第二章 簡化工作，計劃先行
--工作不能沒有計劃
工作計劃是我們走向簡約工作的起點，提高工作效率的有效手段。古代軍事家孫武曾說："用兵之道，以計為首。"工作亦如此。無論是單位還是個人，無論辦什麼事情，事先都應有個打算和安排。有了計劃，工作就有了明確的目標和具體的步驟，就可以協調大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。
分清工作的輕重緩急
古人雲："事有先後，用有緩急。"工作也是如此，任何事情都有輕重緩急之分。重要性最高的事情應該優先處理，不應將其和重要性最低的事情混為一談。對於那些零零散散的事務，我們可以先把它們按照"急重輕緩"的順序，整理好再著手處理。隻有分清哪些是最重要的並把它做好，你的工作才會變得井井有條，簡約有效。
在工作中，有許多人做工作分不清哪個更重要，哪個更緊急。他們以為每個任務都是一樣的，隻要時間被忙忙碌碌地打發掉，就算完成任務了。他們在緊急但不重要的事情和重要但不緊急的事情之間經常做出不明智的抉擇。這正如法國哲學家布萊斯·巴斯卡所說："把什麼放在第一位，是人們最難懂得的。"
華勒是某商貿公司的銷售總監，公司的2000名職員中有1400人從事銷售工作，他經常忙得焦頭爛額，似乎工作總是幹不完的，要想找個時間度假更是不可能。華勒時常有這樣一種感觸，就是整天都忙忙碌碌，累得精疲力竭。等到下班時，才發現自己所做的那些工作都是容易做的和無關緊要的，而那些棘手的但重要的工作往往拖了很長時間還是沒有完成。
後來，一次時間管理的培訓，使華勒改變了利用時間的習慣做法。華勒發現，時間管理培訓使自己的工作效率有了前所未有的提高。他再也不用每周工作50~55個小時了，也不用經常將工作帶回家裏去做了。現在，華勒可以用更少的時間完成更多的工作。
華勒所采用的方法就是製定每天的工作計劃。現在他根據各種事情的重要性來安排工作順序，首先完成最重要的，然後再去做較為次要的。這種做法的好處是使他更加明確各項工作的目標。過去華勒從未寫出要做的事情並將它們排出順序，而現在華勒將需要做的工作列出一個清單：把應該由別人辦的事情交代別人辦，自己集中精力處理那些必須親自做的事情。
過去，華勒往往將那些重要的、棘手的工作挪到有空的時候再去做，結果大量次要的工作占用了他幾乎全部的工作時間。現在華勒將次要的工作移到最後處理，即使沒有處理完他也不用太擔憂，因為那些事情無關緊要。現在華勒對自己感到很滿意，他能夠按時下班而不會因為許多工作沒有去做而感到不安。
由此可見，分清工作的輕重緩急，把最重要的任務安排在一天中你幹事最最有效的時間來做，你就能花較少的力氣，做完較多的工作。
重視工作效率的人懂得，他們必須要完成許多工作，而且每件工作都要達到一定的效果。因此，他們就會集中一切資源以及他所有的時間和精力，堅持把重要的事情放在前麵先做。要做最重要的事，就是養成把每天要做的工作排列出來的習慣。
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯·舒瓦普，向效率專家艾維·利請教"如何更好地執行計劃"的方法。
艾維·利聲稱可以在10分鍾內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高50%，然後他遞給舒瓦普一張空白紙，說："請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。"舒瓦普用了5分鍾寫完。
艾維·利接著說："現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。"
這又花了5分鍾。
艾維·利說："好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，隻是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第二項、第三項......直到你下班為止。如果隻做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要的事情。"
艾維·利最後說："每一天都要這樣做--您剛才看見了，隻用10分鍾時間--你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。"
一個月之後，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。
5年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。人們普遍認為，艾維·利提出的方法功不可沒。
在工作中，勤奮卻沒有取得成就的人比比皆是。這是因為他們在工作中常犯一個錯誤，那就是分不清主次輕重。他們常常是揀了芝麻丟西瓜，雖然小事幹得又多又好，但成效不大，因為那畢竟是些無關緊要的小事，而真正重要的大事卻常常被他們忽視，因為小事已經占用了他們大部分的時間和精力。為了讓時間利用率最大化，為了能在工作中得到更多的成功，你要試著比普通人多思考一些，學會先做重要的事。
如果做事情不能把握關鍵所在，常常是付出大量的人力、物力和財力，結果卻收效甚微。相反，如果能夠了解事物的關鍵所在，結果就會完全不同。確定事情的輕重緩急，然後，堅持按重要性優先排序的原則做事。你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。
製訂合理的工作計劃
一個人的工作效率高不高，與事先有沒有計劃關係密切。所謂計劃，就是什麼時間幹什麼、怎麼幹、達到什麼結果。
在工作中，如果預先沒有周詳的計劃，沒有想好自己將要走的每一步，即使有再多麼宏偉的目標也隻能是望洋興歎。有限的時間和精力都被所走的彎路消耗掉了，當他們好不容易回到正軌上來時，卻發現自己已經沒有力氣走下去了。所以，必須從一開始就在每一次行動之前定好計劃，盡可能做到在最短的時間內，花費最少的精力能夠取得有效的成果。
有本雜誌上刊登過這麼一個故事：
有一個商人，在小鎮上做了十幾年的生意，到後來，他竟然失敗了。當一位債主跑來向他要債的時候，這位可憐的商人正在思考他失敗的原因。
商人問債主："我為什麼會失敗呢？難道是我對顧客不熱情、不客氣嗎？"
債主說："也許事情並沒有你想像得那麼可怕，你不是還有許多資產嗎？你完全可以再從頭做起！"
"什麼？再從頭做起？"商人有些生氣。
"是的，你應該把你目前經營的情況列在一張資產負債表上，好好清算一下，然後再從頭做起。"債主好意勸道。
"你的意思是要我把所有的資產和負債項目詳細核算一下，列出一張表格嗎？是要把門麵、地板、桌椅、櫥櫃、窗戶都重新洗刷、油漆一下，重新開張嗎？"商人有些納悶。
"是的，你現在最需要的就是按你的計劃去辦事。"債主堅定地說道。
"事實上，這些事情我早在15年前就想做了，但是一直沒有去做。也許你說的是對的。"商人喃喃自語道。後來，他確實按債主的主意去做了，在晚年的時候，他的生意成功了！
可見，做事必須有計劃。沒有計劃、沒有條理的人，無論從事哪一行都不可能取得成績。因此，我們應該計劃我們的工作，在這方麵所花的時間是值得的，如果不計劃，你始終不會成為一個工作簡約有效的人。簡約工作的中心問題是：你對工作計劃的如何，而不是你工作的如何努力。
工作中有計劃，在計劃中有條不紊地工作，避免了想起一個事就幹一件事，想不起來就不幹了這樣的不良習慣，所以除了一些臨時性的工作外，一般日常工作都應該有計劃地進行。
計劃，有心裏想的，有見諸於文字的。在執行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。
在工作中，如果你準備製定計劃，把自己的工作合理地安排好，請記住以下幾點：
1.製定工作計劃的內容
一般地講，包括：（1）情況分析（製定計劃的根據）。製定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什麼基礎上進行的，是依據什麼來製定這個計劃的。（2）工作任務和要求（做什麼）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以後，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。
2.製定工作計劃的要求：
（1）目標數字化。隻有形容詞的空泛目標是沒有意義，所以要把工作計劃的目標與內容數字化，例如時間化、數量化、金額化。
（2）行動具體化。有了數字化的工作目標，還要附帶有效的執行計劃。
（3）學習計劃。你應該同時製定年度的自我學習計劃。公司對員工自我學習通常是抱持正麵的看法，有些公司甚至規定學習計劃是工作計劃應具備的項目。
3.製定工作計劃的注意事項：
（1）製定工作計劃之前，認真分析本單位的具體情況，這是製訂計劃的根據和基礎。
（2）根據領導的指示精神和本單位的現實情況，確定工作方針、工作任務、工作要求，再據此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環環緊扣，付諸實現。
（3）根據工作中可能出現的偏差、缺點、障礙、困難，確定如何克服的辦法和措施，以免發生問題時，工作陷於被動。
總之，毫無計劃的工作是沒有效率的，也是無謂的消耗，所以要進行工作的統籌安排，更加有效率的工作才是我們所說的簡約工作。
養成使用"日常備忘錄"的習慣
在工作中，有時候會出現這樣的情況：當你在忙著一件事情的時候很容易把另一件需要做的事情給忘記了，但是，如果你有使用"日常備忘錄"的習慣就不會出現這樣的遺漏。
"日常備忘錄"，是一種簡單且精確的訊息，是文件和資料的存儲器，在需要時可以立即找出來。
在工作中，每天總是有處理不完的事。如果整天都忙於去記或回想重要的事或尚未處理的事，那麼，其工作效率會是極差的。一位優秀的員工往往會把主要精力放在處理大事上，而不會去記那麼多不必記住的內容。因此，為了提高工作效率，又不會忘記要處理的事情，普遍使用的較好方法便是善用備忘錄。因為備忘錄替代我們記憶的工作。