有一次,生產部門的主管實在難以忍受其他部門的不配合,就對組裝一種新型電路耗費工時過多連連抱怨。這引起了公司總裁的注意。時任該公司總裁的是安德魯·拉德威克。他為了解決這位主管的抱怨,專門請來這位主管和一位工程師,和他們一起用餐。在就餐時,讓他們就如何加快組裝的問題進行協商。兩人的協商是很有效的。最終,他們找到了一個簡單的加快組裝的辦法:隻需更換一種更小、更便宜的部件,就能大大縮短工時。受這次用餐協商成果的啟發,拉德威克想出了“餐桌麵談法”,並認為這是解決實際問題、增進部門間溝通的非常簡便的方法。
每個季度,這家公司都會在總部所在地舉行一次午餐會。每次擺上幾張餐桌,請來兩個相關部門的要員共享豐盛的午餐。當然,用餐並不是目的,目的在於讓他們找出解決問題的辦法。席間,都要提出一些有待解決的特定問題。針對某一特定問題,每位用餐者都要想出自己的解決辦法,向大家陳述之後,用餐者就進行評價,直到找出最佳的解決辦法。
餐桌麵談法是富有成效的,很多家企業都已經用它解決了不少複雜的問題。
3.轉悠管理溝通法
轉悠管理也稱漫遊管理或巡回管理,是一些成功企業常采用的管理方法之一。所謂“轉悠”,就是領導人員到基層去巡視,並在巡視中發現問題,解決問題。
企業界人士都十分重視轉悠管理,坐在辦公室聽彙報、打電話、發布文件的企業領導人越來越少。他們把“走出辦公室”作為自己的信條,不僅以身作則,常年在外巡視,而且嚴格要求手下的管理人員也“走出辦公室”,到基層去辦公。
阿爾科公司的總裁鮑勃·安德森“轉悠”成癮。他一邊“轉悠”,一邊還要檢查手下人是否也在“轉悠”。當他“轉悠”到某地,向某一個部門打電話時,恰好部門的頭頭接了電話,他馬上就來了氣,對這位不下去“轉悠”的小頭頭感到失望。
有的企業還對分部經理提出許多“轉悠”的具體要求,比如“轉悠”的次數、對手下人員了解的程度。達納公司的負責人麥克弗森就曾幹過這樣一件事:有一名經理在某部門待了好幾年還不能說出全部手下人的姓名,麥克弗森就解雇了他。
美國聯合公司董事長埃德·卡爾赫初到任時,聯合公司正委靡不振。卡爾赫剛到任,就直奔現場,向現場工作人員直率地提出許多問題,請他們作詳細回答。他沒有筆記本,對於調查中發現的問題,他從來就是記在廢紙片上,塞進口袋裏。他從不命令第一線人員幹這幹那或搞個什麼改革,除非是事關安全的問題。他也不當場糾正他不喜歡的東西。他要依靠正常的管理程序來解決問題。
從現場回到總部之後,他就立即采取行動。他有一種本事,讓整個指揮鏈上的各個環節都很快知道他發現了問題,並且要立即解決。然後,他就同那些在巡視中和他談過話的一線工作人員聯係,讓一線人員知道公司已經采取了措施。他也與下麵的有關職員聯係,讓他們認真檢查,以保證新措施的執行。
惠普公司創造了一種獨特的“周遊式管理法”,鼓勵領導深入基層,直接接觸廣大職工,為達到此目的,惠普公司的辦公室布局采用少見的“敞開式”大房間,即全體人員都在一間敞廳中辦公。各部門之間隻有矮屏分隔,除少量會議室、會客室外,無論哪級領導都不設單獨的辦公室。同時不稱呼職銜,即使對董事長,下屬也直呼其名。這樣有利於上下左右通氣,創造無拘束和合作的氣氛。
各式各樣的“轉悠管理”都使得高層管理人員切實了解實情,切實發現各種問題和聽取意見,切實采取有效措施,並更加密切上、下級關係,因而能夠保證企業不偏離“航線”,保證企業目標的實現。
重視員工會議中的溝通
員工會議是企業內部員工相互交流的一個場所。事實上,員工很少能有機會在其他場合進行交流。成功的員工會議可以增強交流和認同,解決員工在人際關係上所出現的問題。
必須重視員工會議在企業內部溝通中的作用。成功的員工會議包括三個主要的部分:由員工在會議上彙報其最近的工作狀況;鼓勵員工提出建設性意見,製訂合理的行動計劃;討論所在部門在過去一段時間內,有無好的做法增進企業的整體業績。
一般來說,員工在人際關係上出現問題,有兩種原因:要麼是缺乏交流,要麼是缺乏認同。