文件的現行效用階段有的會很長，如一定幾十年不變的政策、規定，為期數十載的合同、協議，具有長遠指導意義的重要決定、決議，富有遠景性、理想性的工作規劃、設想等。也有的時間很短，如對上級等某一具體批示、指示，通知事項的落實與辦理，對下級某一請示事項的批辦與答複，外機關發來屬於閱知性的文件（如簡報、通報等）已經閱讀完畢等。總之，文件的現行效用，隻有時間的長短，而無有否時限之別。
363.什麼是“圈閱”？
【解答】審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
364.什麼是“會商”？
【解答】擬製公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出麵協調，取得一致。新《條例》第十九條規定：“公文涉及其他部門職權範圍事項的，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致。”
365.印上級的機要文件，需要什麼手續？
【解答】未經製發機關批準授權，下級不得翻印上級帶有機要性質的文件。絕密件不得翻印。經上級批準翻印的機要文件，翻印時要注明翻印機關的名稱、時間及份數，並向原發文機關備案。上級機關翻印下級機關的機要文件與此無關。
366.抄送給上級的文件，是否應用“抄報”？
抄送給下級的文件，是否應用“抄發”？
【解答】關於“抄報”“抄發”的提法，都是10年前的老提法，現在不管是對上、對下或平級，凡屬抄送閱知的文件一律列入“抄送”。
367.“簽收”是收文辦理的首道程序嗎？
【解答】是的。“簽收”係指收件人在對方的傳遞單或送文簿上簽字，以表示收到。文件的收進，一般機關由收發室負責，中等以上機關，多設有內外兩種收發。機關的收發室負責文件的收進及簡要登記工作，一般稱外收發。對收進的信函文件，除上級下發指定領導親啟的直送領導人外，其餘則分送給機關的辦公室文秘部門和各業務部門的文秘人員，後者相對前者一般稱內收發。
內、外收發部門，對外機關的來文，要認真清點，看實際信函與簽單上登記的數是否相符，看信函是否發給本機關的，有無錯投現象，然後正式簽收。
對外來的機要信函，不管是上級下達的，還是下級上報的，不論是機要交通員傳遞的，還是專人送來的，都必須直接送達總收發室或該機關部門負責接收機要信函的地方予以簽收，中間不得由無關人員捎帶轉手。非機要信件的接收部門與人員也不得經手機要信函的接收。
附表：機要信件投寄登記表年月日
順序號封號收文機關密級件數發文機關機要號發件人收件人共計件368.什麼是“啟封”？它與收文辦理之問是什麼關係？
【解答】啟封即拆封。拆封是黨和國家賦予指定的文秘部門與文秘工作人員的一種特有的職責。除上級發來的指定具體領導人拆封的“親收”“親啟”件外，其他所有的信函，隻有指定的文秘部門與文秘工作人員有拆封權，其他任何人員都不得拆封收入信函。凡拆封的信函，都要隨即核查文件有無錯發、缺頁、短份等現象，並按照規定的要求對下級來文進行收文審核。
369.“收文登記”有哪些具體要求？
【解答】“收文登記”是管理收入文件的“賬目”。可以用它記錄收入及其處理情況，控製文件的運轉，明確交接責任，避免紊亂。因此，設立收文登記是管理與保護文件的一種必要措施，認真履行登記手續是公文處理工作中一項重要的製度。具體要求如下：
①要把好文件登記關。首先，要做到“登記一本賬”，即凡文秘部門管理的外來文件要逐件登記，不論是直接發來的還是參加會議的人員捎帶回來的，是正式收文還是電話記錄，是重要文件、機密文件還是一般文件、普通文件等，都要一件不漏地予以登記人賬，這就叫“登記一本賬”。其次，登記要分門別類，堅持“四個分開”：收文與發文分開、機密文件與普通文件分開、正式文件與電話記錄要分開、信訪文書與一般文件要分開。最後對文件的傳閱、借用、催辦等登記盡量與收文登記結合在一起，做到一賬多用。