如果處理得當的話，這兩類問題均可以通過員工會議加以解決。會上，可以同員工即時進行交流，可以當著眾人的麵認可他們的成績。這樣做並不僅僅意味著充當拉拉隊隊長的角色，更大的動機在於，員工們必須承擔起責任來進行自我推動。而作為領導所肩負的職責，就是創造一個可促使員工自我推動的環境，計劃周密的每周員工例會將是一個很好的溝通場所，有助於增強員工認同彼此出色的工作。
成功的員工例會應該有這樣一個重要議題，就是每個員工都要讓到會的人員知道他最近的工作情況。包括最近時期內完成的工作，以及所遇到的挑戰等。舉個例子：一個負責人事招聘的員工可能會提到，最近1周通過他們的努力填補了企業諸多職位空缺，而某些職位空缺是因為某位領導的決定拖延或中介企業提供的人選不適合，而沒有得到預期填補。
讓每個人談論自己的境況能讓所有的員工了解其他人工作進展。很多時候，員工們並不清楚別人的工作職責和進度，很容易想當然地認為自己在做所有的工作。而一旦他們聽到其他人的工作職責和進展時，才會更正確地評價同事的貢獻。此外，員工可能並不了解自己的工作對其他人的影響。這樣，員工之間容易產生抱怨，由於缺乏交流，而無法及時解決問題。
常規例會讓每個人都有可能最大限度地了解周圍的最新動態，允許和鼓勵員工們分享信息。這種會議不是“從上向下”傳達指示，而是“從下向上”反饋情況，收集信息，並讓大家彼此了解和尊重各自在工作中所作出的貢獻。
員工例會的第二個部分，是要在作決定的過程中引入建設性的意見。諸如問道：“針對現有狀況，我們要采取何種措施來徹底改造所在部門的工作流程？”通常的結果是，最好的想法往往來自那些看上去是在冷眼旁觀的員工。
很多另謀高就的員工在原企業的人力資源部門提及離職的原因時，涉及理由多是因為沒人在意及理會他們的想法，對此，他們倍感失望。如此一來，每天的工作隻是機械地重複著早晨上班、晚上下班，他們的積極性和創造力受到極大的抑製。其實，我們隻需簡單地征求他們的建議，就能滿足他們最基本的心理需求，並產生截然不同的積極效果。何樂而不為呢？
在會議上，員工提出的問題，可能已超出了你力所能及的範圍。但你的目的是幫助員工們去關注在現有資源下能做些什麼。首先，你應該將建議的所有權賦予提出建議的人，從而真正地鼓勵員工著眼於現有的做事方法。其次，你要製訂一個很小的、容易執行且適合1周工作量的行動計劃，並征求自願者擔當該項計劃的先頭兵。如此授權不僅給予了員工提出更好建議的充分自由，也樹立了你自身的權威，使得修正後的方法上打上了你個人的烙印。
員工例會的第三個部分，是你的部門在過去一段時間裏，比如1周或1個月中，有沒有更好的做法增進企業的整體業績。這有利於增強員工的團體意識，使員工能意識到自己對整個企業的意義。招募員工是為了給企業增加收入、減少費用及節省時間，凡是涉及這三方麵中的任何一個問題今後有可能影響到企業發展的問題，都應該在員工例會上進行討論、研究甚至一再提及。“我們可以采取什麼不同的做法？”這一想法與開始的問題是自然相對應的，反映出特定的時期整個部門的工作進展，同時使大家有機會進行案例分析，類似的情形在以後得到更有效的解決。
每周的例會究竟要達到什麼目的？這也是檢驗員工例會是否有成效的標準之一。首先，當你鼓勵員工之間彼此交流、認同及信任時，就意味將強化整個企業的企業文化。因為當一個人腦子裏缺乏周圍的信息，腦子形成一種真空時，這部分空間會充斥著胡思亂想。而通過員工例會能增強了解及認同，使無中生有的猜測減少，這樣會使每個人都活得更輕鬆些。其次，當你的員工們與你及他們相互之間有更多的麵對麵的機會時，同事間的友誼將會最終得到發展。
這樣非經常性地檢驗員工的表現，無論對個人還是整個團隊來說都是受益匪淺的。這些問題會激發大家討論一些更深入的，關於本部門所扮演的角色與整個企業其他部門之間關係的話題。
總之，也許你還會有其他的方法來促進員工之間的交流。但無疑，員工會議是一個最有效、成本最低的方法。事實上，成功的員工會議能解決企業員工內部交流的60%的問題。
九大技巧提高你的溝通能力
真正有效的溝通並非一日之功。以下技巧將有助你提高溝通能力，解決溝通中碰到的難題，使你的每次溝通富有成效。
1．妥善處理期望值
要想消除雙方期望值之間的差異，有兩種途徑：一是訂立業績協議。員工與企業簽訂的業績協議可使雙方明確彼此的期望和要求，幫助設計雙方都能達到目標，並且定期評估協議以確保雙方的目標和要求都能得到實現。二是清楚說明你的期望。這樣，能否達到你的期望，對方有責任向你說明。這種做法可以使你根據需要對自己的期望作有效調整，預先消除可能出現的傷害和失望感。