1.在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
2.如果文書署名者不在，可加蓋職務或代理者印章，並加蓋具體執行者印章代替。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。
3.以部門或公司名義起草的文書，須在旁側加蓋有關責任者印章。
（五）文書製作注意事項
1.文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規範。
2.起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，並加以證明，附上相關資料與文件。
3.必須明確起草文書的責任者，並署上請示審批提案者姓名。
4.對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件。修改者須署名。
5.可行可不行的堅決不行文，減少行文數量，提高行文權威性和質量；
6減少聯合行文，避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮；
7.行文分清主次，提高行文針對性，減輕行文對象單位負擔；
8.不輕易越級行文。
第五條文書製作流程
（一）對外行文操作流程
1.擬稿。
a、由具體承辦人員起草，並由部門負責人審核。
b、對外發文一般以公司名義發文。在各分、子公司有必要發文時，在公司後加下屬企業全稱。
c、發文稿必須符合公文種類、格式使用規範。
d、文稿用藍黑墨水書寫。
2.核稿。
a、擬稿完畢後填寫發文擬稿單，一並送各級領導審核。
b、審核有問題時與有關當事人溝通，統一意見後進行修改。
3.簽發。有關領導審核簽發，明確簽署意見、姓名、日期。
4.編號。由行政部統一編排發文字號。
5.繕印、校對。
a、急件應先行處理。
b、保密件應由專人打印。
c、打印後的校樣、廢紙、臘紙等應妥善處理。
d、校對專人處理，以原稿為準，重要文件多人校對。
e、打印、校對責任人簽名。
6.蓋章、發文登記、在校對完畢無誤、規範的文件上統一蓋印。
7.填寫登記簿。
8.封發。
a、發文工作由行政部門負責。
b、查驗無誤後信件封口，填寫準確，注明急件、密級。
(二)對內行文處理程序
1.對內行文一般按對外行文處理程序參照執行。
2.特殊情況下各級部門、下屬企業對公司行文可不必經繕印程序。
3.對內行文由各部門、下屬企業負責人、公司領導簽發。
第六條文書的發送
一些需要郵寄或專人遞交的文書，按下列要點進行發送，必要時還需給文秘室回複或回執，調查報告不受本條規定限製。
1.文書封麵必須明確寫清發送或接收單位、單位地址以及收件人姓名並且注明快遞、郵寄、麵呈或轉交等字樣。
２、公司內部文書原則上不封緘。
３、各部門的郵寄文書，必須於發送前在“發信登記本”與“郵資明細賬”上做好登記並填寫。
第七條文書的處理
（一）普通文書的處理原則
1.由部門經理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上級主管取得聯係，按上級指示辦理。
3.各種有關聯的事項，必須與各部門商議後方能予以處置、
（二）機密文書的處理原則
1.機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。
2.指名或親啟文書，原則上應在封麵上注明文書所涉及事項的要點和發文者姓名，並由發文者封緘。
3.到達的指名或親啟文書，原則由信封上所指名的人開啟，其他人不得善自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規定的約束。
第八條文書的閱覽原則
1.某文書被閱覽後，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽後的意見，並轉給或交還文書的主管，
2.有必要在各部門傳閱的文書，必須附“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規定欄目填寫，並最終交還文書主管。
第九條收文操作流程
1.簽收。一切外來信件、電報、傳真，統一由行政部門簽收，填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟，統一由行政部拆封處理。
2.寫明各部門或個人收啟的分送各位，如係公文，應主動送行政部登記處理。
3.分發。
a、行政產根據公文性質、要求，確定具體化在辦和閱批對象，填寫公文閱辦單。