第九章 提高績效，落實工作2
怎樣處理公文
公文是傳遞信息、實施領導的重要工具。通常公文處理中的主要弊端是：文件越發越多，簡報越寫越繁，文字越來越長，周轉越來越慢，落實越來越差。這樣一來，不僅使得領導人苦於案牘，而且浪費了大量人力財力，影響工作效率，敗壞了領導機關作風，滋長官僚主義，嚴重影響社會主義現代化建設。解決的辦法是：
1．控製發文。領導者和辦公室負責人對於發文必須嚴格把關，切實控製發文頻率、發文數量和發文範圍，並努力提高發文質量。凡內容空洞、要旨不清的不發；可用口頭或電話傳達的不發；質量低劣的不發，打回去重新起草；對於那些下邊抄上邊、層層搞“轉發”的文件盡可能少發或不發；對於那些穿靴戴帽、四平八穩、無關痛癢、動輒數千言甚至上萬言的所謂“簡報”，更應堅決禁絕。對於什麼部門可以辦簡報，什麼部門不必辦；領導機關要統一掌握，做到少而精，防止濫辦濫發，空耗工作人員和領導的精力。必要的文件和簡報也要講求質量，開門見山，直截了當，言簡意賅。對篇幅也要有個限製，譬如簡報或一般請示報告可否以千字為限，長者不予受理或不予簽發。公文的發放範圍也要嚴格控製，該發到哪一級就發到哪一級，該發給哪些有關部門就隻給哪些部門，無關的一律不送，不要不管什麼內容，都發至“各廳局、各縣區”或“各鄉鎮”。
2．篩選來文。凡是來文，應該讓秘書或助手先行閱辦，讓他們從大量來文中篩選出重要的文件，再送交領導者批閱。對於篇幅過長而又必須了解的材料，應讓秘書將其重點標出，或經過綜合整理，摘要編寫成簡短的情報，再供領導者參閱。有人作過統計，一個市長每周用於審批各類書麵報告的時間是20小時左右，平均每天3個多小：時。根據目前通行的文件格式，如果把開頭結尾的“靴子”、“帽子”都刪去，那麼每周就可以節省看文件時間5小時；如果秘書能給搞成摘要，則可以節約10小時，一年就節約480小時，按8小時工作製計算，合兩個月的時間！真是一個可觀的數字！
3．快速閱文。領導者每天一上班，總是有一大堆文件和材料等著批閱，一般都有數萬字甚至更多。如果都一一閱讀，一天8小時都搭上也不夠用。怎麼辦？有一個辦法：可以按文件的性質、內容和輕重緩急程度，采取精讀、粗讀和翻閱幾種不同閱文方式。翻閱就是隻看看標題，在腦子裏掛個號，一旦處理與其有關的工作時，再拿出來細看；粗讀就是看個主要精神和大概意思，有個基本了解就可以了；隻有那些內容很重要、政策性和時間性又很強的來文，才仔細地看，反複地研究。下級來的請示報告，一般先由辦公室主任提出處理辦法，然後領導再看。另外，看文件也不一定非得用完整的時間。會前會後和間歇時間、處理問題和談話的空隙時間、等人等車時間等，都可以用來看材料閱文件，這樣可以把完整的“黃金時間”騰出來處理更重要的事情。
4．限期辦文。為克服公文長期旅行、辦事拖拉的現象，應規定處理公文的期限。比如，有的黨政機關規定，從領導機關收到下級請示報告之日起，如在15天之內不作答複，就等於許可默認，報請單位就可以自行處理，倘若產生不良後果，應由接收報告的領導機關負責。至於急件，要隨到隨辦，不在15天之列。類似的辦法，對於嚴格領導機關辦理公文各個環節的責任製，提高辦文辦事效率，都可以起到重要的促進作用。
5．催促完文。領導者對某件公文作了批示，並不等於該項公文的處理已經完結，而應繼續掌握批示的落實情況，指定秘書或助手負責查辦，看該項批示是否準時下達？有沒有付諸實行？落實結果怎樣？讓他們及時把辦理情況反饋回來，彙報給批文的領導。對於重大問題的批示，領導者還應當親自過問和督促。這不僅是加速文件周轉、發揮文件作用的重要手段，也是轉變領導作風、提高領導效能的重要措施。
怎樣撰寫述職報告
述職報告是領導者向上級和群眾彙報自己職責完成情況的一種文字材料。述職報告寫得怎樣，不僅能在一定程度上反映出這位領導者的綜合概括能力、邏輯思維能力、文字和口頭表達能力以及個性特點，而且還能直接影響上級領導和群眾對述職者工作情況的了解和掌握。因此，各級領導者都要認真寫好自己的述職報告。現在有些領導者工作沒少幹，述職報告寫得也不短，可是人們聽來聽去，就是理不出個頭緒來，很難通過述職報告對他的工作有個全麵的了解和認識。關鍵是述職報告寫得不得要領。那麼，領導者怎樣才能寫好自己的述職報告呢？
1．要簡明扼要地說明自己的崗位職責和工作目標，把自己的職責分清楚。也就是說應該先把自己在這個崗位上應該幹些什麼說清楚。
2．要實事求是地陳述自己所做的主要工作，恰如其分地評價自己的成績和不足。講成績時不要不好意思，也不要打折扣。對自己所做的主要工作，要有主有次，有點有麵，有具體事例，有數字說明。千萬不能開“流水賬”，泛泛地敘述每一項工作的具體細節，或大量地羅列數字。那樣，會使人感到繁瑣和枯燥無味，抓不住你工作的主要內容。同時，對自己在領導工作中，出了哪些好的主意，采取了哪些有力的措施，收效怎樣，有沒有大的失誤；自己應該承擔多大責任等，也都要寫清楚。
3．在敘述自己工作的成績時，一定要處理好兩個關係。一是個人的作用與班子整體效能的關係。現在述職報告的一個通病，就是把個人的述職報告寫成了單位的工作總結。有的領導者在述職時，竟然不用“我”這個第一人稱，而通篇講的是“我們”如何如何，看不出這位領導者自己任職以來幹了些什麼，在自己主管的工作中起了多大的作用。這樣寫是不行的，應該把個人的作用和整個班子的作用區分開。述職報告主要是要寫清楚你個人所做的工作，所發揮的作用，所取得的成績。二是個人的成績與所分管部門整體成績的關係。這要實事求是，是一說一，是二說二，既不要把下屬部門的成績攬到自己身上，也不要把自己的成績推給下屬部門。談下屬部門的成績，主要談和自己有關係的，要說明自己在其中發揮了什麼作用。
4．述職報告一定要領導者自己親自寫。現在述職報告讓人代筆的現象還不少，這是很多述職報告不成功的一個重要原因。述職報告應該由述職人自己撰寫。因為，自己幹的工作自己最清楚，體會最深，寫出來的東西就比較生動、實在、可信。而委托他人代筆，最容易犯概念化、數字化的毛病，最容易把個人的述職報告寫成單位、部門的工作總結。
述職報告該怎麼講才吸引人
領導幹部作述職報告，既是一次公開彙報，又是一次全麵總結，還是一次政績展示。成功的述職報告應該能夠貼近聽者、引導聽者、抓住聽者。述職有時需要演說，演說之技在於方法，方法不當，效果難佳。要想取得好的述職效果，應注意以下幾個問題：
1．要用良好的態勢打動聽者
所謂態勢就是指通過麵部表情、體態、手勢等進行思想感情交流的手段，習慣上稱為態勢語言，又稱體態語言、無聲語言。演講者的每一個態勢語言，都能影響到演講效果。國外一位心理學家曾總結出一個公式：感情表達：7％的言詞+38％的聲音+55％的麵部表情。領導幹部述職，一方麵體態上要尊重聽者，另一方麵要用表情感染聽者，述職時一臉沉默和春風洋溢都不足取。應該或嚴肅、或笑容、或手勢，交替進行，有目的地調動聽者的情緒。領導幹部要具備良好的態勢語言表達能力，就要留心觀察別人演講時的態勢運用，也可以自己對鏡邊講邊練。
2．要用豐富的材料感染聽者
材料是述職報告的血肉。如果隻有理論的說教，而沒有具體事例的印證，再卓越的領導幹部也不能講述得生動活潑。因此，領導幹部必須圍繞主題充實材料，選用大量典型、生動的事例。述職者在選擇和運用事例時應注意處理好三個關係：一是處理好例與理的關係。述職報告離不開具體生動事例的運用，離開了例，理就成了空中樓閣。因此，述職中要做到就事論理，寓理於例，理例交融。隻有這樣，述職才有思想性、理論性，才有說服力。但講例要以理作依據，不能脫離理論就事論事。二是要處理好多與少的關係。運用事例不在多，而在精，也就是說要有典型性。在使用典型事例時，不講則已，講則一定要講透，切忌似是而非，模糊不清。三是要處理好集體與個人的關係。領導幹部的責任就在於決策、指揮、協調時最大限度地發揮作用。因此，應該準確定位，既要講分管的部門和單位取得的成績，又要客觀地講自己在其中做的工作，如此才能充分展示領導者寬闊的胸懷、大局觀念、團體意識和群眾感情。而其結果則是，越貼近實際，就越能拉近與聽者的距離，這樣自然能夠錦上添花。