有經驗的朋友都了解，利用好一次活動其實是一個體力活。主管在排班時要留意，如果是半天以上的活動，至少每4個小時換一班，以便現場的同事能夠保持良好的“競技狀態”。
每位參與活動的員工都代表著本公司的形象，無特殊情況應統一著裝，佩戴工作證並別上公司名牌，給人一種整齊劃一，紀律嚴明的感覺。參加活動不是度假，事關客戶的“第一印象”。香港與日本在這點上做得特別好，曾在盛夏造訪香港的一家銀行，室外近40度的高溫中，職員們在門口發宣傳單。我走近一看，在烈日的烘烤下，他們背後的汗水早已形成白花花的結晶鹽，但他們就是如此地有紀律，將規矩作為心中不可動搖的準則，令人肅然起敬，包括像我這樣的外來客。看似一件衣著小事，卻為人家這些地區的整體服務形象帶來了廣泛的美譽，並由此逐漸形成了這些地區特有的文化，有力地帶動了當地經濟的騰飛。
兵馬未動，糧草先行，各類物料要提前落實到位。比如易拉寶，出發前要檢查金屬支撐杆是否配套，有沒有破損。有時一個活動結束後，易拉寶或X展架之類的宣傳物件被隨意亂丟，先扔上車再說，結果不是一套的組件被塞進一個架套中，下一次要用時順手一拿就走，到了現場打開後才傻眼，可憐展架瘸了一條腿，不搖搖欲墜才怪。
宣傳資料的展示也有講究。比如可以借助三棱旋轉架、梯字架等，實在不行也要在展示台中用大小和顏色的交錯搭配，作有層次的區分，以達到良好的視覺效果，提高回頭率。名片需攜帶充分，在一場較具規模的展會中，50張名片是必要的。常有些同事，出門前打開名片夾一看，好像還有幾張，就大搖大擺地去了，結果沒過一會兒當潛在客戶索要名片時，隻能說“哎呀不好意思，名片發完了”之類的話，讓客戶感覺準備不足。
強調一下，客戶聯絡表可以說最為重要。當客戶有些興趣，但又沒帶名片時，它的作用非同小可，是接下來所有跟進工作的基礎。
另一件必不可少的物料是桌布，但卻少有人重視。作為客戶，當他走過一張空空的木頭桌子時，會感覺你在“裸銷”，連這些裝點門麵的基本包裝物都沒有，公司應該不怎麼樣吧。剩下一些錦上添花的東西，比如可以帶幾件包裝精美的禮品擺在台上，以吸引路過客戶的眼球，讓他們感覺禮品唾手可得。一些時候，筆記本電腦也能派上用場。比如，聊天中發現客戶對保險感興趣，卻拿不準應投多少年，每年的收益如何計算，等等。這時，你可信手翻開顯示屏，將客戶信息輸入軟件中，結果立刻顯現。其他輔助工具如抽獎箱、筆、小刀等，以應對不時之需。
硬件準備妥當後，接下來的兩樣尤為關鍵。第一是活動效果計劃，即針對要舉辦的活動，提前定下通過這次活動獲取多少客戶聯絡方式的目標，這是唯一可量化的內容。如果計劃中也包括了計劃實現多少業績量，其實不夠科學，讓員工感覺離得比較遠，倒不如我們一環一環地扣下去，利用聯係方式為線索，層層追蹤。
主管腦子中應預想一個團隊的目標數字，比如，通過活動計劃拿50名客戶的聯係方式。不過先不要向下屬透露自己的計劃，而應去問問他們目標是多少。當你第一次問他們這個問題時，絕大多數人會回答“盡量吧，肯定是越多越好”，這往往是結果悲催的開始。要知道，這句話背後的思想，正是他們每每在活動中毫無建樹的主要原因，沒有之一。這句話代表他們根本沒有下決心，或者還不習慣在數量上給自己一個要求。
與之相反，頂尖銷售的常用語是“一定抓20個潛在客戶”，字正腔圓，鏗鏘有力。在活動中，他們的狀態完全不同，每記下一位客戶的聯係方式，都會在心裏暗暗對自己說：爽，離目標又近了一步！最終他們一定滿載而歸。
由此可見，管理需要管思想，真乃是千真萬確啊。
其次是客戶組織方麵的準備。並非所有活動邀請客戶的思路都是一個模樣。在主要以拓展新客戶為目的的活動中，如果是自己一家請客戶，相對單純，主要聯絡那些日常喜歡該類活動的潛在客戶，或為計劃優先營銷的那些客戶，創造一次見麵的機會。而大多數活動都是要與其他機構合作才能舉辦的，這就好比旅遊公司，為了拓展業務增加成團的機會，常常與其他旅行社聯合發團，抱團取暖。在這類活動中，可有意識地請第三方多邀請客戶，順水人情的同時，也讓我們有機會直接接觸到其他機構通過某種渠道獲取的潛在客戶。