3複信的內容應清楚、簡潔、用詞準確。對就診者來信所提的問題，要給以具體的和科學的答複。注意避免一些引起法律糾紛的詞句，盡量少用絕對性的句子。
4複信中除注明複信人的姓名與身份外，還要有複信人或預約中心（處）主管的親筆簽名。地址和複信日期要書寫完整。因為就診者不知道你的電話才通過信函，所以要寫上醫院預約中心（處）的電話，方便聯係和確認就診時間。
5複信所用的信紙、信封應質量上乘，格式規範。有可能的話，應該有專門設計的信箋。
（三）電報、電傳、傳真預約
預約人通過電報、電傳或傳真預約門診/住院，是較為常見的一種預約方式。這種方式較適用於大中型醫院，因為它們一般都具備了現代化通訊設備。許多人和業務單位也習慣於這種方式。這種預約方式傳遞信息迅速、準確，而且有據可查。
受理電報、電傳、傳真預約時應注意：
1接收或發出電報、電傳及傳真後，及時打上時間印記和回複電話號碼。
2回複要迅速準確，電傳、傳真盡可能用發件人原線路發回。
3語言要簡明扼要，準確規範。
4做好預約資料的保留存檔，以備以後查對。
（四） 麵約
麵約是就診者親自或委托他人到醫院，與預約員麵對麵地洽談預約事宜。這種預約方式能使預約員有機會詳盡地了解就診者的需求，並當麵解答對方提出的問題，有利於開展和宣傳醫院的醫療服務。麵約可能會占預約總量的50%，尤其是預約業務剛剛開始的時候。
與預約者麵談預約事宜時應注意：
1儀表端莊、舉止大方，講究禮節禮貌，態度熱情，語音、語調適當、婉轉。
2把握預約者的心理，運用你的技巧和智慧，靈活地開展門診/住院和醫院其他服務。必要時，還可向他介紹醫院的其他設施與服務，以供就診者進一步了解醫院的服務項目。
3向就診者明確說明預約時段隻保留到某一規定時段前20分鍾，逾期則自動取消；有可能的話要求預約者預先交掛號費。
（五）電腦網絡預約
隨著現代科學技術的發展，越來越多的醫院安裝了電腦終端，對於連鎖醫院和合作醫院尤其如此。這種現代化的預約方式，具有信息傳遞快、簡單明了、就診者選擇性強、可靠性強等特點，可以通過網絡全麵了解醫院的情況。通過電腦網絡預約係統，可把醫院預約係統與各合作醫院、各大業務單位等機構聯網，使各係統緊密聯係起來。具體優點簡述如下：
1傳遞信息最快捷，最準確。
2選擇性最強。預約者可以根據網上提供的醫院信息，包括專家介紹、專家出診情況、專科特色、出診醫生動態等進行選擇。
3資料最全麵。隻要醫院設計者要求就診者提供的信息均可以得到，比如說，除了病曆號、姓名、性別等基本信息外，就診者可以根據提示描述自己病情（主訴、現病史、既往史和原來的診斷），提供給醫生參考，這些資料的提供為將來全電子化病曆提供了基礎。
4可以避免假信息。由於網上預約需要一些確認的資料，如就診卡號、身份證號、醫療類別等具有隱私性質的資料，一般是不會假冒搗蛋的。
5是提高醫院公信度的最佳途徑。隻要網上預約功能完整，預約到位，就診者得到方便，醫院的公信度就會大大提高。
6操作簡單，效率高。由於是預約者自己根據網上預約表的內容敲打，網上傳輸，醫院預約中心（處）不必重複勞動，將這些數據接入醫院的內部網，就可以自動分配到診室。
（六） 自助預約
自助預約是預約者通過醫院設立的電腦係統根據自己的需要進行的預約。預約者可以自己操作電腦或觸摸屏，通過熒屏出現的提示詞逐步確認。這是一個比較自由的選擇，可以保護就診者的隱私權。
為了避免電腦好奇者的亂動而損壞設備，建議使用刷卡進入係統。刷卡的好處在於：
預約者無須輸入自己的名字，減少誤操作的機會和節省時間，僅按提示點擊就可以完成醫院的要求。
我們要求程序設計者要照顧各種層次人群的需要，力求簡捷方便，界麵友好。
在以上各種預約方式中，目前較為常用的是麵約、電話預約和傳真預約，隨著網絡係統的建立和完善，網上預約將成為主導。無論采用哪種方式，醫院預約人員都必須注意以下幾個問題：
1無論是接受預約還是婉拒預約，都必須及時給就診者以明確答複。一般來說，為尊重就診者，就診者以何種方式預約，醫院也應以同樣的方式答複就診者。
2要經常提醒預約者，一般的情況下預約的醫生是能夠準時出診的，但如果因為非常特殊的情況，可能預約醫生不能到位，我們會安排相應級別的醫生應診，請予以諒解。這樣可以避免失信於預約者。
3為保證整個預約工作的嚴密性，應盡可能地掌握就診者的抵醫院日期。如果就診者不能講清預約的醫生，預約中心通常隻為其預約普通門診，避免病者誤會，除非你了解預約者的要求。