正文 第三章、做一頭會解扣子的老黃牛
牽牛要牽牛鼻子，做事要抓重點。沒有重點，不分主次地做事，隻能把事情搞得亂七八糟。老黃牛拉破車的時代已經過去了，信息化的時代要求更新更快地解決問題，職場上的“老黃牛”不能再隻顧低頭拉車。因此，不但要能拉車，還得會拉車、巧拉車，做一頭會解扣子的老黃牛。
看清地界再拉犁
出門做活要看清田壟地界，為主人以外的人義務勞動可能是毫無意義的。
做事無計劃的後果
程迪是單位的業務經理，他每天都有很多事情要做。一天早上和往常一樣，程迪走進辦公室，看到桌子上的一摞報表，感到很頭疼。但是迫於工作需要，他隻好靜靜地坐下來，認真地審閱。當看了一部分後，秘書走了進來，對他說：“程經理，有一位客戶想見您。”
因為工作壓力大，加之又看到有那麼多的文件要處理，他沒好氣地說：“讓他先在客廳等一會兒，我馬上就過去。”
大約一杯茶的時間過後，程迪走進了會客室，看見客戶正焦躁地在會客大廳裏徘徊，他馬上滿臉堆笑地說：“真抱歉，我今天的事情太多了，實在抽不出時間。”
客戶聽了他的這句話，非常氣憤地說：“既然你實在沒有時間，那麼我們改天再談吧。”說完客戶轉身就走了，程迪茫然地看著那個客戶的背影消失在門口。
第二天，單位就辭掉了程迪，因為程迪的行為使單位失去了一千萬元的生意。
“時間至關重要，凡是本單位裏的員工一律要遵守時間，任何人不能因故遲到或早退；要按時完成任務；要做好時間安排，哪怕是最小的細節也必須在日程安排表中列出來並付諸實施。”這是當時程迪在單位裏的管理信條，可是在關鍵時刻他竟然沒有想到，沒有做到，這件事讓程迪懊惱不已。
程迪不是很忙，而是沒有設計好時間，沒有分清事情的輕重緩急，消極麵對工作。最重要的結果是，不但被他的“頭牛”給辭退了，而且也給自己帶來了很多的痛苦和煩惱。程迪沒有時間觀念的行為惹惱了客戶，假如他能夠在工作時給自己製定一個計劃，按照工作內容的重要性，有序地進行，這樣就會提高效率，也不會失去那筆一千萬美金的生意。
人們似乎總是認為時間沒有什麼，平淡無奇，因此便無節製地浪費時間。更準確地說就是混時間，到頭來生活平平，一事無成。你在一項工作開始前就應該為自己設計一個方案，留出一定的時間餘地。如果故事中的程迪做到了這一點，又何至於此？
當你睜開惺忪的眼睛，要做的第一件事就是看一下自己的手表，你要用時間去衡量自己的一切。比如，刷牙用3分鍾，洗臉5分鍾，吃早點15分鍾，趕往單位的路上需要30分鍾。雖然這隻是一天中的一小部分，但這一個個小部分卻能構成一個人辦事的條理分明、效率顯著。其實好多成功人士都是這樣利用自己的時間的，他們更善於安排設計自己的時間，從而有序、有效地工作。
在高速發展的現代社會裏，身在職場的你，應該如何做才能在眾“牛”當中成為與眾不同的高效率的“老黃牛”呢？
小孟在公司裏可以說是個大忙人，從早忙到晚，但是很多事情卻沒有完成。他這麼拚命，結果卻常常是白忙一場，沒有什麼成果，感覺自己一直被工作追著跑。小孟到底在忙些什麼呢？經過專家指點，他才明白，他的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈複雜，時間愈來愈不夠用。
一天隻有1440分鍾，你能完成多少工作？在信息龐雜、速度加快的職場環境，我們必須在愈來愈少的時間內，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。簡單來自於清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這些事情應該都是職場“老黃牛”們很清楚的。
現代有很多“老黃牛”的工作之所以變得複雜而沒有效率，就是因為沒有確定工作的焦點。因為不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的信息，卻浪費太多時間在不重要的信息上；抓不到重點，反複溝通同樣的一件事情。
當然，少做一些不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你集中精力、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，做出更多的工作。怎麼抓住工作的重點，抓到實處，這需要你在平時的工作過程中做好細致的目標與計劃。
明確目標，製定計劃
做好事情的第一步是設定目標，製訂計劃。目標能最大限度地聚集你的資源（包括時間）。因此，隻有目標明確，才能最大限度地節約時間。愛默生說：“用於事業上的時間，絕不是損失。”人生的道路，存在著時間與價值的對應關係。有目標，一分一秒就是成功的記錄；沒有目標，一分一秒都是生命的流逝。
每天你都應把目標記錄一下，並且把行動與目標相對照。相信筆記，不相信記憶。養成“凡事預則立”的習慣。玫琳凱說：“每晚寫下次日必須辦理的六件要務。挑出了當務之急，便能照表行事，不至於浪費時間在無謂的事情上。”
不要訂“進度表”，要列“工作表”；事務要明確具體，比較大或長期的工作要拆散開來，分成幾個小事項。確定每天的目標，養成把每天要做的工作排列出來的習慣。把明天要做的最重要的比如六件事，按其重要性大小編成號碼。明天上午頭一件事是考慮第一項，先做起來，直至完畢，再做第二項。如此下去，如果沒有全部做完，不要於心不安，因為照此辦法完不了，那麼用其他辦法也是做不了的。
老黃牛在耕地前要弄清楚主人需要你去耕哪塊地。否則的話，還沒有弄清楚地界就去耕地，就算是你做得再好，那也是瞎子點燈——白費蠟。所以，職場裏的“老黃牛”在做任何事情之前，都要先搞清楚具體的工作目標是什麼。這樣的話，就可以避免無謂的勞動與減少錯誤的機會。
迅速確定工作方向
曾華在單位裏已經算得上是老員工了。剛參加工作時，曾華很想做一些有助於部門成功的事，於是就問領導：“今年的目標是什麼？”可是領導的回答讓曾華始料不及：“哦，我還沒來得及擬定呢，不過我可以給你提供一份去年的目標。”曾華說，在工作的前期，都得自己找工作目標。目標不太明確，問領導沒什麼用，因為他常常也不知道。
很多人容易把簡單的事情複雜化，工作當中也是如此。他們將自己的工作複雜化了，根本原因就在於自己。經觀察，大多數“老黃牛”都等著其他“牛”替他們解釋工作目標。主動積極的“老黃牛”會主動發問、自行領悟到目標，從而回避這個造成工作複雜的因素。因此，要學會主動出擊，別傻子一樣等待領導或者其他人給你解釋。
曾華對這一工作技巧掌握得比較透徹，實踐得也比較有分寸，他說：“作為新人，有一天我覺得受夠了，開始對一些自己已有意見的問題提問：‘這部分策略計劃跟你要我做的事有關，對吧？這是我唯一可以得到的資源，對吧？’我開始發出我覺得需要澄清的疑問，要求領導同意。結果他稍微改了一些地方，隻有一點跟我的意見不同。這樣至少我知道他要什麼，知道重點在哪裏。”這樣，曾華覺得他可以掌握一些東西了，剛來單位時不被主管看重的感覺也就慢慢弱化了。
求人不如求己，不要指望自己的“主人”告訴自己工作目標，因為職場裏有些“頭牛”對部門的工作目標壓根兒就不知道。
分清輕重緩急
商業及電腦巨子羅斯·佩羅說：“凡是優秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”羅斯認識到，人們確定了事情的重要性之後，不等於事情會自動辦得好，你或許要花大力氣才能把這些重要的事情做好。要確定最重要的事，你肯定要費很大的勁。重要的事要先做。
實際上，懂得職場生存規律的“牛”都是明白輕重緩急的道理的。他們在處理一件事情之前，總是先分清主次，進而安排自己的時間。
首先，你要從目標、需要、回報和滿足感四方麵對將要做的事情作一個估價。然後是去除你不必要做的事，把要做但不一定要你做的事委托別人去做。記下你為達到目標必須做的事，包括完成任務需要多長時間，誰可以幫助你完成等。
分清事情的主次關係。在確定每一天該做什麼之前，你必須對自己應該如何利用時間有更全麵的看法。如果是你非做不可的，你需要做什麼？總會有些任務是你非做不可的。重要的是你必須分清某個任務是否一定要做，或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。非做不可，但並非一定要你親自做的事情，你可以委派別人去做，自己隻負責監督其完成。什麼是你最擅長做的？你應該把時間和精力集中在自己最擅長的事情上，這樣做事有利於你盡快地完成任務。這樣使用時間是最具有戰略眼光的。事實是，世上沒有哪件事做起來時間會很充裕，哪怕是真正重要的事情。但是失敗者卻從來搞不明白做事要分清輕重緩急。
某單位的小王就是這樣，他認為，事務型的工作不用太動腦子，隻要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被幹擾和中斷，如收發E-mail、寫信、填寫工作報表、備忘錄等，這些例行公事、性質相近的事情可以集中在同一個時間段來處理，即使在精神狀態不佳的情況下也能完成。而對於那些需要平心靜氣思考的工作，則要謹慎對待，在做之前要進行充分的思考，不停地想，苦思之後方有靈感閃現，這時要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被幹擾的時間段集中去做。小王的這種做法不僅使自己的工作效率大大提高，而且使自己擁有了更多的業餘時間去享受工作之外的精彩生活。
這樣的生活，不正是新時代的職場“老黃牛”所要追求的嗎？把事情做好，分清主次，先要把“地塊”分類。你每天所要處理的工作，如果仔細想來無非有兩種：事務型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分，區別對待，也許你會收到事半功倍的效果。
排除幹擾，簡化問題
排除外界幹擾
任何事情都是有它的內在規律在裏麵的，做事情也是需要講技巧的。
拒絕就是一項非常重要的溝通技巧。隻有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓其他人的額外要求，使自己陷入忙亂的局麵。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什麼，或是不想要做什麼，什麼對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其他人。如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？
前思後想，在你做出決定之後，這話該怎麼說呢？如果是比較熟識的本單位內的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直截了當地說：“抱歉，幫不上忙”，或是“現在真的很忙，抽不出時間。”不要多費唇舌，也不需要解釋一大堆的理由，隻要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在更需要解決的問題上。
當你正專注於手頭的工作任務時，突然上司讓你去做一些不太重要的事情，或者同事找你幫忙處理一些文件，如果放下手頭的工作任務，那麼思緒就會被打亂，有可能要重新再來，工作效率顯然就會很低。這時的你要學會巧妙地說“No”，否則整天糾纏於幫其他人處理事情當中，非但自己的工作任務完成不了，還有可能出力不討好。但是對於來自上司的幹擾，是較難妥善處理好的。一些領導有這樣的習慣：如果有客戶來，一定要讓部下也在座，你們一起接待，不管這樣做是否有必要。這種領導忘記了部下還有他自己的重要工作。為了排除來自領導的幹擾，節省自己寶貴的時間，你需要注意以下五點：
第一，定期與領導接觸，要盡量地使自己對領導提出的報告或接觸製度化。這樣一來，領導也就不會經常幹擾你，占用你的時間。
第二，經過和領導協商製定出你自己的預定日程計劃。這就是所謂的心理戰，領導如果想叫你完成主要業務，就不會幹擾你，打擾你的預定日程。
第三，使自己的日程表與領導的日程表同步，按照工作種類分類能大量減少對你的幹擾。要經常暗示領導，最好事先與你打個招呼，以便計劃你的時間，減少時間衝突。
第四，不在其位，不謀其政。你的領導之所以習慣性地找你辦各種瑣碎的事情，即使這種事不歸你管，是因為你不具有獨立性。要改變這種局麵，就要擺脫不是自己工作範圍內的事務，讓他去找其他人幫忙。
第五，找一個其他人不常去的僻靜場所，如檔案室、會議廳，即使領導想吩咐你做什麼工作，也難以找到你，或許就會委派別人去幹。這樣做之前，最好告訴同事，我去幹某項重要工作，但不要告訴他你的棲身之處，不然領導仍可把你找到。
巧妙說“不”
李先生是做效果圖的，為人比較隨和，別人有事情都找他，打印文件、加個標頭、做個表格……甚至電話響了也要他接，結果自己的一份效果圖被一拖再拖，領導一催再催，被罵了好多次，迫不得已加班完成，他現在已經成了公司的“加班專業戶”。
其實，他完全可以說“No”。在工作中維持“老好人”的形象、令所有人滿意是不可能的。在自己的工作和其他人的求助相互衝突的時候，最好采取這樣的策略比較合適：先掃自家門前雪，再管他人瓦上霜。當然，在說“No”的技巧上，可以采取婉轉、迂回的方式，避免直接拒絕。
說“不”的確是需要勇氣與實力的，但是同樣的話不一樣的表達方式，所收到的效果也是不一樣的。直接對領導說“不”，領導一定會覺得你是個很沒用的人。至少，不要一開口就對領導說“不”。當然，也有他派下來的活完成不了的情況，要真的到了那個時候，你也不能一口氣答應自己完成不了的事情，畢竟要為自己留點退路嘛。遇到那樣的情況，你應該先靜下心來好好分析一下整件事情，先了解整個工作的程序，然後再衡量自己能做多少、不能做多少。把這些情況準確地告訴自己的領導：哪些指標是你可以完成的，哪些是你不能完成的；為了順利完成任務，你可以巧妙地提出希望他怎樣來配合自己，或者請他安排其他的同事來和自己合作，並且你要向領導表達這樣的意思：您安排的工作我一直是在盡力完成。這樣的話，領導就會考慮，給你安排的工作是不是太多了，是不是超出範圍了。不用你說，他自己就開始撤退了。
如果是麵對來給送錢的“上帝”或是不太熟識的其他部門同事，就應該采取間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何回應才能維持更好的關係，建立未來合作的基礎。首先，你要說明無法答應的原因，並表示你的歉意。然後，要幫助對方找到另一個更好的解決方法，例如有沒有可能找到其他人幫忙。這樣讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。這個順水人情一定要做，但是在以後的工作過程中，切忌無原則地幫忙，把自己給搭進去那就不值了。
把問題簡單化
作為單位裏的“老黃牛”，除了不要插手其他“牛”的地界範圍內的工作任務外，為了節省時間和精力，提高工作效率，還應在屬於自己的工作過程中做精簡。也就是說，隻做那些非做不可的工作，而可做可不做的工作則應盡量排除，少做無效勞動。例如：彙報任務時，不必花費很多時間去背誦，以顯示自己的記憶力；要減少頭腦的儲存負擔，提高頭腦的處理功能；有些彙報提前發給大家，這樣就沒有必要再在會上給大家讀了，會上隻對彙報內容進行討論；打電話能辦的事就不要寫信，便條可以解決的就不要寫長信；應該由下級提出的便讓下級準備，不替下級思考問題；辦事前做好準備，搞好溝通，減少不必要的扯皮和誤工等等。對那些非做不可的工作項目，也要綜合起來考慮，哪些先辦，哪些後辦；哪些要重點抓，哪些隻要過問一下就可以了；哪些事要專門去辦，哪些事可以合起來辦；哪些事用整塊時間辦，哪些事可以用零碎時間辦；哪些事必須按規定程序辦，哪些事可以用簡便易行的辦法辦等等。美國享有盛譽的管理專家伯納姆在他的名著《提高生產率》中提出，領導在處理任何工作時，首先要問自己，這件事能不能取消？能不能與別的工作合並？能不能用更簡便的東西代替？這樣一來，工作頭緒就大大減少了，時間就節省了，效率就提高了，這樣工作，主動權也就掌控在自己的手裏了，也就不至於總讓其他人牽著鼻子走了。
不做無用功
編劇家西蒙決定是否將一個偉大的構想轉化為劇本之前會問自己：“假如我要寫這個劇本，每一頁都盡量保持故事的原則性，而且，能讓劇情和其中角色都發揮得淋漓盡致，那這個劇本該有多好呢？”如果答案是：“還不錯，會是一個好劇本，但卻不值得花費一兩年時間。”西蒙當然不會去下筆。
但遺憾的是，大多數人往往走到生命的盡頭時才開始問類似的問題。也許是因為年輕時並不了解，計劃一旦開始，要花費時間才能夠完成。時間專家葛裏斯曼在一所大學擔任係主任時，一個全國性機構邀請他在他們的年度會議上發表演講，他憑主觀認為是有關政治方麵的題目，於是花費了相當多的時間和精力，但最終結果卻令他非常失望和不滿，出席會議的總共隻有四個人。
在現代的職場裏同樣如此，大多數“頭牛”隻會從本部門的角度來說明目標。你需要了解這個新目標的所有相關事宜——你的工作任務、職責、重點、精力和時間安排，需要做何改變。舉例來說：如果你是電話客服中心的員工，當上司大聲提出創新目標時，你可能想：這將改變我處理客戶來電的時間。如果單位的目標跟你的工作有關，你就得弄清楚它將如何影響你的工作方式，以及單位是否希望你改變工作的重心。除非已經對要改變的內容有所了解，否則決不去接受它。你應該問：要改變的內容對你而言有何意義？你應該負責哪一類的工作事項？這不是在拒絕工作，而是要求將工作的內容說清楚講明白。這跟你在那傻等著領導給你分派工作清單是根本不相同的，你是在通過自己的腦袋進行思考。
這麼問的目的在於試探接下來的步驟。若你隻是問：“有十四項工作需要做，我該先做哪一項？”或者：“你可以幫我分析這個目標，告訴我這禮拜該做什麼嗎？”其實，你可以自行想辦法。當然如果有別人正確指引你該把力氣用在哪裏，你就會少走彎路，不浪費時間和精力。所以，務必要搞清楚自己接下來應該做些什麼事。這個問題有助於你了解組織的成功跟你有何關聯：“好，我們要將客戶滿意度提升10％，能幫我了解該怎麼做嗎？我怎麼知道我正朝著目標前進？可不可以指點我一下？我會聽到客戶不同的聲音嗎？我怎麼知道自己是不是搞砸了？我當然想避免那種事發生，可以告訴我該注意哪些事情嗎？”在你接受工作任務之前，你必須先弄清楚怎樣才能更省力省時地完成工作任務，取得成功，而不隻是以公司的衡量標準來看待成功。
生活中，不值得去做的事情真是太多了。同樣的道理，你在職場裏“混戰”，不值得做的事情也不用去做，無利無益的事情做它又有什麼用。那麼，怎麼才能識別它是否值得去做呢？
第一步，當自己的領導已經設定好新的工作目標，或告知你本單位裏的新目標後，應該提出疑問：“新目標將會如何改變我目前的工作方法？”
第二步，如果對答案仍有疑問，那就再問五次為什麼。接下來再問：“第一步我該怎麼做？從哪裏著手最好？”
第三步，當你明白自己的下一步工作內容後，緊接著你就要問：“我怎樣才算達成目標？”或者：“我應該注意哪些事項，以確定自己有進展，而且命中目標？”
職場拒絕“爛尾樓”
身在職場的人們，對他們來說辛苦受累，困難重重這都算不上什麼，最讓人難以接受的就是被職場人士稱之為爛尾工作的職場陷阱。你我或許都曾經遇到過這樣的事，都做過這樣的無用功。這種吃力不討好的工作陷阱中，最令人頭疼的，莫過於爛尾工程。