將執行的問題簡單化，剔除不必要的環節，精簡執行的步驟，優化執行的流程，合理地分配利用周圍的資源與條件，才能使得正在解決的問題能盡快解決。
分清主次，揀最重要的事情做
每天有許許多多的事情等著我們去做，如果我們不分主次地進行工作，那麼到頭來不僅“丟了西瓜”，很有可能連“芝麻”也沒有撿到。使一些本來可以“生出效益的時間”白白地浪費掉。
聰明的管理者應該知道如何提高自己做事的效率。
但很多時候，人們總是被習慣束縛著自己的手腳，在處理問題時總是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先後順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士不可這樣工作。
時間管理的精髓在於：有主次之分，設定優先順序。
比爾·蓋茨認為：那些高效率的人，不管做什麼事情時，都會先分清主次。
對於如何分清主次、大幅度提高自己的做事效率，比爾·蓋茨歸納了三個判斷標準：
首先明白我們必須做什麼？這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但並非一定要我親自做的事情，可以委派別人去做，自己隻負責督促。
其次應該明白如何去做才能給我們最高的回報。應該用80%的精力做能帶來最高回報的事情，而用20%的精力做其他事情。所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人做得更高效的事情。最高回報的地方也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。勤奮，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏高效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產力的地方），這就是當今時代“勤奮”的特點。前些年，日本大多數企業家還把下班後加班加點的人視為最好的員工，如今卻觀點卻有所變化了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。社會隻承認有效勞動。
再次應該清楚如何去做才能給我們帶來最大的滿足感？最高回報的事情並非都能給自己最大的滿足感，均衡才有滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間於令人滿足和快樂的事情，唯有如此，工作才是有趣的，並易保持工作的熱情。
通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急就很清楚了，然後，以重要性優先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向）。堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。
當然，除了要強調優先重要，還要強調長遠重要。這是“時間管理學”的突破性理念，也是其精髓。強調長遠重要，即強調做“不急迫卻重要而長久的事”。
在人們的日常生活中會遇到很多這樣或那樣的事情，雖然有些都不是眼前最急迫的事情，但是對於長遠、大局來說卻有著重大的意義。有些人舍不得在這類事上花費時間，與長遠計算的總賬相比很不劃算。
在效率的管理上，要兼顧長遠性與急迫性，要高度重視對眼前雖不緊急但有深遠影響事務的處理。這一法則把效率管理上升到了戰略高度。
最後，要成為效率管理高手，不僅要掌握這樣那樣的效率管理的法則、技巧，還需要苦練治心治惰的功夫。效率管理與情緒治理是彼此製約、相輔相成、同步發展的關係。
如果沒有積極、興奮的情緒，哪怕掌握了很多效率管理的法則、技巧也無濟於事。那些對工作、對生活充滿了消極、厭倦情緒的人，那些懶於奮鬥、不求上進的人，又怎麼能夠提高效率，成功地做好每一件事情呢？