不管是主動還是被動,現代企業員工都試圖通過提高效率來回報企業的知遇知恩。加之現代人力資源管理的導向為效率優先,致使員工在完成工作指標的同時,不得不時刻首先考慮提高工作效率。在績效管理的框架中,每個管理人員都必須是自己的時間管理者,以提高個人的績效。
製訂一份工作計劃。對企業員工來說,製訂計劃的周期可定為一個月,但應將工作計劃分解為周計劃與日計劃。每個工作日結束的前半個小時,先盤點一下當天計劃的完成情況,並整理一下第二天計劃內容的工作思路與方法。聰明的員工會盡力完成當天的工作,因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天乃至當月的整個工作計劃,從而陷入明日複明日的被動局麵。在製訂日計劃的時候,必須考慮計劃的彈性。不能將計劃製訂在能力所能達到的100%,而應該製訂在能力所能達到的80%。這是由工作性質決定的。因為企業員工每天都會遇到一些意想不到的情況,以及上級交辦的臨時任務。如果你每天的計劃都是100%,那麼,在你完成臨時任務時,就必然會擠占你已製訂好的工作計劃,原計劃就不得不拖期了。久而久之,你的計劃失去了嚴肅性,你的上級也會認為你不是一名優秀的員工。
一名優秀的員工都很會將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急原則,相關性原則,工作屬地相同原則。輕重緩急原則包括時間與任務兩方麵的內容。很多員工會忽略時間的要求,隻看重任務的重要性,這樣理解是片麵的。相關性原則主要指不要將某一件任務孤立地看待。因為工作本身是一項連續性的工作,任務可能是過去某項工作的延續,或者是未來某項工作的基礎。所以任務開始以前,先向後看一看,再往前想一想,以避免前後矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務盡量歸並到一起完成,這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。這一點對現場工作員工猶為重要。如果這一點處理得好,可避免在現場、自己的辦公室、物資部、監理及其他部門之間頻繁接觸。既節約了時間,又少走了路程,還提高了工作效率,何樂而不為呢?
在規定的時間內完成約定的工作。企業員工在接收工作任務的同時,都被要求在規定的時間內完成。時刻將時間與質量兩個要求貫穿在完成任務的過程當中,並盡可能提前完成。將任務完成的時間定在提交任務成果的最後一刻是很不明智的,這與上麵提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為,事情不可能一味按個人主觀設定前進。當應該提交的任務與臨時的事項衝突時,就陷入了魚與熊掌不可兼得的被動狀態。一個能每次按期完成工作任務的員工,即使不天天加班加點,即使不顯得終日忙忙碌碌,也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人,而不是天天追問你工作的進度如何了。
有效地管理時間可以大大提高工作效率,所以對於時間管理的方法研究是永恒的,因為每個人隻有有效地管理自己的時間才能有效地提高自己的績效。
工作任務的完結作為一項技能常常被低估甚至忽視,但是,一直以來,對工作任務完結的重視總是能夠提高整個企業的運營效率,改善整個企業的運營表現,帶動整個企業生產力的提高。
如果你能夠幫助別的員工在工作中應用時間管理流程,那麼你就能夠幫助他們提高生產力和工作效率。如果你手頭有失敗的項目,有需要重新完成的工作,或是你發現別的員工在過去幾周的時間裏為了完成一些重要的工作任務而變得近乎瘋狂,那麼時間管理流程的應用就顯得更為重要了。之所以要這樣做僅僅是出於分析的目的,要看看時間浪費在了哪裏,讓大家對此有清醒的認識。員工們經常會為在瑣事上花費大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實了解的不斷深入,員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務完成或企業時間管理的真正開始。
隨著這一過程的不斷改進,操作任務、小組任務以及其他各項任務的時間預計也將更為準確。由於對無法如期完成工作任務的原因有了更為清楚的了解,員工們也能夠找到更好的如期完成任務的途徑。對項目持續的實際時間與預計時間的對比的了解,不僅能夠使對項目持續時間的預計變得更為準確,而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。
總之一句話,提高工作效率需要正確的工作方法,需要端正的工作態度,更需要上下級、同事間的通力合作。
不僅要把工作做好,並且要在最短的時間做好,因為現在是一個講究“時效”的時代。以身作則,用自己的行為為他人做出榜樣的員工同樣是一個高效能手。