一、不同的年齡階段
同樣的問題，對不同年齡階段的人的批評方式是不一樣的。這就要求批評者在開展批評工作之前，要確定其年齡段，正確地加以區分。對年齡大一些的人，一般應采用商榷式的語言；對年齡相近的人，由於共同點多一些就可以自由交談；對年齡比自己小的人，可以用一些開導性語言使其加深認識。同時，批評時還要注意稱謂。對年長些的人應加上謙語：如以“老”字做詞綴（“老王同誌”、“王老”），以職務為後綴（“張主任”、“李所長”）等等，這樣顯得較鄭重，有禮貌。對年齡相近的人的稱謂則可以隨便一些，可直呼其名，也可使用一些常用的稱呼，若彼此還不是很熟悉，則稱呼可鄭重一些。
二、要區別職業
三百六十行，行行都有其職業特點，也有相應的批評要求，即便是在同一行業中，不同的工種、不同的級別的人還應有所區別。對那些工作能手和初學者的要求不一樣，批評也不能相同，而對擔任領導職務的人和一般的工作人員的批評也不應該采取同一種方法。一般說來，對那些工作能手和行政級別相對高些的人，要求也相對嚴格一些，批評也要嚴厲一些。
三、分清知識結構
不同人的知識結構、閱曆情況各有不同，因此必須根據其知識、閱曆的不同，運用不同的語言藝術來展開批評。有幾十年工齡的老同誌，你一聲輕歎，就會勾起他對過去的回憶，從而激發其心中的共鳴；受過高等教育的下級，可能因你對某些深奧理論的熟諳而產生由衷的敬意。知識、閱曆深的人需要講清道理，必要時隻須蜻蜓點水，他便心領神會，而不需要嘮嘮叨叨，沒完沒了地去做工作。相反，對知識、閱曆淺的人必須分析、講清利害關係，他們看重的是結果如何，而不理會其中的奧秘究竟怎樣；之乎者也、文縐縐的詞句，隻能使他們如入五裏雲端，辨不出東西南北。較為傳統的老同誌不喜歡那些開放性的詞句，五光十色的世界令他們目不暇接，莫不如通過對往日的回憶給他們安慰。年輕人討厭那些陳腐的說教和詭秘的人際關係，他們需要理解，喜歡直來直去。可見，不同知識結構、不同閱曆的人，他們在接受批評時的心理狀況是有相當大差異的。
四、摸清心理情況
心理，主要指人的氣質、性格、對工作的興趣和自我更正能力，是一個外延廣泛的概念。批評者必須首先摸清對方的情況，在心理上占上風，否則將不會成功。
按照心理學的分類，人的氣質主要分為膽汁質、多血質、粘液質、抑鬱質四種類型。批評者應該根據各種類型人的不同特點來決定使用何種批評方式。膽汁質的人情緒外露，一點即爆。批評者在批評這種類型的人時不宜使用帶有更多情感色彩的語言，但又不能因怕起“火”而不敢點，而是要擺出事實和道理，不給其以任何發作的籍口。多血質的人較隨和，但因其性情體驗不深而要特別在邏輯和道理上下功夫。粘液質的人雖然穩重但生氣不足，因此要適當給予情感刺激，激發其朝氣和前進的活力。至於抑鬱質的人，由於心細而內向，所以批評的語言宜點到為妥，並盡量消除彼此之間的距離感，增加情感上的認同。誠然，現實中人的氣質類型並非如此分明，更多的是混合型。所以我們在批評他人時可以針對不同狀況，綜合運用各種語言藝術，以達到批評目的。
當代瑞士心理學家卡爾·榮格曾將人的性格分為外傾型和內傾型兩類。外傾型開朗、活潑、善於交際；內傾型孤僻、恬靜、處事謹慎。對於前者可以直截了當，談話要幹淨利落；後者需要委婉，措詞要注意斟酌。至於介乎二者之間的中間性格類型的人，可以根據實際情況隨機應變、因人而異。
一般說來，那些對改進工作有濃厚興趣的人，大多希望能得到他人的批評指正；反之，那些對工作缺乏興趣的人，必須多費口舌調動或激發其改進工作的興趣；對於那些無視批評、屢教不改的人，在嚴厲批評的同時，也要采取一定的紀律或行政措施加以督促，以儆效尤。假如其有很強的自我更正能力，那麼批評者隻須用中性、平靜的語言提醒他注意就可以了；人的能力有高低之分，對於那些能力弱的人，自然要提供更多的幫助，必要時直至調換其工作。
可見，批評不是簡單的指正，而是一門複雜的語言藝術，隻有做到因人而異、靈活運用，才能達到批評的效果，否則的話，隻能適得其反，所以說批評要因人而異。
避免批評招人怨
批評不同於讚美容易被人接受，因為它涉及一個人的心理、情緒、自尊心、思想狀態等諸多因素。所以，由於批評不當而招致對方怨恨的事例是相當多的，如果因批評不當而招對方怨恨，那麼批評非但沒有達到目的，效果適得其反。
在我們進行批評時，都應該認識到批評具有責任與藝術兩種性質。隻有清楚地認識到這一點，我們提出的批評才可能公平、有力、正確、中肯而不招人怨。
那麼，要使批評具有藝術性，我們必須掌握並運用好以下幾種方法：
一、先欣賞後批評
例如，美國總統卡爾文·柯立芝任職期間，在一個周末，曾對他的一位女秘書說：“你穿的這套衣服真漂亮，你是一位很有魅力的女子。”柯立芝生性比較沉默寡言，這大概是他有生以來對一位秘書的最熱情的讚辭了。這對於那位秘書來說覺得太意外了，太不尋常了，以至於她不知所措。柯立芝接著說：“好啦，別愣在那兒，我這樣說隻是讓你高興。從現在起，我希望你對標點符號再注意點。”
這樣的方式似乎不太含蓄，但運用的心理原理卻相當高明。人們在聽不太愉快的事之前，聽到對自己優點的讚揚，這樣做能讓對方容易接受一些。如果我們能夠更含蓄一些表達，效果會更好。
二、用恰當的連接詞
由於我們的漢語詞彙極為豐富，很可能由一個詞的不同就可以造成語氣的改變。許多人在批評別人前注意到先誠心誠意表揚了別人，但是他接下來用了一個轉折詞，下麵就是一大通批評。比如一個老師對一個學生說：“你這學期的成績有所提高，我真為你高興。但是，如果你對英語不偏科，在上麵多下點工夫，那會更好的！”在這種情況下，那學生在“但是”之前是接受的，但是在“但是”之後他就會開始對老師表揚的誠意產生懷疑了。甚至認為，表揚隻是一種策略，目的卻是對他偏科的批評，從而引起學生的反感。這樣就達不到我們批評目的，並且讓別人產生曲解。他可以這樣說：“你這學期的成績有所提高，我真為你高興。如果你下學期繼續認真努力，那你英語成績會像其它科目一樣好的。”這樣，他會接受表揚，因為後麵沒有說出他的失敗，而又間接提醒他應注意的問題。
所以，建議你在批評別人時，盡可能把轉折關係改成遞進關係，這樣效果會更好。
三、以身作則暗示
敏感的人對直截了當的批評是深惡痛絕的，那麼你可以間接地提醒他們注意錯誤，這樣做會取得意想不到的效果。
四、用自己曾有的過失類比
先看一位老師是怎樣對一位學生說的：“張華，念大學時，我也像你一樣喜歡外出，但又往往忘記返校時間，以致晚歸，為此受到學校的通報批評。我提醒你，今後在這方麵也要稍為注意點。”這樣批評，對方容易接受，且對錯誤的改正目標也較為明確。
這位老師就是先提起自己當年的錯誤，他沒有威脅、也沒有警告什麼，隻是說了類似的錯誤，及為此付出的代價，所起到的效果是相當明顯的，不難想象張華今後肯定改正了。生活中我們會看到孩子學習不求精的現象，總是一知半解。這時做父母的就要對孩子說：“以前我上學時，也和你一樣，上課時全聽懂了，可課後沒有複習，結果有的知識就忘了。天長日久，新的知識不斷增加，就感覺到吃力了。後來我改變了學習方法，課後及時複習，做到堅持不懈。等考試時，我的成績在全班名列前茅呢。”
這種說法沒有正麵批評孩子，也沒有對孩子說應如何如何，而是舉自己當年的切身事例，讓孩子自己領悟應該如何去做。
五、多提問少命令
沒有人喜歡讓別人命令自己，所以我們不要試圖去命令別人。急躁的命令會造成極深怨恨的，假如換用提問式會好得多。因為提問形式能使人保持自尊，並使他感到自身的重要，這樣他是不會想到反擊的。我們不要說你應該怎樣怎樣，你不應該怎樣怎樣。而說“你看這樣做怎麼樣？這樣做會好些吧？”
六、給對方以信心
一個人對自己所犯的錯誤都會耿耿於懷，懊惱、沮喪，甚至認為自己無藥可救了。所以在指出別人錯誤時就應該針對這一點，讓他感到這錯誤是容易改進的。例如：小王愛好書法，一日，他把自己的習作拿給教書法的李老師，請他為其指導。李老師對小王說：“其實你寫字的基礎還是不錯的，隻要在幾個小地方作點改進，字就會寫得更漂亮。”小張聽了老師的話，一點也不感到失望和沮喪，反而對改正“幾個小地方”充滿了信心。