其次，說話的聲音不要太響。在火車裏，在飛機上，或者是在別人放爆竹的地方，提高聲音說話是不得已的。但是平時就不必要也不能太大聲。在公共場所或在會客室裏，過高的聲音會使對方感到不舒服。
說話雖不能太快也不能太響，但在談話中，每句話聲調也該有高有低，有快有慢。
說話有節奏，快慢合適，這可使經理談話充滿情感。經理可留心那些使人聽而忘倦的人的說話方法，留心舞台上的名角念詞的方法。
除此之外，管理者還要揣摩如何用詞。說話越簡練越好。有些人在敘述一件事情時，拚命說許多話，還是無法把他的意見表達出來，結果對方費了很多時間與精力，卻抓不到他話中的意思。所以，話未說出時，應先在腦子裏打好一個輪廓，擬幾個要點。
說話的藝術並不是天生的，而是從現實中鍛煉出來的。一分天才，九分努力。一名管理者，如果沒有良好的口才，如同鳥兒沒有羽翼，無法與員工進行有效的溝通。
溝通，是人與人之間特有的聯係方式，而企業與外部環境的溝通，是人與人之間關係的一種放大。管理溝通既是一門技術，又是一門藝術，它有特定的規律和技巧。學習和掌握這些技巧，不僅會使人工作心情舒暢，而且會使人人緣極好，生活美滿。對公司來說，有效的內外溝通是確立良好的社會形象、獲取成功的秘訣之一。
管理者的溝通能力，從某種意義上講可能比他的知識水平、分析能力和智力程度更為重要，良好的溝通，應注意以下幾點：
（1）你必須機靈一些，創意要能提起人的興趣。如果你總是向管理者嘮叨一些婆婆媽媽的瑣事，你的前途就無望了；
（2）與人溝通必須帶有自信，不說廢話才是懂得溝通的幹練之才；
（3）輕鬆瀟灑的態度對於溝通的成功至關重要。你如果過於緊張，別人看著也會難受；
（4）說話人的誠實會給對方一個好的印象。因為世上說謊行騙的人太多了，誠實一定會有助於你的成功；
（5）對對方的興趣所在、關心焦點、好惡要敏感；
（6）保持適當的幽默感。
有位經驗老到的溝通好手的建議相當詼諧又發人深省，他說：“溝通之道，貴在於先學少說話。”多聽少說，做一位好聽眾，處處表現出聆聽、願意接納對方的意見和想法的模樣。這時候，你會慢慢發現到對方也比較願意接納你，並且提供你所需要的答案和訊息，甚至把他的真正想法告訴你，讓你一切事事順心如意。
一位成功的管理者必須經常花相當多的時間，和他的夥伴及上司作麵對麵的溝通時，最常被運用到的兩項能力，一是洗耳恭聽，另一項能力則是能說善道。
所謂“洗耳恭聽”，指的就是“傾聽”的能力，這是邁向溝通成功的第一步。至於“能說善道”，則是“說服”的能力。當別人來跟你做當麵的溝通，或者你主動與別人進行麵對麵的晤談，爭取夥伴支持你的計劃並爭取他們的通力合作時，你是否善於運用“傾聽”與“說話”的藝術、功夫，來達成你的目的呢？
在談到這些原則、技巧之前，你不妨反複思考一位受人敬重的政治家邱吉爾的一句金玉良言：
“站起來發言需要勇氣，而坐下來傾聽，需要的也是勇氣。”
改善傾聽技巧，是溝通成功的出發點。上天賦予我們一根舌頭，卻賜給我們兩隻耳朵。
所以我們從別人那兒聽到的話，可能比我們說出的話多兩倍。希臘聖哲這句話的用意，就是告訴我們要多聽少說。
溝通最難的部分不在如何把自己的意見、觀念說出來，而在如何聽出別人的心聲。