在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易為自己贏得朋友。
在通話時，接電話在的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛出來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方：“一有空閑，我馬上打電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。
遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有？我還有別的事情呢，”而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了”，“真不希望就此道別，不過以後真的希望再有機會與您聯絡”。
聲音傳遞形象
電話裏一樣存在著形象問題，當你打電話的時候，對方不能依靠視覺來作出反應，但你的聲音早已告訴了對方，也就是說聲音在傳遞著你的形象，因此，你的聲音在電話中至關重要，必須注意以下幾點：
一、讓你的聲音告訴對方你是多麼願意接聽這個電話，並對對方所說的內容很感興趣，讓對方在滿足中幻想出你的美好形象。
二、語言要簡潔直率，避免機械地重複某些呆板的詞句，尤其要避免提及技術方麵的術語和觀點，也不要講方言。
三、說話清晰明了，不要兜圈繞彎，把你的意思直接傳達給對方就可以了。
四、用你正常的聲音說話，避免聲音過大或過小。使用正常的語速，不要過快或過慢。同時適當地改變語調會取得最佳效果，既能表達重點，也能增添話語的感情色彩與活力，同時有助於對方了解你的意圖。
五、準確說出重要客戶的姓名，你可以使用電話記事本記錄對方姓名的準確發音，這樣會避免回電話時因念錯對方的姓名而尷尬。
六、如果使用免提電話，應該不停地詢問對方是否聽得清楚你的聲音，許多免提電話聽上去聲音空蕩，因此很多人不喜歡使用它，你最好也不要使用。
七、一天內按不同的時間錄下與別人的通話內容，然後選擇出最佳狀態和最差狀態，盡量改善線路不暢或者電話機效果不佳的狀態，確保自己的聲音更有力，更能給人留下深刻的印象。
做好了這些工作，你的形象不知不覺就在對方的頭腦中形成了，有了一個好的形象是辦事的基礎。
用電話與客戶溝通
商業來往離不開電話，要是用電話與客戶溝通的話應注意以下幾點：
一、重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，這時你會對該單位有較好的印象。相反，在電話中隻要你稍微注意一下自己的行為，也會給對方傳遞完全不同的印象。同樣說：“你好，這裏是xx公司。”但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，頭腦裏要有“我代表單位形象”的意識。
二、要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於麵部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。
三、端正的姿態與清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
四、迅速準確接聽
工作時，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長途電話為優先。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了很久才拿起話筒，應該先向對方道歉，不要接起電話隻是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
五、有效電話溝通
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答複“他不在”，即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。對方查詢本部門其他單位電話號碼時，應迅即查告，不能回答不知道。
我們應及時確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。
接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。
電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數據或另行聯係的查催案件，應先估計可能耗用時間的長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久等，應改用另行回話方式，並盡早回話。以電話索取書表時，應把握時效，盡快地寄達。
電話談判小技巧
一、巧妙透露信息
通過電話談判是常用的一種手段，你可以看似無意地透露一些信息給對方。如果你是賣方，可以透露出物價有可能上漲的消息，或者由於原材料緊張，漲價以及資金周轉困難等原因，某產品可能暫停生產或縮減生產量等等消息。反過來是買方的話，你可以透露將與另一家洽談的消息，或者物價有可能下跌等等有利於己方的消息。由於這些消息是通過你與第三者在電話中對話而傳到談判對方的耳朵裏的，就給對方一種假象，似乎是天賜良機讓其得知了重要信息，從而增加了可信度。這就有利於你在談判中處於主動地位，使談判向有利於自己的方麵轉化。
二、虛擬競爭者
談判前要事先安排一個人在談判的適當時候，作為競爭者（新的賣主或買主）打來電話，能刺激與你正在談判的對方的購買欲或銷售欲，促使對方不再猶豫不決，從而立刻作出決定；或者能軟化對方的強硬態度，降低其要求，促使談判走向成功。
三、搬出後台
談判遇到難題時，你可以打個電話，請示後台，借助後台的要求來與談判的對方討價還價，使對方不便於正麵攻擊你，並鈍化其鋒芒。這種“後台”可以是上級，也可以是同事或親朋好友，甚至可以根本不出現在電話中而隻在你的頭腦裏。這是電話的獨特作用，必要時不可忘記。
四、延緩時間
對於談判中出現的始料不及的問題，為避免談判的對方迫使你草率地作出決定，你可以隨意撥個電話，假裝與別人談論一個重要的問題，這樣就贏得寶貴時間來考慮談判中的問題。你也可以在電話中說：“我馬上就來。”借此暫時離開談判室，然後去請示上級或找同事商量。你還可以借此名正言順地提出休會要求。
五、借故換人或放棄談判
在談判中，如果你發覺由於言詞激烈等原因，雙方產生了心理不相容的現象，為緩和緊張的談判氣氛，你可以胡亂地撥個電話，在電話上說有急事要辦，放下電話，再向談判對方提出換人的要求。當談判中出現你難以對付的情況時，你也可以用此方式要求換人。當你發覺更為有利於己方的新談判對象，或者繼續談判對己方不利或無法達到自己的目的時，你還可以用這樣的方式提出中止談判的要求，也許一切都會轉變，使談判成功。
六、促使盡快簽訂合同
合同一經簽訂就不能變動了。因此談判者在簽訂合同之前常常患得患失，遲疑不決。許多談判最終歸於失敗的例子啟示我們：當你希望簽訂合同而對方雖表露了願意簽訂合同的意向卻還不願意即刻簽訂合同時，你可以隨便撥個電話，說有緊急事情要處理，借以催促對方抓緊時間簽訂合同，這時也許對方會下定決心的。