小張是某公司經理的秘書，她做事認真，頭腦靈活，平時就養成了記"日常備忘錄"的習慣。她將工作中遇到的事，諸如重要數據，以及老板的指示或指令都在"日常備忘錄"上記載下來，並隨身攜帶，以備不時之需。
有一次，經理做銷售報告，臨時需要兩個數據，忙問身邊的隨員。可是幾個人所報數字相差甚遠，該聽誰的呢？此時，小張不慌不忙地掏出"日常備忘錄"，報出了經理所需的精確數字。大家都不約而同地向小張投以欽佩的目光，經理也對她另眼看待，認為她工作踏實，做事簡約高效。
"日常備忘錄"是引導充分開展簡約高效工作的重要環節。人的大腦對一些沒有特殊性標記事情的保存能力很有限，而工作中遇到的事情並不是每一件都有特殊的印痕，許多的事情你會很不自覺地就忘記。為了讓你的"日常備忘錄"成為一種有用的工具，你最好養成一種習慣，把你在工作中所能想到的，你現在有的、想的或做的，以及以後你想要提及的事都記在上麵。
"日常備忘錄"是一種幫助你記憶的手段，而幾乎每個人都會用這種方法提醒自己記住許多事。你最好能隨身準備個小本子。大小以能裝在口袋裏隨身攜帶為宜。這個小本子主要的記錄任務是：當日自己的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事情；別人交辦的事情或反映的情況；自己想到的事情和對完成好任務的設想等。把事情記下來之後，經常翻一翻，急事馬上辦；一般的事情列入計劃辦；要上司點頭的事，及時報告。記載的方法不必太正規，字跡自己能看得懂就行，文字上也不必仔細推敲；事情的時間、地點、人、物等如實記載，一般情況下，一事一記，辦完一件可劃掉一件。這樣，工作之事就不易忘了。等到你對這種方法相當熟悉時，你將覺察到這是一項簡單而有效的工作方法。
俗話說：好記性不如爛筆頭。因此，在平時為自己建一個備忘錄，把工作中的點點滴滴記錄一下，這不但能夠讓自己準確的記住、執行每一件事，而且能夠汲取經驗教訓，使自己的工作狀態日臻完善。
在任何時候，簡約工作都是"日常備忘錄"的直接延伸，當然，任何人都要在"日常備忘錄"上精心策劃！
工作必須條理化
在工作中，我們會時常感到工作千頭萬緒，事情一個接一個地接踵而來。但事情總有個先後順序，所以工作一定要講究條理。隻有這樣，才能減少忙亂，增加工作效率。工作無序，沒有條理，必然浪費時間。正如古希臘的一句諺語所說："喜歡條理吧，它能保護你的時間和精力。"
工作有條理，既是最容易的事情，也是最困難的事情。在實際工作當中，我們卻常常會看到這樣的現象，一個人在單位裏忙得團團轉，可是當你問他忙些什麼時，他卻回答不出來，隻說自己忙死了。對一個企業來講，不需要一個看似整天忙忙碌碌實則一事無成的員工，這樣的人就是瞎忙，做事沒有條理性，一會兒做這一會兒做那，一件事情沒有做完，又跑去做另一件事，結果第一件事情又要重新來做。不僅浪費時間，浪費精力，還浪費心情，而對於自己的能力卻沒有半點提高，甚至稍微複雜一點的工作都無法完成。所以，我們隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務中。
小張是某公司技術員，他做事認真負責，兢兢業業。每天一進公司就忙個不停，一會兒幹這，一會兒幹那，忙得暈頭轉向，而且從不遲到早退，還常常主動留下來加班，每天工作到很晚才下班。和他一起進公司的小劉，雖然和小張同是技術員，幹的工作也一樣，但工作的時候總是有條不紊，看起來輕鬆自如。到了月底統計工作量的時候，小劉的工作績效比小張高得多，並深得老板的賞識。這讓小張的心理著實有些不平衡。
可見，沒有條理、做事沒有秩序的人，無論做哪一種事業都沒有功效可言。而有條理、有秩序的人即使才能平庸，他的事業也往往有相當的成就。
在工作中，做事一定要條理分明，要弄清楚先做什麼，後做什麼，然後，按照事物成長的固有的順序，依次去做。隻有這樣工作起來才不紊亂，事情也才能做好，達到預期的目的。不這樣做，東一耙子，西一掃帚，工作起來雜亂無章，就做不好事，有時根本就做不成事。
那麼如何才能讓自己的工作做得有條理一點？如何才能讓自己勞有所獲呢？以下幾點是我們需要做的：
1.列出一天要做的事
填寫自己應幹工作的清單是使自己工作條理化的最簡單的方法之一。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括公務和私事兩類內容，把它們記錄在紙上、工作簿上或其他什麼上麵。在一天的工作過程中，要經常地進行查閱。
2.合理安排工作時間
根據自己每天或每周的工作時間及需要做的工作任務以及工作習慣給自己定個計劃，什麼時候該做什麼，花多久時間做，剩餘的時間及未能完成的工作之間的協調。隻有合理安排工作時間，才能更順利、更有效、更有條理。
3.把有聯係的工作歸納在一起做
種種瑣事歸納到一起，會使工作有節奏和氣勢。例如，有些信件，可以歸總起來一次寫完；盡量地約好時間，盡可能地集中地依次會見來訪者；必須閱讀的材料，集中到一起很快地過一下目，等等。
4.複雜的事情簡單做
工作中，我們經常看到有的人善於把複雜的事情簡單化，辦事又快又好，效率高；而有的人卻把簡單的事情複雜化，迷惑於複雜紛繁的現象中，結果隻能陷在裏麵走不出來，工作忙亂被動，辦事效率極低。可見，化簡為繁，善於把複雜的事情簡單化，是防止忙亂、提高效率的法寶。
抓住工作的重點
有這樣一個寓言故事：
一天，一隻小猴子下山找吃的。它走到一片瓜地裏，看見滿地的西瓜又大又圓，非常高興，就抱起一個西瓜往前走。走著走著，它又來到一塊玉米地裏，看見玉米結得又大又多，非常興奮，就扔下西瓜，掰了一個玉米，扛著繼續往前走。小猴子扛著玉米，突然又看到地上有一粒芝麻，它竟然扔掉了手中的玉米，撿起了那粒芝麻。結果，小猴子拿著一粒芝麻回家了。
這雖然是一個寓言故事，但現實生活中"丟了西瓜，撿芝麻"的事情還是經常發生。
某電梯公司的銷售經理王超是一個非常勤奮的人。他每天起早貪黑地找客戶做推銷，功夫不負有心人，他終於找到了一個大客戶。簽約前，客戶打算到公司談談具體的事宜，順便看看公司的實力。這是一個絕佳的好機會，隻要他適時地抓住這個機會，這份訂單就是他的了。
但是王超卻是一位永遠抓不住工作重點的人。他不去為了談判的事情做準備，卻為了布置公司的房間問題而煞費心思，他似乎覺得公司房間的布置比做生意更為重要。為了讓客戶對公司留下一個完美的印象，他花費了三天時間來布置。
最後，公司房間布置的工作完成了，但是那筆訂單卻被其他公司搶去了。就這樣，一個快到手的"鴨子"飛了。
其實，布置公司的房間，做一些輔助的事情是為了更好完成工作，這一點無可非議，但是這絕對不是工作的重點。在一些緊急但是不重要的事情上投入了大量的時間和精力，結果在重要的事情上出了問題，真可謂"得不償失"！
當然，這是一個極端的特例，大部分人都會做出正確的選擇。但是，你仔細想想，你在工作中有沒有犯過同樣性質的錯誤？有沒有曾經"丟了西瓜，撿了芝麻"？
很多人每天忙於日常事務中，但就是不出成績，問題出於沒有找到工作重點，抓不住工作重點，將時間花費在非關鍵任務上，必然將導致工作效率低下，並影響最終的工作績效。工作目標和計劃確定後，我們要將完成目標過程中的關鍵任務提煉出來，並有效的抓住每個階段的工作重點，防止眉毛胡子一把抓，這樣才能簡約高效的工作。
總之，工作不能瞎忙。針對千頭萬緒的工作，客觀要求不能麵麵俱到、平均下力，必須善於抓重點。
建立工作的優先權
小李是一所學校的英語教師。但她並不滿足現狀，希望能夠獲得一個碩士學位，有更好的職業發展前景，所以每晚刻苦攻讀。同時，她又是一個非常負責人的老師，很關心自己的學生。每天晚上從學校回來之後，小李是應該把時間用來寫教學計劃，還是攻讀研究生課程呢？如果她以學生的需要為自己的工作標準，就應該寫教學計劃，可如果她以自己的晉升為標準，則應該把這段時間用在攻讀研究生課程上。
顯然，在做出選擇之前，小李必須首先排定自己的工作次序。任何工作都是如此。每個人都希望自己把工作幹好，把事情做好。可是，為什麼有的人做不好呢？並不是因為他的事情多，而是因為他沒有掌握做事的方法。
在一次管理課上，教授先拿出一個裝水的罐子，然後又拿出一些鵝卵石往罐子裝。當教授把鵝卵石裝滿管子後，問他的學生們："這罐子是不是已經裝滿了？""是！"所有的學生異口同聲地回答。"真的裝滿了嗎？"教授笑著問。然後，他又拿出一些碎石子，把碎石子從罐口倒下去，搖一搖又加了一些，直至裝不進了為止。他又問學生："這次是不是裝滿了？"學生們有些不敢回答了。最後班上有位學生小聲說道："也許沒滿。""很好！"教授說完後，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子裏。倒完後再問班上的學生："現在你們再告訴我，這個罐子是滿的嗎？""沒有滿。"全班同學這次學乖了，大家很有信心地回答。"好極了！"最後，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子中。當這些事都做完之後，教授正色問他的同學們："我們從上麵這些事情中得到了哪些重要的啟示？"
一陣沉默過後，一位自以為聰明的學生回答說："無論我們的工作多忙、行程排得多滿，如果要擠一下還是可以多做些事的。"教授聽到這樣的回答點了點頭，微笑著說："答得不錯，但並不是我要告訴你們的重要信息。"說到這裏教授故意停住，用眼睛掃了全班同學一遍後說："我想告訴各位的最重要的信息是，如果你不先將大的'鵝卵石'放進罐子裏去，也許你以後永遠都沒有機會再把其他的東西放進去了。"
這個故事告訴我們：做任何事情都要學會排序，建立好優先權。特別是在工作之前，我們必須排定自己的工作次序。為了使有限的時間產生最大的成果，應該把自己的工作排出優先的順序：第一是重要而且緊急的事；第二是重要但不那麼緊急的事；第三是不是那麼重要但卻是比較急的事；第四不太重要也不太急的事。對於那些低價值、無效益的事情要毫不留情地把它從自己的工作計劃中剔除出去，決不能讓它騙走自己寶貴的時間。任何事情都有輕重緩急之分。隻有分清哪些是最重要的並把它做好，你的工作才會變得井井有條，卓有成效。