(6)提出大會發言材料的組織意見。
七、確定會議議題
會議議題就是需要商議研究的主題內容，它一般由領導者確定，但在議題形成過程中，行政辦公人員尤其是文員起著重要的參謀與谘詢作用。辦公室應對收集到的議題進行綜合處理。
(一)篩選議題
凡準備提交會議的議題，都必須是符合會議職權範圍的問題。
(二)對議題進行加工和調整
提交會議的議題需做進一步修改、補充，力求表述準確，概括全麵，同時還要收齊與議題有關的材料，供會議參考。
深化議題 從領導角度出發，讓那些具有潛在深刻意義的議題進一步完善、深化。
(四)處理議題 對於不適合會議討論的議題，應進行適當的處理，如進一步調查、轉給相關部門處理等。
(五)彙總議題 將選出的議題整理彙總，送有關負責人審定。
八、擬定議事日程
並非所有會議都必須擬定書麵的議程，但是，與會者應該事先了解議題或會議的主要討論事項，以便有所準備。
議程即會議的程序表，其中包括會議內容、討論事項、與會者姓名、各項事宜的時間分配、開會時間和地點等等。會議議程示例，如表8—4所示。
九、會場的布置
會場布置要根據會議的性質與規模，進行整體設計。
(一)主席台的布置
中型以上會議的會場要設主席台，以體現會議的莊嚴氣氛，便於會議主席主持會議。排列主席台座次時，應注意以下幾個問題：
(1)主持人的座次依其職位大小確立，不一定要坐在最後邊；
(2)主席台的座次必須事先排好並安放姓名卡，以便各位領導按次序對號入座；
(3)如果是報告會或聯席會，主席台的座次一般采取報告人和主辦企業負責人或聯席的各企業負責人相間排列的辦法安排；
(4)對安排在主席台就座的領導，對其屆時能否出席會議，在開會前務必逐一落實，如有臨時變動，應及時調整座次與姓名卡。
(二)會場的布置 會場布置要善於利用人的空間知覺，選擇恰當的會場形式，使與會者感到和諧親切，並能對與會者的非會議行為起到製約作用。中型會議的會場形式，可以布置成半圓形等。通常，會場布置如圖8—2所示。
(三)座次排列排列座次的規則包括：(1)凡有正式公布名單的，按照名單的前後順序排列座次；(2)以姓氏筆畫為序排列座次；(3)按照選舉得票數的多少排列座次。不同的會議，要求座次排列的方法也不同。常用的座位排列方法有：(1)單向傳遞信息會議的座位排列方法，如圖8—3所示；
十、會議通知
會議一旦決定召開，應及早印發會議通知單。通知內容包括會議地點、時間、出席人員、會議內容或議程等等，並且指示與會者盡早給予答複，或返還出席會議的回執，以便會務組統計出席者名單。會議通知單，
十一、會議審核
會議的籌備工作結束後，必須做最後的審核，以免出現重大的漏洞。會議審核表，如表8—6所示。
會議程序表
第三節 會中工作
一、簽到
簽到是為了統計到會人員情況，統計人數要準確、及時、迅速。小型會議可以在人口設立簽到處。代表在簽到簿上簽名，即表示到會。大中型會議一般可事先發簽到卡，在人口處把簽到卡交給工作人員即可。會議簽到結束後，立即進行統計，填寫“出席會議情況報告表”，交有關部門經理批示。出席會議情況報告表，如表8—9所示。
三、安排會議發言
會議發言要事先排定人選和次序，秘書處可以提出初步意見，請領導確定。確定發言人應該注意以下三個平衡：
領導人之間的平衡 上級領導或主要領導的發言，如果是開幕詞，或帶有動員性、啟發性的發言，應安排在第一位。如果是總結性的、綜合性的發言，則放在最後。如果是討論發言、座談發言，應交叉安排，以使會場生動活潑。
(二)單位平衡 發言單位的選擇，應首先注意典型性，其次才照顧單位與單位之間的平衡。
(三)內容平衡 發言人的內容應該圍繞一個主題內容。如果將不同內容安排在一起，不便於集中思考和會後討論，因而效果不好。如果屬同類內容，可以隻安排一個人發言。四、會議記錄
會議記錄是對發言內容進行的客觀文字記錄。一般重要的會議，都應當專設記錄員。
(一)會議記錄的內容
會議記錄主要包括兩方麵的內容：
1．會議的組織情況
這裏應寫明會議名稱、開會時間(寫明具體的年、月、日以及上午、下午、晚上，有時還要寫明幾點鍾)、開會地點(包括樓層、房號、會議室號)、會議主持人、出席人、列席人、缺席人、記錄人。 2．記錄的主體 主要包括會議主持人的啟示性講話(開場白)或會議的主題報告、講話等；主持人以外的其他領導和一般與會者的發言；會議做出的決議、決定以及會議主持人、其他領導對會議所做的總結。
(二)會議記錄的方式 會議記錄的方式有兩種：詳細記錄和摘要記錄。 1．詳細記錄 就是有言必錄。它要求記錄人員對會議的全過程、對所有發言包括發言中的插話，都要原原本本地記錄下來，不能提綱挈領，不能隻寫重點，不能隻記結論。一般來說，對於特別重要的會議，都應進行詳細記錄。
為了準確、完整地記錄，一般都配備兩個以上的記錄人員同時記錄或用錄音機進行錄音，以便會後核對、修正、補充。但對於一些口語、俗語、重複的詞語，大可不必詳細記錄。采用速記法進行詳細記錄的，在會後要用通用字整理出來，不能用速記稿代替正式會議記錄，更不能將速記稿作為檔案存檔。 2．摘要記錄 是指隻摘取與會者發言的重點、要點和會議主持人講話要點的記錄。這種記錄方法要求記錄員能迅速判斷發言的主要內容，在掌握議題的輕重程度和發言人的發言宗旨、意圖、目的以及發言內容所具價值的基礎上，記下該記的內容。一般來說，做摘要記錄必須注意：
(1)要精確；
(2)不能上言不接下語；
(3)不能遺漏講話者的主要觀點，不能使發言內容麵目全非甚至是非顛倒。 (三)會議錄音記錄 音像記錄的具體形式有錄音記錄、錄像記錄和攝影記錄。目前較多采用的是錄音記錄，所以，這裏隻介紹錄音記錄方法。 1．錄音前的準備工作 通常，錄音前的準備工作主要包括： (1)要對用過的錄音機進行認真檢查，尤其要清洗錄音機的磁頭； (2)要準備足夠的磁帶，並且在會前做一次試錄音； (3)要提前進入會場，找好錄音的位置，擺好錄音機，接好電源。
2．錄音當中的監聽和觀察
為確保錄音工作正常進行，要充分利用錄音機的監聽功能來監聽錄音 效果，最好始終都帶上監聽器監聽。要隨時觀察磁帶的轉動和轉速是否正 常，是否有卡帶和絞帶現象；要注意觀察電壓、電流指示情況；錄音過程 中要注意適時翻轉或更換磁帶，要選擇在講話人喝茶、停歇的時候換帶， 也可在講話內容不很重要或屬於重複性、解釋性的講話時，迅速翻轉或更 換磁帶。對更換下的磁帶，一定要及時地在版麵上標注這盒磁帶的盒次、 麵次、會議名稱、講話或發言人的姓名，以免事後發生混亂。
3．會議錄音中的輔助性工作
為便於會後整理錄音，提高整理錄音的效率，在利用錄音設備進行錄 音的同時，還要做一些輔助性的文字記錄工作。它主要包括：
(1)在記錄本上簡明地記錄會議的組織情況，如出席人、列席人、主持人、缺席人等；
(2)在記錄本中記下講話人的發言要點；
(3)記下翻轉、更換磁帶前後的一些講話，以保證錄音內容的完整， 同時記下講話要點所在磁帶的盒次和麵次。
(四)會議記錄樣式五、會場服務
會場服務是保證會議順利進行並取得圓滿成功的重要環節，會場服務工作的內容很多，一般包括以下幾個方麵：
(一)引導座位
大多數會議的座位都是事先安排的，與會者應該對號入座，或者將會場劃分為若幹部分，以部門為單位集中就座。參加會議的人員事先可能不熟悉會場，會議工作人員要引導其準確入座。
維持會場秩序 要製止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點安全。如果中途發生混亂，會議工作人員要及時製止和調停。特別是重要的密級較高的會議，一定要防止在混亂中發生意外情況。
(三)處理臨時交辦事項 會議進行時可能會發生一些意想不到的臨時變動。會議工作人員應及時向領導請示，並對領導的指示采取應急措施，妥善處理。
(四)分發會議文件的材料 會議中所需要的文件材料，會議工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中。
會前分發文件和材料，可以在與會者進入會場時由會議工作人員在會場入口處分發給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。
會中分發文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責一組文件材料的分發和收回。
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要詳細登記，以免漏收。 (五)內外聯係、傳遞信息會議召開過程中不應與外界隔絕，需要會議工作人員進行內外聯係，傳遞信息。在內外聯係、傳遞信息時，會議工作人員應注意會議內容的保密工作。 (六)其他服務工作及時準備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場照明，保持會場清潔衛生。時間較長的會議還要準備好茶水。
會議決定事項實施管理表
第四節 會後工作
一、會議簡報
會議記錄是會議的原始材料，要在整理會議記錄的基礎上，認真撰寫會議簡報。發會議簡報是為了交流情況，提高會議質量。會議簡報要認真地反映會議情況，不誇大不縮小。文字要簡練，篇幅要短小。
簡報印製數量和發送範圍，應視簡報內容而定。簡報發送前，一些重要的發言要送發言者閱覽，避免曲解原意。編排會議簡報時，應編上整個會議的總順序期號，以便將來分類歸檔。
會議簡報具有相對穩定的格式，一般分為報頭、正文和報尾三個部分。會議簡報的格式，如表8—13所示。
二、會議紀要
會議結束後，一般要由秘書人員根據會議宗旨撰寫會議紀要，並印發給參加會議的有關部門，以便更好地貫徹會議精神。會議紀要的內容可分為以下兩個部分：
會議情況簡述 用簡練的語言介紹會議的時間、地點、參會人員、開會目的、所討論的問題以及會議結果，以便人們對會議有整體上的了解。這部分內容不是會議紀要的重點，必須寫得簡明扼要，篇幅不宜過長。
(二)闡發會議主要精{率 它是今後貫徹執行會議精神的依據。這部分是會議紀要的主體，具體闡述所討論問題、具有代表性的意見、基本結論以及會議決定等。
會議紀要的寫作要求是“紀實”和“扼要”。撰寫會議紀要還要求語言精煉、樸實，不拖遝、浮華。會議紀要經領導和有關人員審閱後，應及時發給與會人員和相關部門。
三、檢查催辦
會議議定事項的檢查催辦，是為了使會議精神落到實處，防止有關單位不重視會議交辦的事項而長期拖延，甚至從自身局部利益出發，對會議交辦的事項采取抵製的態度，故意不辦。
檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發催辦通知單、打電話催辦、直接派人檢查催辦等。催辦通知單上一般要寫明催辦內容、催辦日期、受催單位、辦理情況、聯係人、聯係電話等，並按順序編號。做好催辦工作，要堅持兩點論和重點論相結合，既要突出重點，抓好一些重點事項和重點環節，又不能忽視其他事項和環節。催辦人員進行催辦工作，不僅要發揮自己的主觀能動性，還要注意取得領導的支持和幫助。