由於介紹信、證明信，各單位一般均有印好的固定格式，此處從略。其他幾種書信（包括電文）的寫法，大致如下。
（1）標題
多數情況下沒有標題，隻在少數特殊情況下才會寫有標題。也有的書信原來並無標題，當公開發表時另行加注的。標題有的是單獨的，如《敦促杜聿明等投降書》《致全國公安民警的一封信》，也有的具有正副兩個標題，如《辦一流媒體，創最佳效益——國家新聞出版總署祝賀<；今晚報>；創刊20周年》《遵守交通法規、關愛生命旅程——天津市公安交通管理局致廣大市民的一封信》《市紅十字會援助印度洋地震及海嘯災區——緊急募捐呼籲書》《中共中央國務院致中國體育代表團——祝賀我體育健兒取得優異成績》（2004年8月29日）等。
（2）開頭
靠左頂格獨占一行寫稱呼，後加冒號，即稱謂。如“全國公安民警們：”“市民朋友們：”“清華大學首屆國防定向生班全體同學：”“尊敬的普查單位及個體經營部：”“中國體育代表團：”“國家體育總局並第28屆奧運會中國體育代表團：”等。有的專用書信在稱謂之後，另起一行，空兩格，寫“你們好”之類的問候語，要視情而定。
（3）主體
專用書信固然種類龐雜，且內容多變，但有個基本規則是可遵循的，即它的主體內容一般包括三個方麵：一是“緣由與背景”，就是“因為什麼”；二是分析與評價；三是意見、希望與要求。如2004年8月29日《中共中央國務院致電中國體育代表團——祝賀我體育健兒取得優異成績》：“我國體育健兒在舉世矚目的第28屆奧運會上不畏強手，奮力拚搏，取得了前所未有的優異成績，實現了我國競技體育在奧運會上新的曆史性突破，為祖國和人民贏得了榮譽。黨中央、國務院向你們表示熱烈的祝賀和親切慰問！”這是第一段文字，即致電的“緣由與背景”；第二段文字是：“我國體育健兒在本屆奧運會上表現出的精湛運動技術和良好的體育道德……祖國為你們驕傲，人民為你們自豪！”這是“分析與評價”；第三段是“希望與要求”：“希望你們繼續發揚勝不驕、敗不餒的精神……作出新的更大的貢獻！”
寫好專用書信的要領包括以下三點。
一是要講究精巧
書信在我國的曆史源遠流長。以辦理公務為內容的專用書信，古往今來名篇佳作比比皆是。諸多的名篇佳作給我們一個啟示，就是撰寫專用書信不能不注意修辭，它是使書信達到精美的基本途徑之一。專用書信的寫作對修辭的需求是比較廣泛的。例如，在用語上要講究遣詞煉句；在句式上要富於變化；在章法上要開門見山，層次分明，格式正確；在表達方式上要注意區別對象，情真意切，樸實誠懇，禮義待人；在技巧上注意對辭格的使用等。
二是要富於感情
專用書信固然不像私人書信那樣，可以使個人感情任意馳騁，但它也同樣需要情感交流。比如，祝賀信，要寫得熱情；慰問信，要寫得情真意切；建議、批評信要曉之以理；公開信則要寫得莊嚴鄭重，富有氣勢。周恩來於1975年3月20日給毛澤東寫過一封信，信的結尾寫道：“我因主席對病狀關懷備至，今又突然以新的病變報告主席，心實不安，故將病情經過及曆史原因說清楚，務請主席放心……但如需再次開刀，我還受得了。現在要好好做此準備。問主席好！”這是無產階級革命家之間高尚情誼與鋼鐵意誌的完美表述，催人淚下。
三是要夾敘夾議
夾敘夾議是商洽信、祝賀信、感謝信、公開信等內容複雜一些的專用書信的常用方法。在這些專用書信中，隻敘事而不談看法，往往使閱者隻知其一，不明其二；隻發議論，不敘事實，又會使閱者“丈二和尚摸不著頭腦”。在夾敘夾議方法的運用上，有的開頭敘事，結尾發議；也有的在開頭說明看法、認識、觀點，然後敘事，最後再總括議說；還有的是邊敘邊議。
314.怎樣寫好“大會工作報告”？
【解答】這裏所說的大會“工作報告”，是指有關領導人在大型會議上，向與會者所作的全局性、係統性的工作彙報或某一重大工作問題的講話文稿，往往是總結、部署一項或一個時期的工作，如黨代會、人代會、職代會等各種會議上的工作報告。