第四章計劃(2 / 3)

3.按計劃的重要性劃分

從計劃的重要性程度上來看,可以將計劃分為戰略性計劃和戰術性計劃。

戰略性計劃是應用於整體組織的、為組織設立總體目標(通常為5年以上)和尋求組織在環境中的地位的計劃。戰術性計劃則是規定總體目標如何實現的細節的計劃。在時間框架上,在範圍上和在是否包含已知的一套組織目標方麵,戰略性計劃與戰術性計劃是不同的。戰略性計劃趨向於包含持久的時間間隔,通常為5年甚至更長,它們覆蓋較寬的領域和不規定具體的細節。此外,戰略計劃的一個重要的任務是設立目標,而戰術性計劃假定目標已經存在,隻是提供實現目標的方法。

4.按計劃層次體係劃分

哈羅德·孔茨和海因茨·韋裏克(Heinz Weihrich)從抽象到具體,把計劃劃分為一種層次體係:目的或使命、目標、戰略、政策、程序、規則、方案,以及預算。

(1)目的或使命。它指明一定的組織機構在社會上應起的作用、所處的地位。它決定組織的性質,決定此組織區別於彼組織的標誌。各種有組織的活動,如果要使它有意義的話,至少應該有自己的目的或使命。比如,大學的使命是教書育人和科學研究,研究院所的使命是科學研究,醫院的使命是治病救人,法院的使命是解釋和執行法律,企業的目的是生產和分配商品和服務。

(2)目標。組織的使命支配著組織各個時期的目標和各個部門的目標。目標是組織活動所要達到的結果,為完成組織使命而努力。雖然教書育人和科學研究是一所大學的使命,但一所大學在完成自己使命時會進一步具體化不同時期的目標和各院係的目標,比如最近3年培養多少人才,發表多少論文等。

(3)戰略。戰略是為了達到組織總目標而采取的重點部署和資源安排。戰略為企業的經營活動指明了方向。

(4)政策。政策是指導或溝通決策思想的全麵的陳述書或理解書,它規定了行動的方向和界限,使各級主管人員在決策時有一個明確的思考範圍,這有利於統一和協調主管人員間的思想和行動。

(5)程序。程序詳細列出必須完成某類活動的切實方式,並按時間順序對必要的活動進行排列,確定了如何處理未來活動的例行方法。它與戰略不同,它是行動的指南,而非思想指南。它與政策不同,它沒有給行動者自由處理的權利。在實踐工作中,程序往往表現為組織的政策。比如,一家製造企業的處理定單程序、財務部門批準給客戶信用的程序、會計部門記載往來業務的程序等,都表現為企業的政策。組織中每個部門都有程序,並且在基層,程序更加具體化、數量更多。

(6)規則。規則是一種最簡單的計劃,它詳細、明確地闡明必需的行動或不需要的行動,其本質是一種管理決策。就其性質而言,規則和程序均旨在約束思想。因此,隻有在不需要組織成員使用自行處理權時,才使用規則和程序。

(7)方案。方案是一個綜合的計劃,它包括目標、政策、程序、規則、任務分配、要采取的步驟、要使用的資源,以及為完成既定行動方針所需要的其他因素。一項方案可能很大,也可能很小。通常情況下,一個主要方案(規劃)可能需要很多支持計劃。在主要計劃進行之前,必須要把這些支持計劃製定出來,並付諸實施。所有這些計劃都必須加以協調和安排時間。

(8)預算。預算是一份用數字表示預期結果的一種計劃。預算通常是為規劃服務的,其本身可能也是一項規劃。

第二節製訂計劃的步驟

計劃是一個由若幹相互銜接的步驟所組成的連續的邏輯過程,雖然按照不同標準,可以把計劃劃分為不同類型,但管理人員在編製和製訂計劃時,實質都遵循相同的邏輯和步驟。這一過程可以大致分為製定目標;分析環境,預測未來;設計與評價方案;選擇方案;製定預算等五個步驟。

一、 製定目標

計劃的第一步就是要為組織確立目標。目標是指期望達到的成果,它為組織整體、各部門和各成員指明了方向,描繪了組織未來的狀況,並且作為標準可用來衡量實際的績效。目標要說明預期的成果,將要做的工作有哪些,重點應放在哪裏,必須完成哪些任務,等等。組織的總目標是所有計劃的指南,各個領域的分目標和各個部門的目標必須反映總目標的要求。計劃的主要任務,就是將組織目標進行層層分解,以便落實到各個部門、各個活動環節,形成組織的目標結構,包括目標的時間結構和空間結構。二、分析環境,預測未來

在確立的組織的目標後,製訂計劃的前提是認清組織的內外部環境。內部能力研究主要是分析組織內部在客觀上對各種資源的擁有狀況和利用能力。外部環境研究是要分析組織活動的環境特征及其變化趨勢,以了解環境的變化規律,從而預測環境在明天可能呈現的狀態。對外部環境、競爭對手和組織自身的實力進行比較研究,不僅要研究環境給組織帶來的機會和威脅,還要研究環境、對手和自身隨時間的變化。

由於將來是極其複雜的,要把一個計劃的將來環境的每個細節都做出假設,不僅不切實際,而且也是不經濟的。所以,所要確定的計劃前提必須限於關鍵性的、對計劃的實施影響最大的那些因素。

三、設計與評價方案

“條條道路通羅馬”,描述了實現某一目標的方案途徑是多條的。管理者需要努力找出實現目標的各種可能途徑。通常,最顯眼的方案不一定就是最好的方案,對過去方案稍加修改和略加推演也不會得到最好的方案,一個不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果卻往往是最佳的,這裏體現了方案創新性的重要。此外,方案也不是越多越好。編製計劃時沒有可供選擇的合理方案的情況是不多見的,更加常見的不是尋找更多的可供選擇的方案,而是減少可供選擇方案的數量,對可供選擇方案的數量加以限製,以便把主要精力集中在對少數最有希望的方案的分析方麵。