③應根據每種經濟業務的特點、內部組織機構和人員分工情況以及經營管理的需要，恰當規定會計憑證經由的必要環節，並據之恰當規定會計憑證的份數，做到既使各有關部門和人員能了解經濟業務的情況，及時辦理憑證手續，又避免憑證傳遞經過不必要的環節，以利於提高工作效率。
④要根據各個環節辦理經濟業務所必需的時間，合理規定憑證在各個環節停留的時間，以確保憑證及時傳遞。
2.會計憑證保管
會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位在完成經濟業務手續和記賬以後，須按規定的立卷歸檔製度，形成會計檔案資料，以便日後查閱。
會計部門在記賬後，應定期（每日、每旬或每月）對各種會計憑證加以分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封麵、封底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號碼，以及記賬憑證和原始憑證的張數，並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。
會計憑證的保管期限和銷毀手續，必須嚴格按照會計製度的有關規定執行。一般會計憑證至少保存十年，重要的憑證須長期保存，會計憑證保存期滿需銷毀時，必須開列清單，按照規定的手續報經批準後方可銷毀。任何單位都不能隨意銷毀會計憑證。
3.7 會計賬簿的定義和種類
會計賬簿，簡稱賬簿，是指由具有一定格式、相互聯係的若幹賬頁組成的，以會計憑證為依據，用以全麵、係統、序時、分類地記錄各項經濟業務的簿記。
由於各個單位經濟業務和經營管理的要求不同，因此，設置的賬簿種類也就多種多樣。為了便於了解和應用各種賬簿，我們可以按下列標準對賬簿進行分類：
1.按用途分類
賬簿按其用途可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種。
（1）序時賬簿。
在實際工作中，序時賬簿是按照會計部門收到憑證的先後順序，也就是按照記賬憑證編號的先後順序逐日進行登記的，所以序時賬簿亦稱日記賬。
序時賬簿有兩種：一種是用來登記全部經濟業務的，又叫普通日記賬；一種是用來登記某一類經濟業務的，又叫特種日記賬。在會計核算發展的早期，最常用的是前一種。
（2）分類賬簿。
分類賬簿又稱分類賬，是指對全部經濟業務分類登記的賬簿。分類賬簿按其反映指標的詳細程度劃分，分為總分類賬簿和明細分類賬簿兩種。總分類賬，是根據一級會計科目設置，總括反映全部經濟業務和資金狀況的賬簿，簡稱總賬；明細分類賬，是根據二級或明細科目設置的，詳細記錄某一類中某一種經濟業務增減變化及其結果的賬簿。明細分類賬（簡稱明細賬）是對總賬的補充和具體化，並受總賬的控製和統馭。
（3）備查賬簿。
備查賬簿是指對某些不能在日記賬和分類賬中記錄的經濟事項或記錄不全的經濟業務進行補充登記的賬簿，因此也叫輔助賬簿。如“應收、應付票據備查簿”、“租入固定資產備查簿”、“代銷商品登記簿”等。
2.按外表形式分類
賬簿按其外表形式可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿三種。
（1）訂本式賬簿。
訂本式賬簿又稱訂本賬，是指在未使用之前，就把編有順序號的一定數量的賬頁固定裝訂成冊的賬簿。
（2）活頁式賬簿。
活頁式賬簿是指在使用前和使用過程中都不把賬頁固定裝訂成冊，而將賬頁用賬夾夾起來，可以隨時增添、取出的一種賬。
（3）卡片式賬簿。
卡片式賬簿是指利用卡片進行登記的賬簿。這種賬簿是由很多具有賬頁格式的硬紙卡組成，並且這些硬紙卡被存放在卡箱中。
3.按賬頁格式分類
賬簿按其賬頁格式可以分為三欄式賬簿、多欄式賬簿、數量金額式賬簿和橫線登記式賬簿等。
（1）三欄式賬簿。
三欄式賬簿是指在賬頁上設置“收入”（或增加）、“支出”（或減少）和“餘額”三欄或“借方”、“貸方”和“餘額”三欄，隻記錄金額的賬簿。
（2）多欄式賬簿。
多欄式賬簿是指在賬頁上設置多欄，隻記錄金額的賬簿。一般適用於費用、成本等明細賬。如“製造費用明細賬”、“管理費用明細賬”等。
（3）數量金額式賬簿。
數量金額式賬簿是指在賬頁上設置“收入”、“支出”和“結存”三欄，各欄內分設“數量”、“單價”和“金額”三欄，既記錄金額又記錄數量的賬簿。
（4）橫線登記式賬簿。
橫線登記式賬簿是指在賬頁上分設增加、減少兩大部分，采用橫線登記法，在同一行上反映同一項經濟業務的增減情況，以便於分析和檢查某項經濟業務發生和完成情況的賬簿。
3.8 日記賬的設置和登記
各單位根據會計業務的需要，可設置普通日記賬和特種日記賬。
1.普通日記賬
這種日記賬是用來記錄全部經濟業務的日記賬。在普通日記賬中，按照每日發生的經濟業務的先後順序，編製會計分錄，因此，也稱分錄日記賬。它的格式采用兩欄式，即是指設有借方和貸方兩個金額欄。普通日記賬的登記方法如下：
（1）日期欄：登記經濟業務發生的日期。
（2）賬戶名稱：登記會計分錄的應借、應貸的賬戶名稱。
（3）摘要欄：對經濟業務作簡要說明。
（4）金額欄：登記會計分錄的借方金額和貸方金額。
（5）總賬頁數欄：每日應根據日記賬中的會計分錄登記總分類賬，並將總分類的賬頁記入此欄。
2.特種日記賬
這種日記賬用來記錄某一類經濟業務。為了加強對貨幣資金的管理，各個單位都應設置現金日記賬和銀行存款日記賬，用以序時地反映庫存現金和銀行存款收入的來源、支出的去向或用途以及每日結存金額。根據各單位的實際需要，現金日記賬和銀行存款日記賬可以采用三欄式格式或者多欄式格式。
（1）三欄式現金日記賬和銀行存款日記賬。
對三欄式現金日記賬的登記方法如下：
①日期欄：登記現金收付業務發生的實際日期。
②憑證欄：登記收款憑證或付款憑證的種類和編號，如現金“收款憑證第8號”可簡寫為“現收8”。
③對方科目欄：登記現金收入或支出的對應賬戶名稱。
④摘要欄：登記經濟業務的簡要說明。
⑤收入及支出欄：登記現金的收入金額和支出金額，每日終了，應計算當日的現金收入及現金支出的合計數。
⑥餘額欄：在登記每筆現金收入或現金支出金額後，應逐筆結出現金餘額，每日終了，應結出當日現金餘額。
對現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，並按每一張賬頁順序編號，防止賬頁散失或隨意抽換，便於日後查閱。
（2）多欄式現金日記賬和銀行存款日記賬。
所謂多欄式日記賬，就是將收入欄和支出欄分別按照對應科目設置若幹專欄，即把收入欄按貸方科目設置若幹專欄，支出欄按借方科目設置若幹專欄。
在會計實務中，采用多欄式現金日記賬和銀行存款日記賬，可以將多欄式日記賬各科目發生額作為登記總分類賬簿的依據。在收款憑證和付款憑證數量較多時，采用多欄式日記賬可以減少收款憑證和付款憑證的彙總編製手續，簡化總分類賬簿的登記工作，而且可以清晰地反映賬戶的對應關係，了解貨幣資金的每項收支的來源或用途。
由於多欄式日記賬各科目發生額可以作為登記總分類賬的依據，根據內部控製原則，實行錢、賬分開管理，應該采取相應的監督或控製措施，保證會計人員所登記的總分類賬的正確性和可靠性。在具體操作時，先由出納人員根據審核後的收款憑證和付款憑證逐日逐筆順序登記現金和銀行存款的收入日記賬與支出日記賬，每日應將支出日記賬中當日支出合計數轉記入收入日記賬中當日支出合計欄內，以便結出當日賬麵結存餘額。然後，會計人員應對多欄式現金日記賬和銀行存款日記賬的記錄進行審核，並負責在月末根據多欄式現金日記賬和銀行存款日記賬各專欄的合計數分別登記總分類賬的有關賬戶。這樣做可以簡化核算工作，但必須加強對多欄式日記賬登記的監督和檢查。
另一種辦法是，單位可采取設置現金和銀行存款出納登記簿，由出納人員根據審核後的收款憑證和付款憑證逐日逐筆登記，以便逐筆掌握現金和銀行存款的收付情況，並進行現金賬實核對及銀行存款賬單核對。出納人員登記完出納登記簿後，將收款憑證和付款憑證交給會計人員，由會計人員據以逐日彙總登記多欄式現金日記賬和銀行存款日記賬，並於月末根據多欄式日記賬登記總分類賬。出納登記簿與多欄式日記賬應相互核對，以保證賬簿記錄的真實性和正確性。這種做法符合內部控製原則，但增設了出納登記簿，加大了記賬工作量。
3.9 總分類賬的設置和登記
為了全麵、總括地反映經濟活動情況，並為編製會計報表提供核算資料，任何單位都應設置總分類賬。在總分類賬中，應按照一級科目的編碼順序分設賬戶，並為每個賬戶預留若幹賬頁，以集中登記屬於各賬戶的經濟業務及其發生的增減變動。總分類核算隻運用貨幣計量，采用三欄式和多欄式賬頁兩種格式，記錄各賬戶增減金額，以三欄式最為常用。
1.三欄式總分類賬
所謂三欄式總分類賬，是指其格式設有“借方”、“貸方”和“餘額”三個金額欄。三欄式總分類賬的格式設計通常有兩種。
第一種是對某一賬戶隻設有借、貸、餘三欄，而不反映對方科目。
第二種是在總分類賬的借方和貸方兩欄內，分別增設“對方欄目”欄，以便使設賬科目的對方科目能夠反映出來，賬戶對應關係更加清晰。這種格式的總分類賬如表3-7所示。
2.多欄式總分類賬
所謂多欄式總分類賬，是將所有的總賬科目合並設在一張賬頁上。典型的多欄式總分類賬，是一種序時賬與分類賬相結合的聯合賬簿，也稱日記賬，其格式如表3-8所示。
字號摘要發生額科目科目科目……借方貸方借方貸方借方貸方……
總分類賬登記的依據和方法取決於所采用的會計核算組織程序。在不同的會計核算組織程序下，總分類賬可以直接根據各種記賬憑證逐筆進行登記，也可以將各種記賬憑證先彙總編製成科目彙總表或彙總記賬憑證，再據以登記，還可以根據多欄式日記賬登記。無論采取哪一種方式，會計人員每月都應將全月已發生的經濟業務全部登記入賬，並於月末結出總分類賬各個賬戶的本期發生額和期末餘額，作為編製財務報表的主要依據。
3.10 明細賬的設置和登記
為了詳細地反映經濟活動情況，並為編製財務報表提供詳細核算資料，各單位應在設置總分類賬的基礎上，根據經營管理的需要，設置必要的明細分類賬。明細分類賬應分別按照二級科目或明細科目開設賬戶，用以分類、連續地記錄有關資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤的詳細資料。明細分類賬的設置對於加強財產物資的收發和保管、資金的管理和使用、收入的取得和分配、往來款項的結算以及費用的開支等方麵經濟活動的監督起著重要的作用。
各個單位應根據經營管理的需要，為各種財產物資、債權債務、收入、費用及利潤等有關總分類賬戶設置各種明細分類賬，如材料明細賬、應收賬款明細賬等。明細分類賬一般采用活頁賬簿，也有的采用卡片賬，如“固定資產卡片賬”可作為固定資產明細賬。明細分類賬的格式，應根據它所反映經濟業務內容的特點，以及實物管理的不同要求來設計。一般有三欄式、數量金額式和多欄式三種。
1.三欄式明細分類賬
三欄式明細分類賬的賬頁格式與三欄式總分類賬格式基本相同，賬頁內隻設有借方、貸方和餘額三個金額欄，不設數量欄。這種格式適用於那些隻需要進行金額核算的資本、債權、債務等類科目，如“應收賬款”、“應付賬款”、“其他應收款”、“短期借款”、“長期借款”、“實收資本”等科目的明細分類核算。三欄式明細分類賬的格式如表3-9所示。
2.數量金額式明細分類賬
數量金額式明細分類賬的賬頁，在收入、發出和結存欄內，分別設有數量欄、單價欄和金額欄。這種格式適用於既要進行金額核算，又要進行實物數量核算的各種財產物資科目，如“原材料”、“庫存商品”等科目的明細分類核算。數量金額式明細分類賬的格式如表3-10所示。
3.多欄式明細分類賬
多欄式明細分類賬是根據經濟業務的特點和管理需要，在一張賬頁內按某一總賬科目所屬明細科目或明細項目分設若幹專欄，用以在同一張賬頁上集中反映某一總賬科目所屬的各有關明細科目或明細項目的核算資料。而前述三欄式和數量金額式明細分類賬則是按有關的明細科目分設賬頁，這一點與多欄式明細分類賬有所不同。多欄式明細分類賬適用於隻需要進行金額核算而不需要數量核算，並且管理上要求反映項目構成情況的成本費用支出、收入、財務成果類科目，如“生產成本”、“製造費用”、“管理費用”、“財務費用”、“營業外收入”、“本年利潤”等科目的明細分類核算。多欄式明細分類賬的格式設計及登記方法因科目類別及核算內容不同而分為三種情況。
（1）成本費用支出類科目。
（2）收入類科目。
其總賬科目所屬的明細科目或明細項目，反映出某一收入指標的構成。由於這類科目在會計期間內發生的經濟業務主要都應登記在該賬戶的貸方，因此收入類明細分類賬按貸方設多欄，反映各明細科目或明細項目本月貸方發生額，如發生衝減有關收入的事項用紅字在貸方登記。月末，將貸方發生額合計數從借方一筆轉出，記入有關賬戶。收入類明細分類賬的格式如表3-12所示。
（3）財務成果類科目。
各種明細分類賬的登記方法，應根據各個單位業務量的大小、經營管理上的需要以及所記錄的經濟業務內容加以確定。登記明細分類賬的主要依據為原始憑證或記賬憑證。一般情況下應逐筆登記經濟業務，也可定期彙總登記。