第一節 邀約的禮儀
在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對一定的交往對象發出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方做客。這類性質的活動，被商務禮儀稱之為邀約。
邀約有時還被稱為邀請或邀集。從交際的角度來看待邀約，它實質上是一種雙向的約定行為。當一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者在其他某地方約會，以及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情願行事，而是必須取得被邀請方的同意與合作。作為邀請者，不能不自量力，無事生非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則需要及早地作出合乎自身利益與意願的反應。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當作一種正規的商務約會來看待，對它絕對不可以掉以輕心。
對邀請者而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方的身份，以及雙方之間關係的現狀。
在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采用書麵的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它要顯得隨便一些。
正式的邀約有，請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式，它適用於正式的商務交往中。非正式的邀約有，當麵邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式，它多適用於商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書麵邀約，後者則可稱為口頭邀約。
根據商務禮儀的規定，在比較正規的商務往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它作出較為詳盡的介紹。
鑒於同時受到邀請的往往不止一方，任何被邀請者在接到書麵邀請之後，不論邀請者對於答複者有無規定，出於禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。
事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書麵邀約時，就對被邀請者有所要求，請對能否到場作出答複。
通常，類似的規定往往會在書麵邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請予函告”，“能否出席，敬請答複”，以及“盼賜惠複”，等等。
為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書麵邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼（網址）、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過，聯絡或谘詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書麵邀約時，往往會同時附上一份專用的“答複卡”。上麵除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答複時，隻須稍費舉手之勞，在以上兩項之中，做一回“選擇題”，在二者之一畫上一道鉤，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。
沒有在接到書麵邀約的同時接到“答複卡”，並不意味著不必答複。答複是必要的，隻不過需要自己親自動手罷了。
對書麵邀約所進行的答複，通常采用書信的形式。在商務禮儀中，它被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。
所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書麵邀約之後三日之內回複，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，作出明確的答複。切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由，就可以了。
回函的具體格式，可參照邀請者發來的書麵邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方麵，與之不相上下，就算不上失禮。
第二節 迎來送往
迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方麵。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的部署，應注意以下事項。
（1）對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國和外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
（2）主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興；若迎接來遲，必定會給客人心裏留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
（3）接到客人後，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等。然後，向對方做自我介紹，如果有名片，可送予對方。
（4）迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
（5）主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
（6）將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分別時將下次聯係的時間、地點、方式等告訴客人。
第三節 接待禮儀
接待客人要注意以下幾點。
（1）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位，請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。
（2）客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜誌；若可能，應該時常為客人換飲料。
（3）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。