當前文牘主義在一些單位的主要表現為：文件過多且太長，處理速度過慢；行文上還有一個“濫”的問題，它影響各級黨政機關領導深入基層、深人實際，挫傷下級的積極性，使較多的人力、物力、財力消耗在文件上。要克服文牘主義，領導是關鍵，各級領導應以身作則，改變過多依靠文件指揮工作的習慣，深入基層、深人實際，多做些麵對麵的具體指導；對下級報請的文件，該批則批，一時批不了的也得有一個傾向性的意見，不要你畫“○”、我挑“√”，也不要你寫送他閱示、他寫送你審批；其次，要端正文風，公文工作人員在工作中要勤奮刻苦，不怕吃苦受累，做到“嘴勤、腿勤、手勤”。
399.銷毀公文檔案有什麼具體要求？
【解答】據黨和國家及檔案事業管理機關的有關規定，對失去保存價值的公文檔案進行銷毀應編造檔案銷毀清冊和撰寫銷毀報告，辦理批準手續，堅持執行監銷製度。銷毀公文檔案應注意安全保密，一般要有兩人以上監銷。銷毀後監銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章，並注明銷毀方式（焚毀或變成紙漿）和時間。
400.什麼是“公文管理”？它與“公文處理”等同嗎？
【解答】不等同。“公文處理”是一個較大範圍的概念。從廣義上看，它不僅包括公文的文種、格式、行文規則、發文辦理、收文辦理、公文歸檔等環節，而且還包含公文管理，所以說，“公文管理”隻是公文處理的一部分，兩者之間應當是從屬關係。即使從“公文處理”的狹義來看，它也是其中的一部分。
401.什麼是“公文整理”？
【解答】公文整理，即文秘工作部門對辦理完畢的文件，以“件”為單位進行整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與複文可為一件。
402.“公文管理”應堅持什麼原則？
【解答】“公文管理”要堅持以下原則。
（1）統一管理
公文秘部門或職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。統一管理是公文管理工作應當把握的重要原則。公文管理的統一，就是統一到文秘部門一個機構運轉公文上麵來，這是規範公文運轉程序，防止多頭管理帶來的混亂和無序，提高公文處理工作效率的需要。
（2）保守秘密
對公文進行管理目的之一，就是保證國家秘密的安全。關於保密的問題，如翻印公文、公開發布公文、複印公文、銷毀公文等，文秘人員對這些規定，第一是熟知，第二是要落實。因為這些規定涉及公文處理的諸多環節，具體而細致，執行起來不能似是而非，不能想當然。在實際工作中，往往會因看似細節的走樣而造成大的泄密責任事故。對此，文秘人員要高度重視，文秘部門要有嚴格的製度，保證規定的落實到位。
（3）便於利用
管理好公文，是為了利用好公文，使公文最大限度地發揮其效用，在公文管理中要正確處理好加強管理與發揮效用的關係，在嚴格執行規定的前提下，充分開拓公文的使用渠道。
403.怎樣做好文件的“平時歸卷工作”？
【解答】做好“平時歸卷工作”，有利於加強對文件的日常管理，防止散失堆積，方便機關文書處理工作，並為年終立卷、整理、歸檔打下基礎。文書立卷工作人員必須認真細致，堅持經常地做好這一工作。對於承辦完畢的文件，應積極催退，已收集起來的文件，應按立卷類目上所列的有關條款歸人卷夾。平時的收集工作主要應收集下列一些文件材料：發文的各種文稿及文本，收進的文件和內部文件，包括機關黨組織和行政會議記錄、工作計劃、總結、領導講話、重要調查報告、統計報表、業務材料，以及機關召開的各種會議形成的會議文件和外出參加會議帶回來的文件等。對這些文件的收集應當注意做到如下幾點：
①時刻不要忘記歸檔文件的重點。對反映本機關重要職能活動的文件寧可收寬點，切防漏掉。收寬了可以剔除，漏掉就沒有了。
②把好文件的關口，堵塞文件散失的漏洞。首先要健全文件登記、傳閱、催辦、清退、歸檔等製度，按文件運轉的規律把住文件運轉環節的各個“關口”，特別要把好收發登記的總關口。還要把好未經收發登記的“賬外文件”關，對一些會議的文件，領導幹部自辦的文件，機關內部形成的文件，都應“分類把守”，指定專人負責收集。