十二、要報出本人姓名和單位名稱
給陌生人打電話談事情，要使用這樣的語言：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”如果是秘書接的，等本人來接時，還需再報一次姓名和單位。為使對方能聽清楚，說話節奏應比交談時稍慢些。
十三、如果想留言請對方回電，切記要留下自己的電話號碼，這是最基本的禮儀
即使對方是熟人，雙方經常通話，這樣做，也至少能使對方不必分神再去查電話號碼簿。如果對方在外地，則最好說明自己將於何時再打電話，請其等候，切不可讓對方花錢打長途來找你。
十四、要問對方此時打去電話是否方便
突然打電話，成為“不速之客”，也是不文明的做法。要弄清是否有必要在電話中討論這些問題。有些問題麵對麵地交談更為合適。對必須在電話中討論的問題，要問清何時去電話最方便。
十五、要讓對方知道通話時是否另有人在聽，或一會兒有人要來
如果你的電話內容和其他人有一定關係的話，你一定要向對方事先說明，有必要也可以讓別人來接聽電話。
十六、妥善組織通話內容
最好事先把有關資料寄去或電傳過去，使對方能有所準備。通話時，雙方可對照資料交談，以便節省時間。
十七、用心聽
在電話中交談時常有聽不清的時候，所以應特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動動桌上的東西，心不在焉。這種習慣很不好，容易影響通話的效果。最好邊談邊作筆記。
十八、思想不可開小差
通話時如有人無意中闖入，此人應自覺退出。否則，你可向話筒說聲“對不起”後，有禮貌而堅決地請那人退出，可以說：“等我打完這個電話後再和你談。”
如果辦公室有來客時電話鈴響了，可以暫時不接。除非你一直在等這個電話。如屬於這種情況，則應向來客說明情況。
十九、注意隨口語言
有些人平時說話往往加上一些隨口語言，這些隨口語言是不經意間說出的，所以很難改掉，有時不分場合和身份隨口語言就帶了出來，要是打電話，講某件事情時很容易說出這些隨口語言的，但要注意的是有些不好的語言千萬別說，有些無關緊要的也不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜。如：“教授”、“經理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名。即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時應慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調再平和，在電話中聽去也使人有被質問的感覺。提意見時不妨用發問的形式，比如：“您能不能在星期三把那份材料送來？”或“那份報表您完成了嗎？”等。或者用“我”字來開頭也可以，說：“我星期三需要那份報告。”
聽話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對對方的要求作出反應或對方提出要求時，態度應積極而有禮貌，比如：“我對你說的事很趕興趣”或“請別忘了……”等等。
二十、適時結束通話
生活中講究有話則長，無話則短，但在講電話時最好長話短說。不要什麼事都以為對方聽得津津有味，也許他正在抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點掛下話筒。愛在電話裏誇誇其談的人，最好在桌上放一台鬧鍾，以便控製通話時間，及時提醒自己：“時間到了。”
結束通話時，要把剛才談過的問題適當總結一下。比如說，“我將在星期四中午告訴你最後的數字”，或：“我看雙方還需要再作些調查才好定案。找時間再談一次如何？下周三你方便嗎？”等。不要把問題掛在那裏，說了半天等於沒說。
最後應說幾句客氣話：“很高興和你交談”，“謝謝您打來電話”。以便顯得熱情些。放話筒的動作要輕，否則對方會以為你在摔電話。話筒沒放穩前，千萬不可發牢騷，說怪話，對剛才的交談妄加評論，以免被對方聽到。要真是那樣，你電話裏說得再好，就要大打折扣了，甚至得罪了人家你還不知道。
接聽電話的技巧
一、如何接電話
接電話和打電話同等重要，首先，要提前做好通話的準備，無論是私人還是公務電話，既然打給你，一定有事情，特別是接聽公務電話時，你應該在電話機旁準備好一些物品：電話號碼簿、電話記錄本和記錄用筆。不要總是在需要時告訴對方：“請等等，我去拿紙和筆。”這樣既拖延了通話的時間，也是不禮貌的行為。
其次，聽到電話鈴聲，應盡快放下手中所做的事情去接電話。有些單位規定在鈴響三聲內接電話，這是很有必要的。受話人所說的頭一句話應是親切地問對方“你好”，接下來便是說出自己的工作單位及姓名，這樣做，不僅禮貌，還可幫助對方確認自己有沒有撥錯電話號碼。
電話鈴響時，如果自己正在與客人交談，應先向客人打聲招呼，然後再去接電話。如果發覺打來的電話不宜為外人所知，可以告訴對方“我身邊有客人，一會兒我再給你回電話”。不要拋下客人，在電話中談個沒完。這樣身邊的客人有被輕視的感覺。
無論在哪裏接電話，都要儀態文雅、莊重，應輕拿、輕放，把電話機移向自己身邊時，不要伸手猛拉過來。在通話時，不要拿腔拿調的，應該聲調適中，語氣柔和沉穩。
不要在聽電話時與旁人打招呼、說話或小聲議論某些問題，如遇接電話時室內有許多人正在開會聊天，可先請他們停下來，然後再接電話。
在通話過程中，為了使對方知道自己一直在傾聽，或表示理解與同意，應時不時地輕聲說些“嗯”、“是”、“對”、“行”之類的短語。
通話完畢後，可以詢問對方“還有什麼事嗎”或者“還有什麼要吩咐嗎”這一類客套話，既是表示尊重對方，也是提醒對方，請對方先放下電話，再輕放下自己的電話。
在辦公室裏接電話有別於家裏。在家裏有時會放鬆一些，想怎樣說就怎樣說的時候也多，但在辦公室就要八麵玲瓏，隨機應變才行。
現在很多人是很沒有禮貌的，打來電話劈頭就問，誰誰的電話是多少？誰誰在嗎？雖然問辦公室這些問題也在情理之中，但連自家家門也不報一下，則很讓人不舒服了。其中一些人確實是沒有惡意的，隻是習慣了，比如一些領導給下屬打電話是很少先報姓名的，而是一上來就說問題，這就要求我們在接聽上級領導電話時有靈敏的耳朵，能很快的辨別出來，從而作出合理的答複；萬一聽不出來，就要問清楚，不要怕領導怪罪。如果你剛來單位，誰也不認識，你還是要認真辯明誰的口音，尤其是領導，我肯定，你一接電話，就能報出對方的名號，對方肯定非常開心，起碼對你第一感覺就好了，以後開展工作就會順利的多。
對於外單位的人，一定要問清對方的身份，要做什麼事情，在充分了解的基礎上，才能提供領導的電話號碼等，否則就要委婉的給予拒絕。
不管你用什麼方法擋駕，無論是對公司內部的職員，還是對公司外麵的客人，在拒絕之前先要傾聽，盡可能地讓對方把處境與需要講得更清楚一些。耐心地傾聽能讓對方產生被尊重的感覺，當你婉轉表明自己拒絕的立場時，盡量做到不傷害他，而且不會讓人覺得你在應付了事。
二、接聽電話禁忌
需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見麵禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什麼事兒？”
萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發脾氣。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。
如果有可能，不妨問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
在通話過程中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。
在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。
極其個別的人，接電話時像在生活中一樣用“勢利眼”看人。這種人接電話，以為自己很了不起，其實他不知道自己變得極為庸俗，令人生厭。這種人在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀”、“什麼事呀”，然後能推的事情就推，能拖的就拖，有一種“事不關己，高高掛起”的姿態。不過這種人反應還是比較快的，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。