做好擬辦的要求包括：一是熟悉本單位的工作情況和有關業務，認真研究來文的內容和製文機關的要求，然後周密考慮適宜的處理方案；二是擬辦意見要言簡意賅，便於思考和執行；三是對一些需要批複、回複上報或批轉、轉發的公文，擬辦人還可以將來文與回複、批辦的草稿一並送領導批閱。
373.什麼是“批辦”？做好“批辦”應注意哪些問題？
【解答】“批辦”是機關或部門領導人對公文應如何處理所作的批示。搞好批辦的具體做法包括：一是對需閱知或參考性的文件，隻在傳閱欄中簽名，標明閱知日期即可；二是對需要在一定範圍內傳達的文件，要批明傳達的範圍、方式、時限以及由誰負責傳達等，以便於考核；三是對需要貫徹執行的，要先對擬辦意見表明態度，同時提出處理原則、辦法、措施、承辦部門或人員以及承辦的時間要求等。
搞好批辦還應注意以下三點：一是批辦意見，要寫在文件處理單或傳閱單上。固然文件眉首處都有一塊空白的地方，而且有的單位負責同誌也習慣在這塊空白地方寫批語，但有欠妥當。在文件的天頭頁邊上寫批語，影響文件的整潔，也不利於裝訂立卷。二是批辦意見要寫得清楚準確，簡明扼要，用毛筆、鋼筆寫批語，忌用鉛筆、圓珠筆。三是需要兩個以上部門或人員承辦的，應明確由誰主辦、誰協辦。
374.做好“承辦”應注意哪些問題？
【解答】“承辦”包括對上級指示的貫徹執行，本級機關公文的下達，下級機關請示、意見、報告的處理。這裏講的“承辦”，既指辦文，又指辦事。通過文件形式完成承辦的是辦文，以其他形式完成對文件的承辦是辦事。
①承辦上級的公文，首先要消化理解上級指示的內容實質，這是完成承辦任務的基礎。其次，辦文時不能照抄、照轉，充當“收發室”。辦事時不能死搬硬套，充當“傳聲筒”，必須注意結合實際情況具體加以貫徹。再其次，對上級文件指示的傳達，要按照有關規定和領導批辦意見，不能隻是念念上級的文件了事。最後，對上級的文件一經下達後，要根據領導批辦的意見，及時檢查貫徹執行情況，做好信息反饋。
②承辦下級的請示、意見、報告，首先對“請示”要著重審核所請示問題的事由、依據情況、要求，是否符合實際，是否正確。對“報告”要認真審核報告的情況、觀點，有無與上級指示相抵觸之處。然後，再根據上級有關規定和機關領導批辦的意見作出答複，答複問題要明確、肯定。對“意見”可視具體情況或直接批示或加以轉批；對“報告”可根據不同情況分別做出處理，如批轉或轉報上級，或摘其要點編簡報、快報等。
③承辦的文件較多時，應區分輕重緩急，將其分為正在辦理的、急於待辦的、待辦的等，以不同顏色卷宗（如火紅色的、綠色的、藍色的、白色的，以分別代表火速即辦、當日必辦、三日內必辦、五日內必辦、一周內完成幾種）分類放置，依次進行，有條不紊。文件辦畢後，應及時將文件退還文秘工作部門。
375.國務院辦公廳在國辦函〔2001〕1號文件中指出：
“部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文……與相應的其他機關進行工作聯係確需行文時，隻能以函的形式行文。”這裏所指的函”到底是文種還是形式？
【解答】這裏講的“函”切勿當做公文的文種去理解。它隻是一種形式，是指區別於“文件格式”的“信函格式”。
376.使用“信函格式”時，其文種必須是“函”嗎？
【解答】不一定。有可能是“函”，也有可能是“通知”或“意見”，一切要根據行文的方向與公文的內容來定。國務院辦公廳《關於實施（國家行政機關公文處理辦法）涉及的幾個具體問題的處理意見》 （國辦函〔2001〕1號）第四點講得很明確：“以‘函’的形式行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。”
377.為什麼說對公文處理程序中各個環節所需必要勞動時問缺乏嚴格要求，是造成公文處理效率低下的原因？
【解答】對公文在處理程序中各個環節所需的必要勞動時間缺乏嚴格要求，無時限、無考核、無查究，這是造成一些機關公文處理效率低下的重要原因之一。