任何一個正常運營的企業，幾乎每天都要召集大大小小的各種會議。這些會議，一方麵起到推動企業實現經營目標的重要作用，另一方麵也增加了企業的開支、占用了工作時間、耗費了企業的各種資源。尤其是耗時長、效率低、開支大、對企業發展沒有多少實際意義的會議，更是企業經營中的巨大浪費。
建設節約型企業，必須重視節約會議成本，提高會議效率，把節約精神落實到每一個會議中，從而為企業節省更多的資源和經費，為企業增加利潤做出實際貢獻。
1.節約會議成本：企業節流的有效手段企業要把節約精神落實到每一次會議中。
企業組織一定規模的會議，就需要投入一定的經費。有些重要會議的成本是非常可觀的。因此，對企業的會議成本，不可以等閑視之，而必須精打細算，可開可不開的會不開，即使是必須開的會，也要盡最大努力節省會議成本。一般而言，會議成本分為直接會議成本、時間成本和效率損失成本3種。
（1）直接的會議成本直接的會議成本即是會議所需的各項開支，分為可變開支和不變支出，這是核算會議經費預算的核心，下文將詳述之。
（2）會議的時間成本時間對企業經營而言是有價值的，與經濟效益密切相連召開各種會議，必然會占有寶貴的生產和經營時間，必然會使企業損失一定的經濟效益，對此應當認真核算，精心組織，以使會議的時間成本降至最低。一般有這樣幾種情況會直接加大會議時間成本：
第一，會議組織者不知道何時是開會的最好時機。
許多企業的會議即便不十分重要，也非要安排在事務繁忙的周一開。
第二，會議組織者對於何時開會幾乎都不征詢意見。這使得與會者疲於奔命，甚至需要延後或放棄參加其他企業重要的工作。
第三，有些必須到會的與會者，因為已經與重要客戶有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往並非與議題關係最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。
這三種情況，會議組織者應予以重視，力爭避免加大會議的時間成本，降低會議的時效。
（3）效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。
組織任何會議都要進行成本核算，這是對企業管理者的一般要求，更是會議組織者必須掌握的一項工作責任。沒有經費預算、不計投入多少的會議，即使效果再好，也會對企業造成不必要的浪費。這是與現代企業管理要求相違背的行為，應當加以糾正。
日本太陽工業公司為提高開會效率，率先實行開會成本分析製度。每次開會時，總是把一個醒目的開會成本分析表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）。平均工資乘3,是因為勞動產值高於平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性的工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。
有了成本分析，大家開會的態度就會慎重，會議效果也會明顯。
開會總是時間和人力的耗費，所以應該計算成本。
如果每次會前都計算成本並由召集單位支付的話，可能會議次數會大大減少。即使不得已開會，也要盡量減少開會人數，壓縮會議時間。
2.會議經費預算：明明白白開好會開會之前，一定要列出會議成本清單。
會議經費預算也如企業經營管理中所有的預算一樣，都需要列出成本會議開支清單。無論到會的人數多少，這些開支都應當包括在預算中。會議開支可分為三項，一項是固定開支，一項是可變開支，還有一項是應急開支。
（1）會議的固定開支會議的固定開支覆蓋麵較大，包括以下幾個方麵：
會議策劃費、宣傳費；與會人員邀請費（包括有關人員的差旅費）；會議辦公、電話、電傳費；會議場地費；保安、停車安排費；文藝娛樂活動費；其他固定開支費用。
沒有兩個會議是完全相同的。雖然固定開支在相當大的程度上取決於舉辦方與會場之間的合同，但總的來說，會議的固定開支大約為會議總開支的35%左右。