標準采購作業規定
采購
一、采購部門的劃分。
1.常備材料由生產管理部門負責。
2.預備材料由物料管理部門負責。
3.非常備材料。
（1）訂貨生產用料由生產管理部門負責。
（2）其他用料由使用部門或物料管理部門負責。
二、采購部門應按照存量管製基準、用料預算，並參考庫存情況填寫“采購單”，逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經部門主管審核後按規定逐級呈核並編號，最後送采購部門。
三、來源與需用日期相同的物品材料，可用一單多品方式提出采購。
四、特殊情況需按緊急采購辦理時，可在采購單的“備注”欄寫明原因，以急件遞送。
五、庶務用品由物管部門按每月實際耗用狀況，並考慮庫存條件，填寫“采購單”辦理采購。
六、以下總務性物品可免開清單，而通過“總務用品申請單”委托總務部門辦理，如招待用品、書報、名片、文具、報表以及小額采購的材料等。
七、采購權限。
1.內購。
（1）原料：采購金額預估在1萬元以下者，由主管核決。采購金額預估在1萬～5萬元者，由經理核決。采購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。
（2）財產支出：采購金額預估在2000元以下者，由主管核決。采購金額預估在2000～2萬元者，由經理核決。采購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。
（3）總務性用品：采購金額預估在1000元以下者，由主管核決。采購金額預估在1000～1萬元者，由經理核決。采購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。
2.外購。
（1）采購金額預估在10萬元（含）以下者，由經理核決。
（2）采購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。
八、采購案件的撤銷。
1.撤銷采購案件時應由原采購部門通知采購部門停止采購，同時在“采購單（內購）”或“采購單（外購）”第一、二聯上加蓋紅色“撤銷”戳記並注明撤銷原因。
2.采購部門依下列規定辦理撤銷：
（1）采購部門在原“采購單”上加蓋“撤銷”章後，送回原采購部門。
（2）當原“采購單”已送物料管理部門待辦收料、采購部門通知撤銷時，由物料管理部門將原“采購單”退回原采購部門。
（3）原“采購單”未能撤銷時，采購部門應通知原采購部門。
采購
九、采購部門的劃分。
1.內購。由國內采購部門負責辦理。
2.外購。由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。
3.總經理或經理對於重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。
十、采購部門應按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。
1.集中計劃采購：對具有共同性的材料，應集中辦理采購。先核定材料項目，通知各采購部門提出采購計劃，再報采購部門定期集中辦理。
2.長期報價采購：凡經常使用且使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批後通知各采購部門按需提出采購。
十一、采購作業處理期限。采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類製定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以供參考。遇有變更時，應立即修正。
國內采購
十二、價格。
1.采購人員接“采購單（內購）”後應按采購事項的緩急，並參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。
2.如果報價規格與采購部門的要求略有不同或屬代用品，采購人員應檢附有關資料並於“采購單”上予以注明，報經主管核發，並轉使用部門或采購部門簽注意見。
3.屬於慣例超交者（比如最低采購量超過采購量），采購人員應在議價後，在“采購單”的“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。
4.對於廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，並以電話等方式向廠方議價。
5.采購部門接到采購部門緊急采購的口頭要求時，主管應立即指定經辦人員先詢價、議價，待接到采購單後，按一般采購程序優先辦理。
十三、呈批手續。
1.采購經辦人員詢價完成後，在“采購單”上詳填詢價或議價結果並擬訂“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經主管審核，並依采購核決權限呈核。
2.采購核決權限。
十四、訂購程序。
1.采購經辦人員接到已經審批的“采購單”後應向廠方寄發“訂購單”，並以電話等方式確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“采購單編號”及“包裝方式”。
2.分批交貨時，采購人員應在“采購單”上加蓋“分批交貨”章以利識別。
3.采購人員使用暫借款采購時，應在“采購單”上加蓋“暫借款采購”章，以利識別。
十五、進度控製。
1.國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控製表”控製采購作業進度。
2.采購人員未能按既定進度完成采購時，應填製“采購交貨延遲情況表”，並注明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示後轉送采購部門，與采購部門共同擬定處理對策。
十六、采購單據整理及付款。
1.來貨收到以後，物管部門應將“采購單”連同“材料檢驗報告表”（免填“材料檢驗報告表”部門，應於收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發票核對。確認無誤後，送會計部門。會計部門應於結賬前，辦妥付款手續。如為分批收料，“采購單（內購）”中的會計聯須於收到第一批料後送會計部門。
2.內購材料須待試車檢驗者，其訂有合約部分，按合約規定辦理付款；未訂合約部分，按采購部門報批的付款條件整理付款。
3.少交待補足者，采購部門應依照實收數量，進行整理付款。
4.超交應經主管批示方可按照實收數量進行付款，否則仍按原訂貨數付款。
國外采購
十七、價格。
1.外購部門按照“采購單（外購）”急緩加以整理後，依據供應商報價，並參考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應商詢價。特殊情形下除外，但應於“采購單（外購）”注明。在此基礎上進行比價、分析、議價。
2.采購材料規範較複雜時，外購部門應附上各供應商所報的材料主要規範並簽注意見，再轉采購部門確認。
十八、呈批手續。
1.比價、議價完成後，由外購部門填寫“采購單”，擬定“訂購廠商”、“預定裝運日期”等，連同廠方報價，送采購部門按采購審批程序報批。
2.核決權限。采購金額在8000元以下者由經理核決。采購金額超過8000元者由總經理核決。
3.采購項目經審批後又發生采購數量、金額等變更，采購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改後的審批權限低於原審批權限時仍按原程序報批。
十九、訂購程序。
1.“采購單”經報批轉回外購部門後，即向供應商訂購並辦理各項手續。
2.如需與供應商簽訂長期合約，外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報批後辦理。
二十、進度控製。
1.外購部門依照“采購單（外購）”及“采購控製表”控製外購作業進度。
2.外購部門在作業進度延遲時，應主動開具“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，憑此修訂進度並通知采購部門。
3.外購部門一旦發現外購“裝貨日期”有延誤時，應立即主動與供應商聯係催交，並開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知采購部門，並按采購部門意見辦理。
二十一、進口簽證前、“采購單（外購）”核準後的專案申請
1.專案進口機器設備的申請。專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發“輸入許可證”，申請函中並應請求“國貿局”在“輸入許可證”上加蓋“國內尚無產製”的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。