（2）會議的可變開支會議的可變開支指的是與出席會議人員數多少相關的費用開支。通常，可變開支是會議組織預算中又一重要的構成部分，如果組織者不希望預算失控的話，就應該仔細核實可變支出的內容。
與會人員的膳食、酒水、飲料費；與會人員的住宿費；與會人員的參觀費；贈與與會人員的印刷品、禮品費；與會人員夜間酒吧酒水費；服務人員的服務費、小費。
由於會議的可變開支與出席會議人員的數量相關，因此會議主辦者要特別注意與會的人數。與會人數幾乎對每一項可變開支都起著或增或減的決定性的作用。所以，在拿出可行的預算之前，準確了解（估算）與會人員的人數是至關重要的。
假如會議與會人數從一開始就和預計人數有較大的出入的話，那麼，就需要製定一個可變的總預算範圍。
（3）會議的應急開支會議在進行過程中，可能會發生一些意外情況，為此，必須在預算會議經費時，計劃好會議的應急支出。會議的應急支出一般占可變支出的10%.此外如果會議在國外進行的話，還應留出一部分資金以應付貨幣彙率變化。
無論是固定開支，可變開支還是應急開支，會議組織者都需要列出費用明細，並盡可能把可變因素都考慮進去。這樣當會議舉辦時，才不至於因計劃不周而加大經費投入，甚至影響整個會議的進行。
3.控製會議費用，少花錢開好會會議組織者要在預算範圍內行事。
如果可能的話，會議主辦者應該負責會議的預算控製，也就是說，會議預算方麵的所有變動應該由主辦者提出，或者至少組織者要參與商討。某個協會組織曾經在承辦會議的時候，自己把持整個預算，會議主辦者隻能得到很少的預算信息，工作起來就十分迷惑。最後，一切預算決策都是由承辦會議的工作人員做出的，主辦者變得毫無權力。
預算並不是給會議承辦者或其他任何人以實際的資金，而隻是一個計劃性的文件，以便對財務支出進行估計。同時，預算也能反映出會議方麵的重要決定。
會議主辦者必須參與製定預算，尤其是當也擁有決策權的時候。即使主辦者隻能提出建議，製定預算時也必須考慮他們的建議。
在會議策劃的某些時刻，會議預算必須得到正式的認可，而且所有相關的人員都應該清楚地知道誰有權認可預算。在大多數情況下，主辦者通常擁有這個權力，不過還需要明確主辦組織中的哪一個人具體負責認可預算。
（1）製定會議節約目標會議節約目標必須與企業領導層預期製定的目標相一致。
很多時候，會議節約目標是信譽目標而不是贏利目標。（如：年終慶祝大會可能是為了增強公司在員工心目中的良好信譽和感謝他們在這一年創造了良好佳績。該活動的開支最有可能全部由某個部門來負擔，根本不是期望從中賺錢或是壓縮開支。）而在另一些時候，會議的核心節約目標是為了贏利。（如：麵向公眾的培訓班和展覽會，必須賺到錢。）許多會議籌劃人員都不喜歡從事會議節約方麵的工作，但是這項工作和我們生活中的許多其他活動一樣，也是非常關鍵的。實際上，節約會議開支的人就保證了整個會議的成功。
（2）會議預算控製大致說來，當主辦者開始對會議進行計劃時，可能要監管40餘項支出。通過把這些支出分為不變、可變和意外支出，可以盡早對預算實行控製。這樣做對商業會議更為重要，因為會議開幕前商業會議的準備費用是有風險的。若能盡早控製預算並且知道在準備過程中組織者在會議支出方麵的職責，就能做出明智的判斷，是增加還是減少會議開支。
對會議預算的控製，除了前文講過的一般要求外，主辦者要特別注意算出合理的意外支出和定期地檢查會議進行中的支出。
（3）會議支出控製預算主要是對收入和支出的計劃，但是在實際操作中任何一筆支出都需要得到負責人員的許可。這個負責人員最好是會議主辦者，否則主辦者就會在支出方麵沒有絲毫責任。
當然，會議承辦者要在預算範圍內行事，但是預算也有一定的靈活性。為了擴展這種可能性，預算中比較靈活的項目應該有書麵的說明。例如，會議承辦者是否有權將一個項目的預算轉移到另一個項目上，通常的做法是允許組織者自主決定10%（也可以是其他比例）的預算轉移。