鐵律之八十八：針對重要的溝通活動，準備麵談腹稿固然重要，但還是要攜帶配套性較強的相關書麵材料。在較短的時間內，你很難將一些內容說全說透，充其量隻是把要點表述清楚而已，因此必須通過配套材料來發揮備忘、補充和延伸的作用。
很多人非常喜歡當麵溝通，說是互動性強、現場氣氛好，而且更加容易增進感情，促進雙方之間的了解。遺憾的是，往往沒有攜帶配套的文字性材料，即使事後也不會補上。在這種溝通中，太多人往往腹稿打了一大堆，在現場大秀一把，仿佛這樣就會取得良好的溝通效果。持這種理念的人並不少見，在銷售領域更加集中。事實上，這是一個非常大的誤區，也危害著很多人的工作效率與職業生涯。如果是簡單的溝通，可能真的是當麵說幾句就可以了，倘若涉及重要內容，這麼做遠遠不夠。
在大多數情況下，你與溝通對象在時間安排上不會太多，難以超過一小時，能達到兩小時以上的更是罕見。在如此短的時間內，想把一些問題說透徹，不太現實，往往隻是介紹一些大綱和要點，就最重要的幾點交換一下意見。當然，你可以通過演講的形式，合理安排結構，提高溝通信息含量的密集度。可是你是否考慮到，信息量過大會導致吸收不暢，即使對方做會談紀要，也會落掉很多重要內容。
溝通當中的很多點，如果要想使對方真正明白，還需要更多的補充說明，否則很容易產生誤解，而當麵口頭溝通，時間上肯定不夠。人們對於自己不太熟悉的內容，都需要一個較長的吸收和領悟周期，這就需要你給他們提供可供後續消化的資料。假如缺乏這些東西，很容易導致消化不良，最終結果跟你的期望存在太大偏差。而你攜帶的、匹配程度較高的係統輔助材料，很大程度上就是要在這個方麵發揮作用。
你所溝通的對方，工作往往非常繁忙，大事、小事、雜事、爛事一大堆，對溝通的一些內容非常容易遺忘。一旦發生這種情況，無論你當時溝通效果多好，最終還是產生不了多少作用。而你攜帶的文字性材料，實際上能夠起到備忘備查之功效，既方便了對方，事實上也方便了自己。而且在這種情況下，麵談的內容可以與材料所載有一定的差異，並形成某種互補。這樣反而可以相互促進，取得意想不到的效果。
在規範一點的公司，你所提供的很多書麵溝通材料是會存檔的。倘若有人惡意侵犯你的“知識產權”，這些都是能夠拿出來“討公道”的證據，這對一些卑鄙齷齪之人，也會有一種心理上的威懾。人在江湖混，不得不多個心眼，我們先假定每一個人是守規矩的，但也要防止那些道貌岸然之徒，為自己準備一些可供反擊的武器。可能有人會認為這不道德，是玩陰謀，缺乏溝通的誠意，其實不然，規範的溝通就是這樣，很多頂級跨國公司的溝通都是如此要求的，背後當然也隱藏著保留證據之目的，屬於典型的擺在台麵上的陽謀。真的出現問題，追究起來責任，會大大減少糾扯不清的現象，誰是誰非，一目了然。