麵對每天大大小小、紛繁複雜的事情，如何分清各種工作的輕重與主次，把時間用在最“重要”的地方呢？人們可以依據下麵的兩個判斷標準來進行操作。
首先，你必須問自己哪些工作是自己非做不可的。
這句話包括兩個方麵的意思：“是否必須做？是否必須由我做？”非做不可，但並非一定要你親自做的事情，你也可以委派別人替你去做，自己隻負責督促。
其次，你要問能夠為自己帶來最高回報的工作是什麼。
那些可以給自己帶來“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人幹得更高效的事情。最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。80br20法則告訴我們，我們應該用80％的時間做那些能帶來最高回報的事情，而用20％的時間做其他事情。一些企業家曾經把下班後加班加點的人視為最好的員工，現在他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，無法有效地安排自己的時間和工作，工作效率低下。因此，在工作中人們不僅僅隻是強調勤奮，還必須
講求效率。
你完全可以按照上述步驟，在工作中應用一下，使自己的精力、時間和工作安排得更加合理。這樣在工作中才不會浪費時間，不會擾亂自己的神誌，辦事效率也才會提高。
把問題一次性解決
將工作負責到底，不僅要求員工不折不扣地完成自己的工作，還要求他們竭盡所能為他人的工作奠定基礎，提供幫助，將工作的效能提高到最大限度。
一次，耶穌帶著他的門徒彼得遠行，途中發現一塊破爛的馬蹄鐵，耶穌就讓彼得撿起來。不料彼得懶得彎腰假裝沒聽到見，耶酥沒說什麼，就自己彎腰撿起來，用它在鐵匠那兒換來三文錢，並用這三文錢買了十七八顆櫻桃。出了城，兩人繼續前進，經過的是茫茫荒野。耶穌猜到彼得渴得厲害，就讓藏在袖子裏的櫻桃悄悄地掉出一顆。彼得一見，趕緊撿起來吃。 耶穌邊走邊丟，彼得就狼狽地彎了十幾次腰。於是耶穌笑著對他說：“要是你剛才彎一次腰，就不會在後來沒完沒了地彎腰。小事不幹，將在更小的事 情上操勞。”
在工作中，很多人總是埋怨問題多如牛毛，要反複地去解決。但實際上，這些問題都是他們自己造成的，因為他們並沒有從根源上解決問題，而僅僅是把問題從係統的一個部分轉移到另一部分，或者隻是完成一個大問題裏麵的一個小部分。比如說，一個人因頭疼到醫院看病，醫生隻是單純地檢查了他的頭部，隻要暫時為他消除了頭痛，他們就認為沒有必要進行徹底的全身檢查。隻有到病人的病情牽動全身，才會引起醫生及病人自己的重視，白白浪費了寶貴的治療時間，以致造成嚴重的後果。
從表麵上看，醫生的所作所為似乎和我們通常所說的“就事論事”有些相似，但它們存在本質區別。就事論事是指，按照事情本身的性質來評定是非得失，不因這件事而牽扯到其他事。而與醫生相似的做法，是對工作的不負責任，不僅不能解決根本問題，反而會因此錯過最佳“診治”時間，甚至遺憾終生。要一開始就把事情做對，光滿足於小修小補是遠遠不夠的，還必須把問題一次性解決，不留任何後患。