③要把歸卷工作和催辦工作緊密結合起來，並由具體負責文件內收發、運轉和催辦工作的人員共同來歸卷；承辦人員要積極協助配合，辦完的文件要及時退交；檔案室也要把協助文書人員做好歸卷工作列為經常任務，並關心和幫助他們。
做好平時文件歸卷的具體做法包括：發文可以在文件正本發出時，將定稿和存本歸入卷夾；收文可以在登記或批辦後分送前，用鉛筆在裝訂線內注明應歸人的條款號，然後結合催辦工作，在文件辦完清退以後按號人卷，並在登記簿上注明歸入的條款號。
404.什麼是“立卷類目”？
【解答】公文“立卷類目”即立卷的具體方案，是根據近幾年的工作活動並預計本年度新的任務，按照立卷的原則與方法，擬製出的本單位年度文件分類歸卷的條目。有了它可以使文秘部門或文秘人員有條不紊地整理與保管文件，並便於隨時依據條目檢索文件。立卷類目的編製，通常由辦公室的綜合研究部門、文秘部門和機關檔案室共同負責，經辦公室負責人最後審閱定稿。立卷類目一般是以條款的形式寫成，每個條款按照組卷的要求與方法概括寫出所包括的一組文件的作者、問題與文種等，後麵注明保管期限。一個條款是年終將要形成的一個案卷，條款的名稱也就是預擬的案卷標題。立卷類目擬好以後，應按照立卷類目，為每一個條款準備一個卷夾，並將條款號和條款名稱抄寫在卷脊或卷麵上，卷夾按條款號依次分類排放，以便於隨時歸人和查找文件。
立卷類目條款的繁簡，要根據本單位的文件具體數量而定。例如，某國有工廠黨委的文件立卷類目，其主要條款如下：
①上級黨委針對本廠下發的文件。
②廠黨代會文件。
③廠黨委會議文件及記錄材料。
④廠黨委常委會議記錄。
⑤廠黨委工作計劃、總結、工作報告。
⑥廠黨委上報的請示及上級對請示所作的批複。
⑦幹部任免、獎懲的決定、通知。
⑧黨員、幹部情況統計資料。
⑨黨員組織關係、幹部介紹信存根。
405.什麼是“文件打架”？
【解答】“文件打架”係指在一個問題上，上下級機關之間、機關與下屬部門之間、部門與部門之間所發的文件，卻出現了“撞車”“頂牛”等現象，從而損害了公文的權威性、時效性與可行性，並給黨和國家方針政策的貫徹實施帶來了一定的不利。例如，某省政府為鼓勵農民辦市場，規定“由農民集資興建農產品批發市場可不受基建規模控製，不必報批”，而這個省的計劃和建設部門卻強調控製基建規模是一貫的政策，不能不批，以致使該傾斜的政策傾斜不了。
406.什麼是“倒辦件”？
【解答】“倒辦件”指的是在公文處理過程中，下級機關或單位向上級機關報送公文特別是請示時，越過上級機關辦公廳（室）文書處理機構，直接報送上級機關領導或上級機關領導會議審批，然後再倒回上級機關辦公廳（室）文書處理機構成承辦單位辦理。這是當前公文處理工作中一種極不正常的運轉形式。
407.什麼是“越口批文”？
【解答】“越口批文”是指一個單位由部門擬寫的文稿，不經辦公室審核“把口”徑直送單位領導予以簽發。這是當前一些單位在公文處理工作中一種被扭曲的現象，理應加以杜絕。
408.什麼是“公文歸檔”？
【解答】文書部門將辦理完畢的文件經過整理（立卷），移交給檔案機構或檔案工作人員保管，稱作歸檔。把這項工作作為一項製度執行下來，叫做歸檔製度。歸檔製度包括三方麵內容。
（1）歸檔範圍
凡是本單位工作活動中形成的對本機關及國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬於歸檔範圍，必須定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交歸檔，集中統一管理。
（2）歸檔時間
一般在第二年上半年內向本單位檔案機構或檔案工作人員移交。
（3）歸檔要求
歸檔文件應符合分類方案的有關規定，完成的歸檔文件應能正確地反映機關工作活動的基本麵貌，便於保管和利用。