2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類、按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編同一案卷號，然後每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案有聯係的用參照號。
4.保管期限。應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠度、有效性等因索，劃定保管期限。
5.文字說明的基木內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等、
6.照片編製采用橫寫格式。其格式為照片/底片號--文字說明--參見號--攝製時間--攝製者。
7.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編製要在盒套上標注頁碼，然後按要求逐項填寫。
第四條聲像檔案的保管
1.聲像檔案入庫前要進行檢查，對己被汙損的要進行必要的技術處理。
2.底片、膠片庫溫度應保持在13℃~15℃之間，相對濕度應在35%一45%之間。照片庫溫度應保持在14℃一24℃之間，相對濕度應保持在7.5%一67.5%之間；錄音、錄像帶庫溫度應保持在18℃一24℃之間，相對濕度應保持在40%-60%之間。
3.底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒與盒的間距不小於3毫米，存放磁帶最好不用鐵皮櫃。
4.對庫存的照片檔案，每半年檢查一次。
5.歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改，銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔同意後，報主管審批並登記造冊。
6.建立健全聲像檔案統計製度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項的統計工作。
第五條本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。
三、檔案立卷歸檔流程
1.劃定各部門檔案（歸檔）範圍
2.指定相應檔案責任人
3.有關材料的日常收集、積累
4.項目或年度結束時整理材料
5.材料清理、鑒別、補全、去除
6.確定保存期限、密級
7.材料分類、編目、摘要、登記
8.裝訂成冊
9.立卷上架、歸檔、保管
四、檔案管理表格
表1檔案索引表
部門
序號檔案號名稱建檔日期存儲位置摘要保管期限備注
表2檔案目錄卡
檔號：卷名：
本案文件目錄
件數收文號來文號發文號頁數備注
1
2
3
表3檔案明細表
保險庫號櫃位號保存年限
單位部門文件名稱類別入庫日期出庫日期收件人
簽章
年月日年月日
審核：主管：經辦：
表4作廢檔案銷毀登記簿
檔號收文號發文號保存起止時間銷毀理由銷毀日期
審核：監督：執行：
表5檔案調閱單
日期調卷部門調卷人
調卷用途
調卷期間
收文號檔號櫃號
歸還日期歸還人保管人簽章
文件內容摘要
備注
審核：保管人：調閱人：
第二（節）圖書資料管理
一、圖書資料管理製度
第一條目的
公司購進圖書資料的目的，在於為公司經營業務、科學研究提供資料以及提高員工的素質。