公文處理是一個係統工程，隻有每個環節都做到既科學又規範，才能使公文處理的全部工作，以至機關、單位的整個工作實現整體優化。因此，要在總結單位公文處理工作經驗教訓的基礎上，麵對現實，規定切實可行的公文處理各種程序的所需時限。比如，公文在收受、登記、分發上，文書人員可不可以做到“日清日結”；在擬辦、批辦文件上，可不可以做到特急件隨到隨辦，急件不過夜，一般文件最多不超過三天；在文件的撰寫、承辦上領導批文時必須提出明確的完成時限；發文核稿，可不可以一般控製為最多不過兩天，簽發文件（不包括會議集體討論定稿）最多不超過三天；文件從打印到發出，每道工序都有實際的時間要求，效率高的給予獎勵，效率低的實行處罰。這樣必將大大提高公文處理的效率，即使出現了拖辦、壓辦文件的情況，也易於追查責任，總結經驗教訓。
378.公文處理工作與檔案工作是什麼關係？
【解答】公文處理工作即通常人們所稱的“文書處理工作”，它與檔案工作是密不可分的一個事物的兩個方麵。公文處理工作是公文檔案工作的前提和基礎，公文檔案工作是公文處理工作的繼承和後續。
379.什麼是“注辦”？
【解答】“注辦”是將文件的處理結果，由承辦人在文稿末尾或文書處理單上作出簡要的說明。搞好文件的注辦，對於檢查文件承辦和日後考查都具有不可忽視的作用。
380.“催辦”有什麼要求？
【解答】“催辦”是對辦理中的公文，向承辦部門或承辦人員進行督促或檢查。催辦的目的在於防止積壓和誤事。
催辦一般分為內催辦與外催辦。內催辦是對本機關內部承辦公文情況的督促檢查，一般由機關文書工作人員負責，不僅對承辦的公文要進行催辦，同時，對呈閱、傳閱、繕印中的文件也要注意催辦。外催辦是指對機關發往外單位需要回複的公文的督促與提醒，一般是誰承辦的誰負責催辦，可采用電話、發函、傳真等方式進行催辦。對重要文件的辦理情況的催辦，要及時作出催辦記錄，包括什麼時間、催辦方式、被催辦人的姓名等，以備查考。
381.什麼是“清退”？
【解答】“清退”是指文件的承辦部門對已經辦理完畢的文件，按照有關規定和上級所確定的時限要求，將其退還給上級機關。除個別文件隨辦畢隨退還外，一般是在年終統一清退，隨同上交文件要填寫“文件清退單”。
382.什麼是“擬稿”？
【解答】“擬稿”，就是起草文件，也稱“撰稿”。這是一項非常細致的文字工作，是一項思想性、政策性、業務性很強的工作，它在一定程度上反映一個機關的政策水平、精神麵貌、指揮或執行能力，因此，必須切實重視文稿的撰寫工作。擬稿又是機關製發文件的首要環節。
擬稿一般應掌握下列基本要求：
一是重要的文件應由領導人親自主持、指導撰寫，一般日常文件則由秘書部門或業務部門擬稿，通常是“誰主管，誰擬稿”。
二是擬稿的總要求就是毛澤東在《工作方法六十條》中指出的：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”
383.部門內設機構可以使用“文件格式”行文嗎？
【解答】不可以。比如，“與相應的其他機關進行工作聯係確需行文時，隻能以函的形式行文”。“‘函的形式’是指公文格式中區別於‘文件格式’的‘信函格式’。”（引自國務院辦公廳國辦函〔2001〕1號文件）
384.什麼是“簽署”？它與“簽發”有什麼不同？
【解答】公文中簽署與簽發是不同的，簽署是指以機關領導人名義發文，由簽發公文的領導人在公文正本署名位置親筆簽名，或者對於大批印發的公文加蓋簽發人的手章，它代表發文機關。隻有以簽發人名義製發的公文，才有簽署可言。需要簽署的公文，主要包括命令（令）、協議、合同、證明書等，簽發人要在指定的位置蓋章，一經簽署，即發生效力。簽發則是指公文辦理最後審定文稿時的程序，領導人在公文處理專用紙或公文原稿上簽名，是最後定稿和批準發出的一個關鍵環節。機關發出任何一份公文，都要經過領導人簽發，未經簽發的公文，不能生效。