有很多方法能使領導成員和企業人員聯係起來,如開會、共同完成一個任務、午餐閑談、晚餐閑談和個人交往等。如果溝通遇到地理上的障礙,就應派人花些時間,帶著明確的目的到一些不同的地點去。
2.尊重不同意見
不同背景、不同文化、不同民族的人會有不同的價值觀。對文化差異的研究會增進業務上的溝通,能在你的領導成員中形成相互理解、信賴和尊重的和諧關係。
3.重視通信工具的選用
現在的通信方式多種多樣,電子郵件、電話、傳真、視頻會議、衛星中繼等為人們提供了多種選擇,方便了人們溝通,尤其是人與人之間的電話來往更是具有很大的價值,其方便、快捷是其他方式所不能代替的。麵對麵的交往也很重要,尤其是深入的交談更應當鼓勵。
4.鼓勵溝通信息和想法
可以采取以下方式:論壇、圓桌討論、互聯網交談、在線聊天或公告板,還可能有某些特殊的程序。
另外,經理人也應當注意,當開一個溝通會議時,要讓它的氣氛變得令人愉快,要學會做一名熱情、友好並有著真摯興趣的聽眾。要尊重他人的時間,開始時間和結束時間都要準時。要學會傾聽、詢問的技巧,要善於接受意見,還要歡迎不同的觀點和意見。
不拘形式地進行良好的溝通
與員工進行溝通,要靈活地采取多種形式,才能達到有效溝通的效果。以下的幾種方式是溝通中經常使用的。
1.全方位、多途徑溝通法
“溝通”的特點和用途在優秀企業司中表現明顯,與同業中一般企業的表現不同。優秀企業是信息和開放式溝通聯絡的一張龐大網絡,其模式和密度使員工彼此間溝通和聯絡的特權得以發展。係統內混亂的財產之所以能得到很好的管理,正是溝通的規律性和特殊性的反映。
優秀企業非常注重無拘束的非正式溝通。例如,迪斯尼公司的每名員工都佩戴一個寫著自己名字的標簽;惠普公司也非常注重員工的名字,此外還實行“門戶開放政策”;擁有35萬員工的IBM公司絞盡腦汁地推行“門戶開放政策”,受到全體雇員的推崇,該公司的董事長通過其雇員來答複顧客向他提出的所有抱怨;德爾塔航空公司也把自由溝通推行得頗具成效;在萊維·施特勞斯公司,自由溝通甚至被稱為“第五種自由”。
使管理不再隻是局限於辦公室內,是不拘形式溝通意見的另一大創舉。聯合航空公司的愛德華·卡爾森稱自由溝通為“有形的管理”和“走動管理”,而惠普公司則認為這是“惠普方式”的重要一環。
提供精簡的環境有助於自由溝通的開展。康寧玻璃公司在新蓋的工程大樓內安裝升降扶梯,用以增加麵對麵溝通的機會;著名的礦務巨頭3M公司協助任何申請者組成俱樂部,以便增加午餐時間意外解決問題的機會;花旗銀行把有意見分歧的不同部門的職員安排在同一幢樓上班後,分歧意見便很自然地被解決了。
是什麼導致了這樣的結果呢?答案是:全方位、多途徑的溝通。惠普公司所有金玉良言的提出均與加強溝通有關,即使是惠普公司的環境設備和精神信條也都在更多地強調溝通的重要性。在惠普公司,你稍微走動一下,就會看到許多人聚在一起討論問題。這種專案小組的會議可能都會包括研究發展、製造、工程、市場與銷售部門的員工。但是有許多大企業的經理從不與顧客或銷售人員談話,也從不瞧一眼或摸一下產品。一位惠普公司的員工在談到該公司的核心組織經驗時說:“我們也不清楚到底哪種組織結構最好,我們唯一明確的就是,先進行無拘無束的自由溝通,這是解決問題的關鍵所在,我們必須不惜任何代價來堅持!”
3M公司的信條與惠普公司的信條大同小異,該公司的一位主管說:“我們拋開繁文縟節,與每一位員工進行自由的交談。”以上所有的例子都可以歸納為“無拘無束自由溝通的技巧”。
2.餐桌麵談溝通法
隨著企業的發展壯大,企業中的雇員會大為增加,組織機構的設置也會越來越複雜。在這種情況下,經理人頗感頭痛的問題就會增多,比如各職能部門之間的協調與溝通問題。隨著企業規模的擴大,為了便於管理,需要設立彼此獨立的各個部門。但是企業要成為一個有機的整體,部門之間的溝通就顯得十分重要。而在實際管理實踐中,各部門之間的溝通往往會遇到很多障礙。有一家公司找到了一種極為簡便的方法來增進各部門之間的溝通,這就是“餐桌麵談法”。
西諾普提克斯通訊公司專門生產配套計算機係統。在4年的時間內,這家公司的雇員由11人增至425人。企業的規模不斷擴大,5個職能部門之間的彼此溝通就顯得越來越重要。而在實際中,各部之間的溝通存在不少的障礙。