理想的談話時機一般有以下幾種：
第一種：問題發生後。這時談話可使問題不致發展嚴重，影響不致擴大，當事人也不致心存僥幸，再犯類似錯誤。如果時過境遷，感受已不強烈，再談就顯得不重要了。
第二種：當事人冷靜後。對於性格急躁的膽汁型教師，要在他情緒穩定下來後再幫助他分析原因，權衡後果。否則會使事態激化，問題愈加複雜化。
第三種：教師主動征求意見時。此時的教師就像海綿一樣最易接受忠告。
第四種：教師工作有成績時。在教師工作績效有了初步評判後，趁熱打鐵，及時讚揚，他會鼓滿風帆，一往無前。
談話的場合對談話效果有直接的影響。在適當的場合，校長的專心一致會使教師覺得備受重視而生發肺腑感念之言。反之，則會使談話功虧一簣。比如，隨便找個地方跟教師談，以自己的心態和理解，不失時機地先批評兩句，既討好了校長，又推卸了責任。他橫裏插上一杠，你精心準備的開場白、細心設計的談話步驟、預期的談話成果以及張開的充滿溫情的笑臉都可能泡湯，甚至可能導致轉移主題，節外生枝。這使教師原本緊張的心理又受壓抑，情緒再度低落。你就是說得天花亂墜、口幹舌燥，他依然給你個“悶葫蘆”或是死豬不怕開水燙的架勢。你再真誠的話語，聽到他心裏都會走樣。有時，談話正入港，來了請示工作的，扯了半天，打發走了；剛拾起話題，又來電話，出來進去布置一番。談話對象晾在一邊，好容易培植的情緒又回到了起點。如同演戲，在漸進高潮而未達到高潮時陡然拉幕，肯定讓觀眾失望甚至喝倒彩。因此校長與教師談話最好在一個安靜的不受任何幹擾的場所單獨談，一對一的晤談。
2.確定目標和內容。
通過談話要達到、能達到什麼目標呢？一次談話改變一個人或解決所有問題？每次都能“一言驚醒夢中人”？顯然是不現實的。一個人的看法、想法、做法不是一天形成的。“冰凍三尺，非一日之寒。”要教師改變看法也非一日之功。所以，不要期望太高，希望過大。隻要拉近了情感距離，就是很大的成功。他佩服你、依賴你、相信你心裏有他，他會心情愉快，信心倍增，經常向你請教，你的思想何愁融不進他的思想裏！
要寫出好的劇本必須廣泛搜集生活素材。校長談話前也要通過各種途徑先了解教師的秉性、思想、愛好、能力、具體事件的真相以及他的精神困擾。然後再冷靜思考：用什麼方法啟發他，用什麼資料說服他，用什麼語言打動他，用什麼誠意感化他，用怎樣的思維方式看待具體事件，希望他哪方麵有所改進，學校會給他哪些幫助。有備而談，方能有的放矢，談到教師心裏去，說得教師樂意接受。
（二）先耐心傾聽，後要言不煩
劇情的發展是由劇中人物的語言衝突表現出來的。“談話”這個詞的本意就是兩個人或許多人在一起說。不是演講、講話，更不是唱獨角戲。所以校長與教師談話必須是雙向的。作為知識型的教師，不可能也不應該成為空洞說教、喋喋不休的填鴨式講話中的聽筒。校長要說也要脈絡清晰、言簡意賅並且是在傾聽之後。
1.耐心傾聽。
耐心傾聽是有人格魅力的校長具備的基本素質。
首先，傾聽有利於信息的反饋。在係統理論裏，反饋是指組織各部分的情況互相交流，如發現任何部門偏離方向便可加以矯正。學校的每一個教師是這一係統中的一個環節，反饋如同學校的血液。少了反饋這一環，任何問題一浮現很可能迅速惡化。所以校長要借談話之機，多聽取反饋意見，尤其是反對意見，常能使人有醍醐灌頂之感。
其次，傾聽能創設自由自在順暢談話的氛圍，使教師暢所欲言，增強使命感。
第三，傾聽以了解他人，傾訴以被了解。與談話主題相關的事實需要聽聽當事人有什麼看法，有什麼冤屈，避免偏聽偏信、主觀武斷。
第四，一個人在訴苦時可能邊說邊反省。你愈是敞開心胸聆聽，他愈覺是否有些任性。一旦他把不滿全傾訴出來，轉而就會以開朗的態度投入工作。