10種組織關係(2 / 3)

■鼓勵衝突雙方盡量先自行設法解決——如果解決不了,經理人就應積極介入,找出合適的解決辦法。

■舉行會議搜集信息,由雙方針對引起衝突的問題,各自陳述意見——往往就因為這更清楚的溝通,使得衝突在這個階段消弭於無形。

■如果衝突還是無法解決,則由經理人召集被戲稱為“布道會”的會議——這種會議為期一整天,由各方麵對麵直接對談。等到會議結束時,因為衝突雙方和經理人一起對話,大多數問題都能圓滿解決。

這整個程序聽起來簡單,但是隻要確實執行,解決衝突就會成為凝聚團隊的契機,而不是破壞團隊能量的原因。要注意的是,西南航空采取主動的做法化解衝突,絕對不對把衝突和歧見置之不理。

兼顧工作與家庭

從很多方麵來說,西南航空的工作環境就有如大家庭一般。因為員工都在信任與互重的氣氛下,抱持共同目標並且自由交換訊息,所以形成了緊密的結合。這麼做的好處在於,可以為工作環境注入更多活力。西南航空鼓勵員工與同事建立良好友誼,使工作與生活打成一片。這使得西南航空的員工對公司相當認同,把公司當成是自己家一樣。那麼,西南航空運用哪些做法,聯結員工的工作表現與個人生活?做法包括:

■鼓勵員工做自己——允許員工依照自己習慣的方式,完成各自的職責。

■公司設有“急難基金”——凡員工遇有困難,都可以申請補助。公司不僅體認員工需要,更以實際行動伸出援手,令員工覺得這是可以信賴的組織。

■各航站都設有“文化委員會”——該委員會每月開會策劃交誼活動(讓員工有機會彼此認識)及慈善活動(由公司回饋社會)。借由舉辦活動,可以進一步強化西南航空的企業文化,同時也能對社會公益盡一份心力。

■允許也鼓勵員工換班——允許員工調整上班時間,這樣才能兼顧家庭。公司借此讓員工了解,工作不應該高於或取代家庭及社會關係。

設立跨部門職位

跨部門協調員的工作,是要彙整不同業務單位的信息。稱職的協調員有助組織不同部門之間,以共同目標以及相互尊重建立關係,使組織更能同心協力。

大多數企業會運用信息科技,作為各事業單位間信息分享的平台。西南航空則是反向操作,強化現場作業協調員的角色,負責使每一班西南航空的班機都能盡快完成續航準備作業。另外,西南航空的作業協調員一次隻負責一架航班,而其他公司的協調員卻可能必須同時兼顧3到15個班次。設立跨部門協調員的優點在於:

■比較能通觀全局——因為員工如果全力專注於一種業務,就很少會有時間停下來全盤思考。跨部門協調員可以提出比較全麵的觀點,提高其他員工的工作效能。

■能夠凝聚部門之間的關係——不同單位之間的利益可能不見得一致,在原本利害的各方,跨部門協調員可以建立共同歸屬感和願景,使得集體行動的效能更高。

■扮演重要的社會角色——因為跨部門協調員就像是交會點,結合各單位或部門的努力。由真人而不是計算機來扮演這個角色,能夠提升和強化部門之間的關係。事實上,協調員能夠為2個團隊間的協力工作,增添人性色彩。

■提供彈性——如果一個團隊在工作上一時遇到障礙,跨部門協調員就可以提出建議,可以由哪個部門來彌補。

運用全麵的考績標準

有些企業在遭遇問題時,往往會花時間追究是哪個部門出錯,反而比較少花時間設法解決問題。西南航空會全麵評量績效,借以避免這種情形。這樣一來,一旦發生問題,員工就會想要學習怎麼在未來不重蹈覆轍,而不是相互推諉。

航空公司獲利的關鍵在於,避免續航準備作業造成班機延誤。大多數業者隻要發生誤點,就會追究原因是出在加油、行李、機坪勤務還是其他部門的人員。這使得各部門的人員往往會趕著完成自己的工作,免得被怪罪是造成延誤的元凶。這有時反而會導致反效果,原因包括:

如果各個團隊之間的合作更密切,就有可能提升整體工作表現的時效和質量,不致出現某單位提早完成工作,卻必須等待其他單位趕上進度。