第6章 工作會議類公文寫作 第四節 會議紀要
撰寫要領
一、會議紀要的概述
會議紀要是在會議後期，根據會議記錄、會議文件等材料所撰寫的，傳達會議議定事項和主要精神，需要與會單位共同遵守執行的公文。這些會議一般沒有做出決定或決議，會議紀要起到傳達會議精神、交流情況、指導工作的作用。
二、會議紀要的適用範圍
會議紀要適用於記載和傳達會議情況和議定事項。就其基本特征而言，會議紀要應當算是一種實錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納、整理的基礎上，將會議內容反映出來的公文文種。除了能夠起到通報會議精神的作用外，上報上級機關的會議紀要往往還能起到反映情況、彙報工作的作用；下發下級機關的會議紀要，往往具有統一認識、指導工作的作用；抄送平行機關或不相隸屬機關的會議紀要，則能起到交流信息、溝通情況、知照事項的作用。會議紀要是會議文件，但並非所有的會議都要形成會議紀要。通常隻有大中型會議或比較重要的會議，才要求寫會議紀要。特別是尚未形成正式決定，而討論事項又要求有關人員了解的會議，則更需要寫會議紀要。
三、會議紀要的特點
一是具有較強的提要性。會議紀要的依據是會議材料和會議記錄，但它又不同於會議記錄，它不能事無巨細、有聞必錄，而是對會議主要精神、要點的提煉和概括。
二是具有決議的性質。它是對會議議定事項的概括和歸納，一經下發，便對有關單位和人員產生一種指示作用和約束力，實際上起著決議的某種作用。
三是具有存查備案的作用。有些會議紀要並非一定要貫徹執行，隻是為了通報會議情況，讓有關人員周知，在必要時查閱。這種會議紀要成文傳閱後存檔，以備查用。
四、會議紀要的寫作格式
會議紀要一般由標題、開頭、正文、結尾四部分組成。
（一）標題
標題是會議紀要的一個不可缺少的組成部分。會議紀要的標題有以下幾種寫法：
1．會議名稱+文種。
2．會議名稱+紀要內容+文種。
3．發文單位名稱+會議名稱+文種。
4．正題+副題。正題闡述會議的主旨、意義，副題交代會議名稱、文種。
作為一種正式的公文，會議紀要的標題必須寫得明確，決不能僅以“會議紀要”為題。
（二）開頭
簡要介紹會議的基本情況，敘述召開會議的根據、目的，會議的起止時間、地點，參加會議的人員，會議的基本議程、主要活動和會議的結果。
（三）正文
會議紀要的正文主要有三種寫法：
1．條項式寫法，即把討論的問題和決定的事項，分條分項寫出。會議討論了幾個問題，紀要就以幾個問題各自成一點寫出。工作會議紀要大多都用這種寫法。這種寫法，條條項項井然有序，便於理解、記憶、執行。
2．綜合式寫法，即把會議內容，按性質綜合為若幹部分，然後逐一寫出。工作經驗交流會紀要、學術問題研討會紀要，一般都用這種寫法。這種寫法有一定的難度，但有利於概括豐富的內容，有利於從原則高度上把問題說深講透。
3．摘錄式寫法，即摘要隻記會上發言內容，按發言順序或按內容性質歸類寫出。這種寫法，通過摘錄發言人的話，反映發言人的觀點，使人覺得客觀、真實。先寫發言者的姓名，然後再記其發言。記發言者的第一次發言時，在姓名後可注明單位、職務。要注意不要全文、原話盡錄、要摘其要點。
（四）結尾
一些會議紀要不單獨寫結尾，主體部分的最後一個問題寫完即結束全文。有些會議紀要要單獨寫一段結尾，或是寫會議主持人或其他領導人的總結講話；或是對會議作出一些基本估價，發出號召，提出希望。
經典範文
範例1 專題工作會議紀要
2008年度安全工作會議紀要
2008年度安全工作專題會議於1月9日下午在學院會議室召開。會議紀要如下：