很多人不願意準備配套的書麵材料，其實是一種習慣使然，他們嫌麻煩，認為這是多此一舉，能說清楚的事情，何必要搞得這麼複雜呢？我一個朋友，他由於工作上的關係，經常需要去接觸大客戶，溝通對象一般都是總監或者老總級別的。有次我們一起喝酒聊天，說起客戶溝通的事兒，他說做這塊兒真不容易，本來前幾次溝通好好的，但後幾次去了，發現對方對一些東西還是不理解，還需不斷重複之前的東西。我就問他，你們每次溝通的時候，有沒有準備一些配套的書麵材料。他說沒有，當麵溝通效果最好，何苦如此麻煩。我給他分析了很多理由。在我的一再“逼迫”下，他最後終於實話實說了。他說做銷售的人，大多擅長口頭溝通，不擅長書麵溝通，最不喜歡的事情就是寫東西。
其實，職場上的溝通，可能你麵臨的對象不同，但內容很大程度上都是一樣的。在這種情況下，對於常見內容，可以切割成一些模塊；各模塊可以單獨建立文檔存儲，形成大批標準化程度比較高的“備品備件”。日積月累，你電腦裏的某個文件夾，早就成了頗具特色的備品備件倉庫。實際上，全球一些頂級跨國公司，早就針對某些經常溝通的問題，比如產品知識、客服問題、技術服務、銷售話術，形成了非常強大的“問題倉庫”，以方便新員工能夠快速進入角色，提高工作效率以及溝通服務方麵的質量。能夠把個性化比較強的領域的一些東西在某種程度上提煉成很多“標準化模塊”，這也是一種很好的創新思路。
在這個方向上，還有一個潛在的好處。由於你配套的溝通書麵材料相當比例是以方案的形式出現的，因此積累到一定程度之後，還可以進一步提煉成你某一領域係統的專著，或者可以形成可以證明的“成功案例體係”，為自己未來職業生涯獲得更好的發展增加籌碼。可能很多朋友說，真的沒有這個必要，我做過的事、說過的話都牢牢印在腦子裏。但你有沒有想過，很多細節是容易遺忘的，你可能兩年內記得很清楚，那五年呢？十年呢？時間的推移足可以衝淡一切記憶。
由於工作性質的緣故，我日常要做各類分析、報告、方案和溝通大綱。經常會有這種感覺，不少東西在寫的時候，自己覺得很不滿意，但似乎也找不到更好的方式了，隻好先暫時作一個了結。幾個月之後，或者過上一年半載，再把這些東西拿起來看，連自己都會驚訝萬分，感歎寫得太好了，當時是如何寫出來的，甚至還有些鬼使神差的感覺。也許類似感覺很多朋友都遇到過。如果我們當時沒有把這些本來很好的東西記錄下來，很有可能這輩子再也記不起來了，更難談得上以此為基礎，進一步梳理、總結和提高，進而登上事業巔峰。