需要補級的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。
第七條附則
1.本管理製度由行政部製定並報董事會研究決議後實施，解釋與修改亦由行政部負責。
二、資料室管理規定
第一條為提供技術人員進修、研習、修護等應備之技術資料，特實施資料管理。
第二條凡有關技術方麵之資料，如“技術手冊”、“零件手冊”、“零件價目表”、“技術通報”、“技術圖表”、“技術性刊物”、“參考書籍”及“技術性說明書”等悉依本章之規定處理，但不包括本公司之藏書。
第三條前條所指各項資料，統由行政部列冊管理，行政部應備妥一套完整之資料，不得外借，並宜另加標印識別之。
第四條行政部除自存貨料列冊管理外，並應依各服務單位之工作性質及其需要，適量供給之。資料發給後，各單位應指定人員負責保管。
第五條凡已失時效或內容業經大幅修改之資料，不宜再使用時，行政部應予收回銷毀，各單位不得自行處理或遺贈他人。
第六條凡應予繼續保存之資料，行政部應依資料之性質，予以分類後歸檔之。
第七條國外部向國外訂購新商品前，有關商品之說明資料應轉行政部研究歸檔，並於訂購時同時向廠商索取有關之技術資料，如“技術手冊”、“零件手冊”“零件價目表”等最遲應於商品進口後一個月內，提供給行政部做為售後服務及訂購零件之依據。
第八條資料因遺失，或殘缺不全不付使用時，行政部應即以內部聯絡函通知國外部申請補充。
第九條對於本公司商品之修護及使用技術有直接助益之參考書籍，各單位人員建議行政部選購，一經購入，即依本章之規定管理。
第十條凡對本公司商品之修護及使用技術有直接助益之技術性刊物“期刊”，經呈核準後，得由行政部訂閱，唯行政部應逐期將其內容、要點作成“技術通報”，寄發各單位。
第十一條國外部於接獲廠商提供之原文“技術通報”之當天，應即轉送行政部研究，行政部於該資料送達之一周內，應譯印妥，並即分發各單位，供修護參考。
第十二條國外部於接獲廠商寄達之技術資料(技術通報除外)後，應即轉送行政部列管，如屬必要應列入行政部月份工作計劃內，限期編譯完成。
第十三條各單位保存之資料，如破損不堪使用，應繳舊換新，舊資料由行政部負責銷毀，如果遺失，遺失人應提書麵報告送交行政部研懲後補發之。
第十四條遺失如為參考書籍，應依時價賠償，如依廠商提供資料，應予行政處分。
第十五條所有技術資料，除因工作需要，應分發各單位使用者外，並視資料之重要性而得借閱或借出研讀。
第十六條技術資料如欲借出，應於“借出卡”上簽名，並應依限期歸還，唯其對象，限為公司之技術人員，一旦遺失應依第十四條論處。
第十七條如各單位資料遺失而無法確定遺失人時，負責保管人員應依第十四條規定論處。
第十八條行政部每年至少應實施兩次不定期檢查，每次檢查得選出最優及最劣單位各一名，分別予保管人員以獎懲之。
三、圖書資料管理適用表格
表1圖書資料借閱登記簿
編號名稱金額借閱人借出
日期歸還日期批準人有無押金備注
表2借出卡
分類表號
資料名稱
購入價格
歸檔日期
借出時限
借出日期借出人歸還簽字