“修路”理論告訴我們,管理工作最重要的不是直接去管人,而是去製定讓人各司其職的製度——修築讓人各行其道的路。
製定管理製度的依據和程序
製定管理製度的主要依據有以下三個方麵。
(1)實際生產力水平。既要把生產經營的具體情況和條件作為製定管理製度最重要的依據,還要考慮隨著科學技術的發展而帶來的生產力發展。製定的管理製度要切合實際,既要反映出生產過程的客觀規律,又要反映生產力發展的客觀要求。
(2)成功的經驗和失敗的教訓。成功的經驗(包括企業內部的和企業外部的)用製度加以肯定,讓人們照著做;失敗的教訓(包括企業內部的和外部的)用製度加以否定,禁止人們重蹈覆轍,保證事故不再重演。
(3)國家的方針、政策、法令、法規。管理製度既反映生產過程的客觀規律,又適應生產關係的客觀要求。因此,製定管理製度,必須以國家的方針、政策、法令、法規為依據,使製定的製度符合國家有關法令、法規。
製定管理製度的過程,是領導同員工相結合,反複進行調查研究的過程;是總結本企業的經驗,總結曆史的經驗與學習成功企業的先進經驗,探索企業管理的新方法,提高管理水平的過程;也是從員工中來,到員工中去,發動員工進行自我教育,參加民主管理,提高企業素質的過程。製定規章製度應該遵循的基本程序是:
調查→分析→起草;
討論→修改→會簽;
審定→試行→修訂→全麵推行。
也就是說,管理製度的製定,要經過充分調查、認真研究,才能起稿。草稿形成以後,要發到有關職能部門的基層單位反複討論,斟詞酌句,縝密修改,並經過有關部門會簽和領導審定,然後在小範圍內試行檢驗。對試行中暴露出的問題和破綻,要認真進行修改。重要的規章製度還要提交總經理或者董事會通過。隻有遵循上述基本程序,製定出的管理製度才能切合實際,具有權威性和合法性,才能順利貫徹執行。
製定管理製度的八條戒律
企業規章製度是管理現代化企業的重要手段,這一手段運用的好壞直接影響到企業生存與發展,同時會直接關係到企業的經濟效益。如何避免製度管理的失誤,不妨牢記製定管理製度的八條戒律,或許會從中受到啟示。
一戒草率從事。為了應付上級草草訂出一份管理規章,根本不向幹部職工宣布,當然更談不上執行。
二戒抵觸法規。有的規章製度條文與現行政策、法令和政府的規定相抵觸,自行失效。當然,企業在改革中有些新的規章製度超越於現行政策界線,但有利於發展生產和國家利益,則另當別論。
三戒自相矛盾。上下條文不銜接、自相矛盾,使企業內的此規定與彼規定有衝突,讓人無所適從。
四戒咬文嚼字。文字冗長,語言生硬,表意不清,令人無法領會。如《安全守則》中有這樣一條:“在禁區內不得燃燒可燃物或促使致燃之器具。”其實,隻需“禁區內嚴禁煙火”七個字就可概括其意。
五戒舍本逐末。列舉大量無關緊要的條文,喧賓奪主,降低了重要條文的分量。細枝末節的條文過多,不便記憶,當然會影響執行。
六戒違背常理。過於苛嚴,大都難以做到,懲罰措施過火,職工動輒得咎,導致抗拒心理。
七戒不切實際。過於細密,實際執行中難以行得通,或執行起來反而降低效率,而條文過寬,又起不到約束作用。
八戒形同虛設。有而不用,對違規者不按規定處理,姑息縱容或在執行中因人而異,親疏有別,會導致製度自行廢弛,成為一紙空文。
製度麵前人人平等
聯想集團有個規矩,凡開會遲到者都要罰站。在媒體的一次采訪中,柳傳誌表示:“我也被罰過三次”。
他描述說:“公司規定,如果不請假而遲到就一定要罰站。但是這三次,都是我在無法請假的情況下發生的。比如:有一次被關在電梯裏邊。罰站是挺嚴肅,而且是很尷尬的一件事情,因為這並不是隨便站著就可以敷衍了事的。在20個人開會的時候,遲到的人進來以後會議要停一下,靜默看他站1分鍾,有點兒像默哀,真是挺難受的一件事情,尤其是在大的會場,會采用通報的方式。第一個罰站的人是我的一個老領導。他罰站的時候,站了一身汗,我坐了一身汗。後來我跟他說:‘今天晚上我到你們家去,給你站1分鍾。’不好做,但是也就這麼硬做下來了。”
在製定和執行製度的時候要始終堅持製度麵前人人平等的原則,特別是在執行製度時要一視同仁,誰都必須遵守,尤其是企業的管理者必須率先貫徹執行。如果在製定和執行製度的時候,忽略了公平、公正這項基本原則,那麼企業的管理製度將成為“一紙空文”,成為粉飾自己的“花瓶”。要做到製度麵前從平等,就要做到以下幾個方麵。