3．要用生動的語言吸引聽者
述職報告的思想內容主要是依靠有聲語言來傳達的，而且聲過即逝，聽講者不會像讀文章那樣，可以隨意翻閱、仔細琢磨，隻有在當時使聽者清楚並理解，才會有效果，述職的目的才能達到。所以，領導幹部一定要注意正確地運用語言，可以照本宣科，但不能埋頭“苦讀”。在述職當中，應不時或略有停頓，或環視聽者，這樣往往能引起聽者的注意，收到意想不到的效果。尤其要注意語言的口語化。口語不但通俗易懂，活潑流暢，而且由於它存在於人們的日常生活中，富有人情味，合乎人們的聽覺習慣，易使聽者感到親切，從而增加感染力。除此之外，要使語言生動形象，述職時還要注意語調、語速等。述職的聲音應該富於變化，可時大時小、時高時低、時快時慢，盡可能給人以動感、美感和輕鬆之感。
4．要用嚴密的邏輯留住聽者
述職報告是為了讓人聽清，聽清是為了讓人記住所述內容，因此必須層次分明，邏輯嚴謹。述職報告最普遍、最有效的構成方式是分成三大塊：起首、中間、結尾。這種方式結構清楚、層次分明，有利於聽者理解全篇，從而得到理智上和感情上的啟迪。實踐證明，首尾呼應是一種成功的方式。述職報告起首宜采用開門見山式，在報告一開始就一語中的、直截了當地提出，而不用任何序言，這樣顯得比較莊重、嚴肅，使所要表達的思想簡明有力。述職報告中間部分是述職的中心和主體，宜采取分列式，從不同角度或側麵論證述職內容。述職結尾部分也很重要，通常采用概括總結式，簡要回顧主要內容，前後呼應，可以讓聽者記得牢固、印象深刻。成功的述職報告應該像跌宕起伏的波浪，這就需要領導幹部在起首、中間、結尾三部分的布局中體現出邏輯關係，把握這三部分的呼應。
領導者簽批文件時應該掌握的原則
1．明確原則
簽批文件是領導者對工作的部署、指導和要求，所以領導者在簽批文件時，首先要吃透文件的精神，明確文件的原意，然後再批示，千萬不能草率簽批，否則，就容易出現和文件精神相悖或不符合原意的批示。例如，有時上級文件和下級的報告對某一個問題提出了幾種解決辦法和處理方案。領導者在上麵赫然批上“同意”或“照辦”，弄得執行部門不知如何是好。其次，領導者的批示，用語要準確、明了，不能詞不達意，或含混不清，這樣也會給下級執行造成困難，降低自己的威信。
2．相稱原則
簽批文件是領導者履行領導職務的必要形式，也是領導者地位和責任的實際體現。所以領導者在文件簽批中，首先應該考慮到所處的機關等級和自己的職權範圍，也就是所簽批文件的行文關係、批簽的內容和語氣，應當與批簽人的身分、地位和職權相稱。既不能隨意僭越本級職權範圍，也不能隨意放棄自己分內的職權，以便真正按照分級管理和集體領導、分工負責的原則，高度負責地行使自己的權力。
3．效率原則
準確及時地簽批文件，既是領導者良好工作作風的表現，也是具備綜合領導素質的反映。批簽文件中的效率原則應當體現在兩個方麵：一是按照分工的要求，盡量減少多人處理同一公文的情況。也就是可以由一名分管領導完成的批簽，不要再分解由多位領導完成，更不要事無巨細地報送一把手簽批。二是按照分級管理的原則，盡量控製批簽文件權限的不正常或不必要的升格。也就是可以由相應機關及其部門領導人作出的決定，不要再遞送高一級領導批簽，以避免浪費精力和時間。
簽批各類批示時應注意的問題
1．審批性批示
審批性批示主要用於對下屬請示、報告的批複意見，以及對已審核過的機關文稿進行最後審定，明確是否簽署準發。這類批示主要應該注意這樣幾點：一是批示人發表的意見要與自己的職務或職務分工相稱；二是批示內容必須符合有關法律、法令和政策的要求；三是態度要明朗，讚成還是反對，執行還是不執行，要由哪些單位和部門執行要說清楚。
2．督辦性批示
督辦性批示多用於上級來文、情況反映、群眾來信以及其他途徑反饋信息所提出的批辦、轉辦或交辦意見。這類批示主要應該注意的是：(1)批辦對象要有明確指向，便於點名的單位或部門受理。(2)批辦的事情最好是選擇具有指導性、代表性的典型問題，不要泛泛批示。(3)批示內容要有具體辦理要求乃至時限，便於催辦和詢複。
3．指導性批示
這類批示多用於閱讀某些文件材料後作出對全局或局部具有指導意義的按語。應該注意這樣幾點：一是批示要具有強烈的思想性，要從公文反映的某個典型動向或事例，發掘出整理性的重要議論，使人產生震撼，形成號召力和感染力。二是要有的放矢，緊密結合本部門、本單位的實際情況發表意見，起到指導作用。三是不要局限對公文涉及事項的具體處理意見，而是對特定事項的延伸，目的在於啟迪和指導。
4．商詢性批示
商詢性批示主要用於對所批公文中一時難以定奪的問題，提出征詢、質疑或商洽的意見，以及需要會簽的建議。這類批示應該注意的是：一要審慎謙虛，以便別人考慮和回複。二要點題明了，抓準症結，理由充分，並在事先做好調查。
指導工作的主要方式
1．因地製宜
把一般指導與分類指導結合起來。各地區、各部門、各單位曆史條件和現實條件各不相同，各條戰線也都有各自內在的工作規律。這就要求不僅要注意到全局的共性、一般性問題，更要注意到個性、特殊性的問題。如果領導者忽視各地區、各條戰線的特點和差異，不注意解決那些個性和特殊性的問題，而是“上下左右一把號，東西南北一個調，走到哪裏都一套”，就會失去或削弱領導工作的針對性和有效性。因此，領導者應注意全國的東西地方化。也就是說，究竟到我們這個地方、這個部門應當怎樣辦，要拿出切實可行的具體意見來，而不能照抄照轉，上下一般粗。這就必須處理好中央政策的普遍適用性與各地情況的差異性的關係。如果隻強調前者而忽視後者，就會把中央政策變成生搬硬套的教條；如果隻強調後者而否定前者，就忽視了中央政策的普遍指導作用，工作就容易脫離正確的軌道。一般來講，對那些有明確要求的、普遍適用的政策，應研究貫徹實施的具體辦法，認真組織落實；對那些隻提供了政策思想和一般原則的，就要從本地實際出發，作出切實可行的具體規定和細則。另外，在工作安排上，也要根據各自不同的情況，允許進度有急有緩，順序有先有後，不要搞一刀切。
2．一般的東西典型化
一般地執行中央政策與上級指示，隻能帶來工作的一般化。而如果樣樣工作都廠般化，就談不上什麼創造性，事業就難以取得突破性的進展。要想克服工作上的一般化，就必須把上級的方針政策形象化、典型化。比如，黨中央關於大力發展社會主義商品經濟的方針和政策盡管都是正確的，但我們畢竟是從文件上、報紙上、會議中得到的，很不直觀，學了之後，常常感到無從下手。如果我們在深刻理解上級精神的基礎上，抓出幾個典型來，如“溫州模式”、沈陽防爆器材廠的“黃牌警告”、本溪商業的“關廣梅現象”等，大家對發展商品經濟的具體道路就有了直觀的理解。認識提高了，思路開闊了，更多更好的經驗和模式就會層出不窮，工作也就有了自己的特色，而不至於停留在一般的傳達貫徹水平上。
3．理論的東西實踐化
中央的方針政策由於是針對全局而言的，原則的東西多一些，所以理論色彩也就濃一些。從事實際工作的各級領導要想把這些精神落到實處，就必須善於把中央的理論變成活生生的實踐。例如，黨中央通過對中國國情的研究和曆史經驗的總結，提出了社會主義初級階段’的理論，並初步歸納了初級階段的若幹基本特征。但是，它並沒有具體告訴人們各項具體工作怎樣才能符合初級階段的特點和要求，這就需要人們去研究、去實踐、去探索，如初級階段的所有製形式、分配製度，初級階段的價格體製、住房製度等等，都是需要反複實踐的重要課題。在這些具體方麵有了突破，創造了經驗，既使理論實踐化；同時也豐富和發展了初級階段的理論。它是上下情的有機結合，也是理論與實踐的有機結合。