周延規劃領導訊息
商務溝通的主要目的是要建立信任。領導人應該先花時間思考，自己準備傳達的訊息，確實切合組織需求，然後才投注心力在溝通上。規劃領導訊息不僅要思考陳述內容，還要思考表達方式。要規劃出令人難忘的領導訊息，必須記住下列幾項重點：
1.厘清並指出主要目的
組織領導人傳達的訊息，對成員來說意義非常重大，因為這些訊息會主導成員的想法、話題以及作為。這些訊息可以反映出領導人的個性和觀念，因此也會相當程度影響組織的文化和價值觀。
■領導溝通是推行所有政策的前導
讓成員了解組織的發展方向及立場——做法是確切表明組織願景和宗旨。
推動變革方案——做法是向成員說明變革的必要性和意義。
提出行動號召——做法是推行並宣傳重大方案。
強化組織優勢——讓成員對組織現有的能力感到自豪。
營造樂於變革的氣氛——做法是提出組織必須變革的理由，以及變革要采取的步驟。
■推廣特定產品、服務或品牌——做法是確切表明，上述項目符合組織的願景、宗旨或價值觀。
2.回答大家心中的疑問
■領導人扮演的角色——領導人必須先厘清自己想要扮演什麼角色，才能規劃出適切的訊息。根據經驗法則，領導人通常會從下列4種角色中擇一扮演：
業界專家——或是組織文化的捍衛者。企業領導人為了晉身業界專家，會密切觀察組織的人力資源狀況，並且持續評量，組織是不是做到適才適所，以及應該運用哪些方法，才能培養次世代企業領導人。專家一向會努力根據事實作出合理決策，不會受輿論左右。
有識之士——一切作為的最主要動力，就是熱忱。這類領導人會發自內心激勵組織成員，成員或許會對這類領導人的論點有所疑慮，但絕對不會懷疑領導人的信心或熱忱。
職涯教練——希望每位組織成員都能有成就。這類企業領導人不僅會指導成員基本技能，還會提供成員各種相關訓練。另外，這類領導人也會設法提出成功的架構或公式。
變革推手——立誌帶領組織從目前表現，進步到未來應有的程度。這類領導人在溝通時，會努力向成員強調，跟自己同步邁進能夠獲得什麼益處。
■領導人溝通的目的——因為領導人有時選擇扮演專家，隔天又搖身一變成為教練，傑出領導人在進行各項溝通之前，都會預先思考這次溝通是要達成什麼目的。例如：
是要提出充分資訊，解釋某項新事物？
是要克服聽眾可能提出的反對意見？
是要說服聽眾，接受自己的想法或更理想的做法？
是要借由自己的談話，慶祝某項重要的裏程碑？
是要逗大家開心，營造輕鬆愉快的氣氛？
3.運用“溝通4I”
領導人要贏得信任，首要之務就是要建立誠信，而誠信就會融合進領導人發出的訊息之中。
■誠信的溝通——溝通時要贏得信任、建立誠信，領導人必須做到下列幾點：
對成員永遠據實以告——說真話，不要拐彎抹角，要直言、坦率。
不要想粉飾太平——因為壞消息終究會浮上台麵，因此一開始就坦然麵對，才是上策。
不想進行的事務就不要亂開支票。