第4章 、從細節入手,節約要體現在點滴之中(2 / 3)

為了降低話費成本,牛博費盡了心思。一開始他將電話設定為5分鍾自動斷線。,但結果很多業務員在跟客戶談話時沒有注意時間,所以電話經常突然中斷,這讓客戶很惱火。於是牛博隻好另覓良策。

半年前,牛博意外地找到了一個節省電話費的好方法。他將供作觀賞的古董沙漏,改造成了集觀賞和計時為一體的3分鍾限時沙漏,用在電話機上。

業務員打電話時看著沙漏完剛好是3分鍾,又有趣又可以計時,因而大受歡迎。半年下來,電話費降低了1/3,這古董沙漏果然成了節約話費的好管家。

(2)使用IP電話節省話費目前,在通訊領域出現了各種各樣的IP電話卡或號碼,使用IP打電話,省錢又方便,何樂而不為?下麵就介紹幾種打電話省錢方便的方法。

用IP卡固然省錢,但每次都要先撥一長串阿拉伯數字無疑讓人頭痛,現在的主叫IP,即捆綁電話號碼的IP,每次隻需先撥5個阿拉伯數字,再接著撥目標長途區號+電話號碼即可。

產品包括:在固定電話上使用的96446、17931等;移動電話上也有主叫IP,中國移動的用戶用17951,中國聯通的用戶用17911;中國網通的17909既可撥打國內外長途固定電話,也可撥打異地移動電話。

使用IP電話無需買卡,無需等待,無需輸入賬號密碼,直接在要撥打的長途電話號碼前加撥5位數即可,由此產生的費用隨每月話費統一交納。

使用IP電話的資費均為:國內長途0.3元/分鍾,港澳台1.5元/分鍾,美國、加拿大等國家2.4元/分鍾,英、法等國家3.6元/分鍾,與普通長途電話相比,最多可節省70%的長途通話費。

現代科技日新月異,市場上已經出現了大量能夠節省電話費的產品,企業應該有效應用這些產品去降低電話成本。

在美國思科公司,經理、工程師早晨上班查看郵件時,會發現係統自動生成的一封信,上麵寫道:您上個月電話費是……您目前在公司的排名是。

公司的每一個員工在月初時都會收到這樣的郵件,提醒自己應該節約電話費了。在這樣的郵件下麵通常有個鏈接,告訴你應該如何減少電話費。

思科公司內部使用SoftPhone(軟電話係統),公司全球各地通話都是免費的,因此公司鼓勵員工使用內部的撥號係統。如果你在北京要給上海的同事打電話,不撥021,而是撥8863加同事的分機號;如果你從北京到國外出差,北京的同事打電話到你的座機,你還是可以通過安裝在筆記本上的軟電話接聽,實際上還是座機到座機的費用,沒有任何長途費用。

公司上下都極力提倡這種方式,如果不同國家的同事開電話會議,大家也會相互提醒要使用軟電話進行通訊。

思科公司是互聯網技術的受益者,單是IP電話這一項就為其節約了大量成本。同樣主推IP電話業務的Avaya公司每年能為自己節約50%的長途電話費。

思科公司本身的無線局域網絡、IP電話係統等的應用,有效降低了企業的營運成本。作為網絡公司,思科自然有別人無法比擬的優勢。可能有很多企業認為,我的公司規模沒有那麼大,沒有在外地設立分部,根本沒有必要用IP電話進行遠程會議,因為條件的限製根本不能移動辦公。

4.減少辦公用品的開支與浪費任何隨意的浪費,都是企業效益的流失。

企業的辦公用品種類繁雜,數目繁多。大至桌椅、文件櫃,小至筆、紙、曲別針等,缺少一項都會給辦公帶來不便。而且,辦公用品大多是易耗品和常耗品,稍一手鬆,則可能在不經意間造成較大的浪費。

反之,如果在每個細節上都嚴格控製,那麼長期累計下來,也會是一筆不小的數額。

所以,每個公司都應提倡節約辦公用品,要求每個員工都要有節約意識,每個人都從自己做起,從小事做起,杜絕無端浪費。

要避免辦公用品的浪費,需要建立一係列完善的節約製度。

(1)建立辦公用品控製製度要有效地控製辦公用品的開支,就需要建立辦公用品控製製度,用以掌握公司辦公物品的采購存貨和領取情況。用一本賬簡明地列出常用物品清單,一旦某種物品的存貨量超過底限,便馬上進行采購。並且固定從一個地方進貨,還可以享受整量折扣。

(2)使用內部領料單跟蹤控製低值、易耗的物品可以一次大批量訂購,因為大量訂貨能降低價格。對存在季節性的物品(如節日賀卡)可以提早訂貨,以便爭取到更好的價格。到貨後,對每種物品使用單獨的領料單,領料單跟隨該種貨物的進出循環滾動記錄,既可使工作簡單明了,又能有效控製該物品的浪費。注意成本控製的公司,很少有不用領料單進行跟蹤控製的。

(3)適當使用二手的辦公用品例如:桌椅、屏風、二手電腦、複印機等設備,如果選用二手的設備,必然可以節約許多的辦公費用。

此外,節約辦公用品還可采取如下一些小技巧:

少用一次性物品。要求員工自己帶水杯上班,不使用一次性杯子;且用手帕擦汗,少用一次性衛生紙、麵紙等。

廢舊物回收利用,發起辦公室廢舊資源(如玻璃、廢紙、鐵鋁罐)回收,主動設置回收箱,收集、變賣廢舊物品的錢還可以再次購買辦公用品。

提倡辦公室節水。節約用水不僅限於家庭,在辦公室內也應提倡。例如提倡隨手關水龍頭,改善衛浴設備、改裝氣壓式水龍頭等。

明確采購目的,一定貨比三家。如果見一家有該物品便急匆匆購買,則可能要付出更高的價錢。

節約辦公用品,杜絕辦公浪費,需要每個員工發揮主觀能動性,為企業節約辦公用品獻計獻策,因此,必須將節儉精神貫徹到每位員工的舉手投足之間,使節約成為每個員工都應盡的職責。

5.盡量避免使用一次性用品拒絕一次性用品,就是為企業節約資源。

現在人們追求高質量的生活和節奏,常常使用各種各樣的一次性產品。這些一次性產品中有些是必需的,有些則是非必需的。

它們雖然用起來方便,但廢棄也快,廢棄後不得不花一定的人力、財力去清除和治理,同時也會給人類和自然界帶來危害。因此,企業的每一位員工都應該盡量避免使用或減少使用一次性用品。

(1)避免使用一次性塑料用品隨著塑料工業的迅速發展,塑料具有了外觀漂亮、重量輕、防水、防油汙、不易破碎、使用方便等特點,特別是它造價低廉,受到了生產者和使用者的青睞。

這些塑料製品質地輕,被人遺棄後容易隨風漂移,形成白色汙染。這些塑料製品,多用聚苯乙烯、聚丙烯、聚氯乙烯等高分子化合物製成,在自然狀態下難於分解,至少需要200年的時間才可降解,對其處理費相當於本身價值的100倍。廢塑料製品在燃燒時會產生大量有害氣體,遇熱水還會釋放出有害物質,造成城市環境嚴重汙染。因此它不僅破壞了環境,而且給人類的生存帶來了較大的危害。

(2)減少使用一次性筷子一次性筷子生產基地眾多,運輸、批發工序繁雜,整個過程多次由不同人經手,難以受衛生部門監控,而且在運輸儲藏中為了防潮、防蟲等,還要撒上不同的藥品。一次性筷子不僅感官和理化指標達不到,即使最基本的細菌含量等衛生指標也很難達到,存在很大的衛生隱患,是導致各種疾病發生和傳播的媒介。另外,長時間使用一次性消費品,還可能引發一些短期發覺不了的慢性疾病。

我國是生產一次性筷子的大國,生產一次性筷子大多都是用原木為原料,對木材的消耗十分驚人。

(3)節約使用其他方麵的一次性用品在其他方麵的一次性用品的節約,比如說,使用可換芯的圓珠筆,不用一次性的圓珠筆;盡量不用一次性的塑料保鮮膜。在旅遊或出差時,自帶牙刷、水壺、飯盒,不使用旅館每日更換的牙具,不使用或少用白色快餐盒;這樣既節約了資源,又會減少垃圾的產生。

不用塑料袋,改用布袋、竹籃;不用一次性茶杯,使用自己專用的茶杯;吃快餐時,盡量選用紙盒,不用發泡快餐盒。將用過的信封,貼上新標簽在內部傳遞時重複使用,或翻麵後再用。

6.巧妙地降低出差的差旅費用能否控製差旅費用,直接影響到管理成本。

據經濟學家統計,一般企業差旅費的支出通常都占公司營業費用的5%~10%,是繼企業工資和辦公費用之後的第三大支出項目,是企業人力資源成本之外的第二大可控成本。能否有效控製這部分費用,不僅是企業管理水平的反映,而且會直接影響企業的利潤水平。那麼,企業如何才能有效地控製差旅費呢?有關專家指出,可采取如下措施:

(1)出差前的考慮現代通訊技術的發展已使得出差的頻率大大減少,很多業務負責人通過網絡和電話便可以合作,所以在出差之前應該認真考慮某項業務是否真的需要麵談。考慮一下是否可以通過電話、電子郵件和其他的網絡方式來解決問題,若可以的話,就沒有出差的必要了。