1表揚信的撰寫
【概念解說。
表揚信是用來表彰好人好事、先進思想、先進事跡的一種書信。 表揚信可以以組織的名義寫，也可以以個人的名義寫。
【格式要求。
（1）標題。正中寫“表揚信”三個字。
（2）稱謂。寫被表揚的單位、個人的稱呼。如果是寫給個人的，應在姓名之後加上“同誌”、“先生”等字樣，後邊加冒號，頂格寫。
（3）正文。另起一行，空兩格寫表揚的內容：交待表揚的緣由。重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出最本質的方麵。事實本身就具有很大的說服力，因此，要讓事實說話，少講空道理。
（4）結尾。如果是寫給被表揚者的所在單位或領導者的，可提出建議：“在×××中加以表揚”，“×××同誌的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚”等。如果是直接寫給本人的，則要適當談些“深受感動”，“值得我學習”等方麵的內容。
（5）最後要寫上表示祝願的話，如“此致敬禮”、“祝好”、“謹表謝意”、”向你學習”等等。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂格寫。
（6）署名。單位名稱或個人姓名。如果是以個人名義寫的表揚信，應在後邊詳細寫明發信人的地址，簽上自己的姓名，並在下方注明年、月、日。
【重點說明。
（1）在表揚信中，要充分地反映出對方的可貴品質、動人事跡，做到見人、見事、見精神。不能以空泛的大道理代替突出的動人事跡。
（2）在表揚和讚頌時，要恰如其分，實事求是，不要以偏概全。哪件事好，便表揚哪件事，既不誇大，也不縮校
（3）表揚信的語氣要熱情懇切，情盡文暢。文字要樸素，篇幅要短校
【範例參考。
給某工廠負責人的表揚信
××廠負責同誌：
三月二十四日晚上七時許，我們飯莊結束了營業，灶間的餘火已快熄滅，從業人員都以為殘火將盡，便相繼離去。八時許，飯莊的灶間火紅一片，鄰家飯店——××冷麵店的工人楊××見狀急忙出來，見大門已經鎖牢，而油火仍然呼呼地往上躥。正在他想破窗而入的時候，在××冷麵店吃飯的你廠青年工人王××和趙××跑了出來，用凳子擊破門窗，急步跑進屋內。他倆一見是難以撲滅的油火，便招呼人們往裏遞飯莊對麵砂堆的砂子。人們用盆、桶各種器具把砂子遞過去，僅十幾分鍾，一場可能釀成大災難的火就被撲滅了。等他倆出來時，衣服、手、臉黑一塊紅一塊的。人們由衷地稱讚說：“全虧你倆啦！”他倆笑著說：“這是大家的力量啊！”說完就忙著回冷麵店算飯錢去了。
接到火警趕來飯莊的同誌們問他倆的單位和姓名，他倆怎麼也不肯說，直到人們圍住他倆不放時，他倆才說出單位和姓名。
王××和趙××二位青年熱愛國家財產、臨危不懼、公而忘私的精神為我們樹立了良好的榜樣，我們除了向二位同誌學習以外，並寫這封信，請領導予以表彰。
此致
敬禮
××飯莊全體職工
2批評信的撰寫
【概念解說。
批評信是對個人或單位的錯誤言行進行批評的信件。
【格式要求。
（1）標題。批評信一般以批評事項為題，而不是如表揚信一般居中寫“批評信”三個字。
（2）稱謂。稱謂於頂格寫。如果批評的是單位就寫單位名稱；如果批評對象是個人，則應在姓名之後加上“同誌”、“先生”等字樣。稱謂後需加冒號。
（3）正文。另起一行，空兩格，寫清批評緣由。
（4）結尾。如果是寫給批評單位或領導者的，可對批評的錯誤事項提出正確建議；如果是批評個人的，則應寫上一些希望改正的話。
（5）署名。即署上批評者的姓名，如果是以單位名義寫的應寫上單位名稱，並在其下方注明年、月、日。
【範例參考。
“逼顧客吃飯”的招數不能用
××報記者同誌：
前不久，我去××旅遊，在××街附近被一家個體飯店的服務員硬逼著吃了一頓飯。現在回想起來覺得特別不是滋味。
那條街上有十來家個體飯館，幾乎每家店前都有幾個青年“女招待”。她們隻要見到有人往飯館張望，就連拉帶推地把人弄進去，不容分說地就把麵條、水餃端到你跟前，硬逼著你吃。
做生意笑臉相迎，熱情待客是應該的。但買不買東西、吃不吃飯，應該由顧客自願選擇，怎能用“拉”、“逼”的方式讓客人吃飯呢？生意的好壞，不僅與服務態度有關，更主要的是靠經營商品的質量、品種和價格的合理，來取得顧客的信任。這種用“拉”、“逼”的辦法讓人吃飯的招是長不了的。
3慰問信的撰寫
【概念解說。
慰問信是以組織或個人名義向某一集體或個人表示關懷和問候的信件。它多在節日或遇有重大事件或特殊情況時使用。慰問信可寄給本人及本人所在的單位，也可以登報或廣播。
【格式要求。
（1）標題。第一行正中寫“慰問信”或“×××致×××的慰問信”等字樣。
（2）稱謂。第二行頂格寫單位、個人名稱。
（3）正文。第三行空兩格起，寫慰問的主要內容，包括這樣幾個方麵：
①原因背景。用一般簡要文字寫明慰問的背景和原因，以提起下文。
②敘述事實。應比較全麵、具體地敘述對方的模範事跡或遇到的困難，要實事求是肯定其功績，然後向對方表示慰問和學習。
③結語部分。先結合形勢與任務提出殷切的希望，接著表示共同的願望和決心，最後用一句慰勉與祝願的話作結尾。
④署名、日期。署名下一行寫年、月、日。
【重點說明。
慰問信適用範圍較感謝信廣，它的應用主要有以下三種情況。
（1）表彰慰問。如慰問在抗震救災中保衛國家和人民生命財產安全等重大鬥爭中做出卓越貢獻的人民解放軍、公安幹警等，並表彰其英勇行為和先進事跡。
（2）安慰慰問。如慰問由於某種原因（自然災害、事故傷亡等）而遭受重大損失的人民群眾，對其表示同情和安撫，並鼓勵他們戰勝困難，重建家園。對親友的傷病等慰問也屬這種情況。
（3）節日慰問。如教師節來臨之際，寫信向教育工作者表示節日的問候和祝賀。
【範例參考。
給災區某中學同學們的慰問信
你們好！聽說你們那裏遭受水災，很多教室被洪水衝倒，教學設備受到相當大的損失，我們全體同學對你們表示深切的同情並致以親切的慰問。
你們現在的生活和學習一定會有一些困難，但我們相信，在黨和政府有關部門的關懷下，生活一定能得到適當的安排，學習也能很快恢複。災區人民在抗洪搶險的戰鬥中所表現出來的公而忘私、團結友愛的高尚品質，使我們深受感動。你們也一定會以自己的父兄們為榜樣，發揚戰勝困難的精神，在老師們的帶領下，很快地恢複學校的麵貌。
隨信寄去圖書××冊，人民幣××元，錢物雖然微薄，但這是我們××名同學友愛的心意。願我們攜起手來，共同前進。
最後，祝你們在抗災建校鬥爭中早日勝利！
××中學全體同學
4感謝信的撰寫
【概念解說。
感謝信是向幫助、關心和支持過自己的集體（黨政機關、企事業單位、社會團體等）或個人表示感謝的專用書信，有感謝和表揚雙重意思。寫感謝信既要表達出真切的謝意，又要起到表揚先進，弘揚正氣的作用。它廣泛應用於個人與個人之間、個人與組織之間、組織與組織之間，用以向給予自己幫助、關心和支持的對方表示感謝。
【格式要求。
感謝信的寫作格式是書信體。寫作時應篇幅短，200字左右即可，一般包括標題、稱謂、正文、結尾、落款和日期幾部分。
（1）標題。在第一行正中寫“感謝信”三個字。有的還在“感謝信”前邊加上一個定語，說明是因為什麼事、寫給誰的，如“××××感謝信”。如果是寫給個人的感謝信，可以不用標題。
（2）稱謂。另起一行，頂格寫對方單位名稱或個人姓名。個人姓名後可加適當的稱謂。稱謂之後加上冒號。
（3）正文。在稱謂下，空二格寫正文。正文務必寫清得到了哪些幫助，這些幫助又產生了哪些效果。一般分三個層次：
先陳述事實。寫清楚對方在什麼時間、地點，由於什麼原因，對自己或單位有什麼支持和幫助。
然後評價事實。指出從事件中表現了對方哪些好思想、好品德、好風格。有時別人在做好事幫助他人時，可能自己並不在意，所以詳細的敘述就尤其顯得必要。
最後表示謝意和向對方學習的態度、決心。感謝時要照顧到感謝對象的一些具體情況諸如身份、年齡、性別、學曆、修養等，以使自己的感謝可以恰到好處，切實可行。
（4）結尾。在正文之後，另起一行，空兩格寫“此致”，換一行頂格寫“敬禮”。
（5）落款和日期。簽署發信單位名稱或個人姓名。在落款的下邊寫上發信日期。
在表達謝意之外，如果許諾別人什麼切實可行的事，要說到做到。
【重點說明。
（1）在敘述對方對自己或本單位的幫助時，要把人物時間、地點、原因、經過和結果寫清楚。
（2）行文要始終飽含著真摯、熱烈的感情。對收信人為自己做的好事要了然於胸，不要忘了什麼；把對方給你帶來的好處都寫清楚，不要含糊其詞；表示感謝的話要合乎往來的習慣，語氣不應過於卑屈。
（3）在語言上要精煉、簡潔，遣詞造句要把握好一個度，不可過分雕飾、華麗多彩，否則會給人一種不實虛偽之感。在篇幅上切記不可太長。所謂話不在多，點到為止。這樣的話也許更有餘味，更能表達出自己的感謝之情。
【範例參考。
賀昌玉同學給《大學生》雜誌的感謝信
《大學生》雜誌社：
請貴刊轉告全國所有關心我的大學生、解放軍戰士、工人、教師及各界朋友，我的病情經幾家大醫院治療和各界的關心，目前已得到控製，現正在家休養。如不出意外，下學期開學即可返校學習了。
頑疾纏身，是人生中的不幸，我遭此—難，幾乎摧毀了我和我的家庭。由於《大學生》雜誌的呼籲，一封封來自遠方的書信、一張張幾經周折轉來的藥方，使我那不情願跳動的心，又恢複了正常的節奏；幾乎凝滯的血，又沸騰了。一雙雙援助的手，一顆顆充滿愛的心，指明了我生活的路，溫暖了我一家幾乎冷卻的心。
可敬的叔叔、阿姨、各位同學們：我和你們天各一方，相見無期，你們卻把微薄的收入，甚至把你們的助學金、生活費，或者靠賣字畫的錢寄給了我。而你們當中甚至本人就有殘疾，沒有經濟收入，而要用你們寶貴的血來挽救我……近來我的腦海中經常出現你們的身影。有年邁的老人，有可愛的軍人，有可敬的老師，還有很多我不相識的人……我無法具體描繪你們的形象，但你們的高尚品格，助人為樂的精神將永存於我心中，永存於我家鄉父老的心中……
惟一遺憾的是我不能麵見答謝各位。在此請接受用你們的愛心挽救的人的深深謝意，願你們的愛的春風暖遍祖國，充滿世界。
為了不辜負你們的一片愛心和良好祝願，我將繼續我的學業，繼續我的事業，爭取取得優異的成績，獻給關心我的遠方的各位朋友們。
願我們的心永遠相通。
賀昌玉
——摘自《大學生》雜誌
5證明信的撰寫
【概念解說。
證明信是以機關、團體、單位或個人證明一個人的身份或一件事情，供接受單位作為處理和解決某人某事的根據的書信。它是一種專用書信。
【格式要求。