5掛號信函、快遞、特快專遞等應在發送時分別處理。
第八條文件一般應保存副本兩套備查，必要時可報據需要處理。
第九條凡符合下列規定的文書，都必須做好登記：
１、在一般文書或送交部門的普通溫文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書。
2.專人傳遞送達的文書。
3.標有絕密類或親啟字樣的文書。
第十條文秘室必須優先處理電報、特快專遞類文書，不得拖延。
第十一條凡下班後或規定工作時間以外到達的文書，一律由值班人員接收，於此後第一個工作日早晨移交文秘室。
第十二條文書的分發按下列規定進行：
１、寫給各部門的文書，經登記後直接分發給各部門。
2.重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接收人，在接受人不在的情況下，囑托部門主管轉交，領取文書者必須在登記簿上簽名蓋章。
3.文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中、
4.私人信件直接分送本人(在特殊情況下也可由代理者領取)，在必要情況下，讓領取者在登記簿上簽名蓋章。
第十三條各部門接到文書時，在必要情況下，應給文秘室一個回複，表示那些需要回複的文書已經收到。
第十四條分送給各部門的文書，如果出現差錯，直接退回文秘室處理。
第十五條文書的寄發
1.文書的郵寄、送發統一由行政部文秘室負責。
2.寄發公司外的一般文書各部門及有關人員封緘之後直接送交文秘室統一寄發。
3.文秘室彙集所有待發文書，做好“文書發送登記”。待發文書必須在一定時間內發送出去;特快專遞以及電報等文書必須即時發出。
4.凡機密或親啟文書，文秘室必須加蓋絕密、密、親啟等印章後發送、並給發文部門或發文者必要的回複。
5.其他重要文書或快遞文書，必須加蓋專遞、麵呈、快遞等字樣印章，並給發文部門或發文者必要的回複。
6.郵費由文秘室統一開支。
7.文秘室按月決算全部郵費開支。
第十六條附則
本辦法由行政部解釋、補充，由公司頒發生效。
三、文書打字、複印管理辦法
第一條總則
1.為加強公司行政事條統一、有序化管理，特製定本辦法。
第二條適用範圍
1.本辦法適用於需公司統一打字、複印的工作。
2.凡各部門專用電腦打字工作，要不列入本辦法管理，可參照執行。
第三條任務的承辦
1.公司打字工作由行政部負責管理。申請人填寫打字複印登記簿經各級有關領導審批後，由行政部根據輕重緩急統一安排。打字員不準私自接受打印任務。
2.公司複印工作由行政產負責管理，申請人填寫打字複印登記簿經各級有關領導審批後，由行政主管或自行領用複印紙複印。
3.公司公文打印任務按公文處理辦法程序辦理。
4.打印件打印完後應將原稿、發文擬稿單、打印件一並交行政部。
第四條打字複印費用核算
1.打印員應將打印材料信息按部門、人員分別造冊登記、統計打字、複印工作量、數量。2.公司依據製定的費用開支標準表，定期核算各部門費用，並納入成本效益考核範圍。3.私人材料原則上不在公司打印、複印，經特批允許後，其費用從其本人工資中扣除。
第六條技術規範
1.打字員打字錯誤一般不超過5‰，打字速度為100字/分鍾。
2.複印用紙損耗率不超過2%。
3.電腦、複印機完好率超過95%。
4.工作室保持整潔，不準吸煙，不亂堆雜物。
5.其他無關人員一律不準私自上機操作。因工作需要，經行政部經理安排後方可上機。
第七條保密要求
1.打字員要對保密材料保密，對其廢品當場銷毀。
2.公司保密材料複印須經有關領導簽字批準；絕密文件經總經理審批，機密級須經副總經理簽字。
第八條附則
1.本辦法由行政部解釋、補充，由公司頒布生效。
四、文書管理適用表格
表1文件目錄清單
第頁
文件類別規範類規格類標準類
文件號名稱編號頁數日期備注
123
表2收發文日誌
收文發文
序號來文單位文號事由份數附件數簽收序號受文單位文號事由份數附件數簽發
123
表3文件簽收簿
月日發件機關密級件數編號收件單位收件人簽章
表4信函寄發登記簿
發函日期發函單位文別發函摘要寄發單位回函日期回函摘要
表5行文表
發文號：
保密區分絕對機密別
文呈受
文者副本份數附
件發文號數