b、分發去向。
1)、重要來文，由行政部長提出初步意見（擬辦），再由公司領導批示（批辦）。
2)、一般一務文件，直轉有關職能部門處理（承辦）。具體承辦務求實效，分清主辦、協辦、複文與不複文。
3)、參閱性文件，直接組織傳閱。
4)、範圍不明的文件，送領導審閱。
4.催辦。
分對內催辦與對外催辦，包括發函，派專人打電話等方式，要使用工作催辦單，對來文做到事事有交待、件件有著落，防止漏辦、延誤。
5.結辦。
文件傳部完畢，已答複發文單位，有處理意見的文件，均視為結辦。
第十條文書的整理與保存
1.全部完結的文書，在結辦後3天內，交行政主管歸存，按“完整、有序”原則對文件整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯、並在“文書保存簿”上做好登記、歸檔保存。
２、公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
3.分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管、
第十一條文書的保存年限
1.永久保存文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的製度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書；股票關係文書、重要的訴訟關係文書;重要的政府許可證件;有關公司曆史的文書;決算書和其他重要的文書。
２、保存１０年文書包括：請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬薄、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
3.保存５年文書指不需要保存10年的次重要文書。4.保存1年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二條注意事項
1.重要的機密文書，一律存放在保險櫃或帶鎖的文件櫃中。
2.保存期滿及沒必要繼續保存的文書，經主管決定，填寫銷毀的理由和日期之後，予以梢毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報公司領導批準銷毀。
3.銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不遺漏。
4.如果職務或部門劃分發生變更或者做出調整，則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更與調整後的結果。
5.必須做好重要文書的借閱登記工作，並注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三條附則
1.本辦法適用於公司本部及下屬企業的公文管理。
2.本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。
二、收發文管理辦法
第一條總則
1.為提高公司行政事務管理效率，規範收發工作行為，特製定本辦法。
第二條收發管理體製
本公司所有外來文書，均由行政部文秘室統一接收負責。公司指定專職或兼職人員負責收發工作。
第三條文秘室按下列規定處理所收到的文書
1.把公司文書與私人文書區分開來。
2.由文秘室直接開啟公司文書，並在文書的空白處加蓋收發印章，注明收發日期、
3.對於送達各部門且不開啟也能估計事項並不重要的文書，以及絕密文書、親啟文書，在封麵上加蓋文秘室收發印章，注明收發日期。
4.內容簡單、非機密文件不一定密封發出，可直接傳閱或發送。
第四條對於定期製發文件或使用頻率較高的文件，為簡化手續，可事先規定好行文格式和文例，並以此為準事先做好印刷準備。
第五條除有特別規定外，發文通常應按如下規定注明發文部門：
l、、辦公室文件注明辦公室主任姓名。
２、機關內部文件注明承辦部門負責人姓名。
3.對外發文注明收文部門名稱。
4.會議文件按規定署名，原則上理事會或常務理事會注明理事長，各種委員會注明委員長姓名。
第六條發文時對收件人的書寫要求
1.對擔任領導職務的理事等應注明其姓名及取務、
2.對全體成員可書寫“各位委員”。
3.對某一特定委員可注明該委員姓名及所在部門名稱。
第七條對某些有特殊處理要求的文件應按如下規定予以注明：
1.對有密級的文件應注明秘密、機密、絕密字樣。
2.需緊急處理的文件應注明急件、
3.參考資料應注明參考、
4.、傳閱文件應注明傳閱。