在發票賬單和物資同時“到手”的情況下，要分兩種情況來處理：第一，若在驗收物資入庫的同時支付賬款，那麼通常不用通過應付賬款的賬戶核算；第二，若在物資驗收入庫之後仍然沒有付款，這時就產生了事實上的“債”，就要按照發票賬單來登記入賬了。按照這種方式來登記入賬，主要就是為了確定你所購的物資是否在數量、質量和品種上都跟合同上的說明一致。
在發票賬單和物資並非同步到達的情況下，也要分兩種情況來處理：一種是在發票賬單先到，而物資沒有到的情況下，應該直接根據發票賬單來支付物資的款項和其他貨運雜費，有關物資的成本和應付賬款不需要按照應付賬款的債務來入賬；另一種是在物資先到，而發票賬單沒有到達，或者無法確定實際成本的情況之下，“債”已經產生了，在月末就需要按照你所購得的物資和應付債務來估算入賬，等到下個月再按照正常的程序進行相關的核算來理清楚。
（2）所謂入賬金額
應付賬款通常是按照實際的應付金額來入賬的，如果購物的條件包括一些折扣，那麼在理論上可以采用總價或者淨價的方式來入賬。如果按照總價的方式入賬，那麼應付賬款就要按照發票上所記錄的應付金額的總值來入賬。若在折扣的時間內繳清貨款，可以享受到現金的折扣，那麼這部分的收益就應該作為理財的收益。如果按照淨價的方式入賬，那麼應付賬款就要按照發票上金額的最大折扣之後的淨價來入賬。若在折扣的時間內沒有繳清貨款而喪失了折扣的資格，那麼這部分的損失也要作為理財的支出。按照我國現行製度的規定，應付賬款應該采用的是“總價法”的入賬方式。
（3）所謂入賬核算
設置應付賬款賬戶是進行應付賬款核算的主要途徑。這個賬戶屬於完全負債性質的賬戶，包括公司登記支付以及轉銷的無法支付的款項，公司因為購買商品、材料、物資等而產生的未支付款項，以及因為無款支付到期、商業承兌彙票轉入的應付款項，還有期末貸方餘額反映還沒有償還或者抵付的應付款項，等等。這個賬戶應該按照公司設置的明細賬來進行明細核算。
例如：
某公司從原材料廠購入材料一批，增值稅專用發票上記錄：價款50 000元，增值稅額8500元，付款條件為2/10，n/30。這些材料已驗收入庫，運用總價法，按照實際成本進行日常核算如下：
①材料驗收入庫時：
借：原材料 50 000元；
應交增值稅（進項稅額）8500元；
貸：應付賬款 58 500元。
②若在10天內付款，則：
借：應付賬款 58 500元；
貸：財務費用 1000元；
銀行存款 57 500元。
③若10天後付款，則：
借：應付賬款 58 500元；
貸：銀行存款 58 500元。
（4）應付賬款的發生和償還
公司購入商品、材料等的時候，如果貨款沒有來得及支付，那麼需要根據有關的憑證（包括發票賬單、跟貨同時到達的發票上記錄的實際貨款或者暫估價值），借記“在途物資”、“材料采購”等賬戶，按照可以抵扣的增值稅額，借記“應交稅費—應交增值稅（進項稅額）”等賬戶，再按照應付的貨價，貸記“應付賬款”賬戶。公司因為接受供應單位提供的勞務而產生的應付而未付的款項，要根據供應單位開出的發票賬單，來借記“生產成本”、“管理費用”等賬戶，貸記“應付賬款”賬戶。
在公司開出、承兌商業彙票抵付的應付賬款方麵，應該借記“應付賬款”賬戶，貸記“應付票據”賬戶。公司償付應付賬款的時候，借記“應付賬款”賬戶，貸記“銀行存款”賬戶。若應付賬款附帶現金折扣，那麼要按照扣除現金之前的應付總額來入賬。用這種方法，應該按照發票上所記錄的全額應付金額，借記相關的賬戶，貸記“應付賬款”賬戶。在折扣有效的時間內付款而得到的現金返還，應該在償付應付賬款的時候衝減財務費用。
這些事務都是由專業的財務人員做的，但是創業者至少要懂得其中的道道，才能精打細算地發展自己的公司。
在傳統的觀念裏，創業者通常會覺得應付賬款可以拖延就盡量拖延，拖延了款項的支付時間，事實上就等同於增加了企業的流動資金，這樣可以使企業資金流情況大大改善，還可以得到一段時間之內的利息收入。另外，對於供應方來說，采用延遲付款的方式等於占用了人家的流動資金，為了鼓勵應付方早日償還賬款，供應方常常會給予提前支付款項的企業一定的優惠和折扣。
對那些手頭比較緊的初創公司來說，在支付能力有限的情況下，采用拖延戰術事實上減輕了企業資金流出的壓力，這也是企業在麵臨債務的時候首先會采用的措施。但是我們也不排除有些手頭有充裕資金的企業，在麵臨這種情況的時候，利用預付貨款的方式來提早從中獲取折扣。越早支付貨款，實際上所支付的資金成本就會越低，所能節約的成本也就越多。對於供應商來說，這也在一定程度上加快了他們的資金運轉。值得一提的是，在預付賬款的時候，一定要注意供應商的信用問題，防止供應商出現違約的情況，畢竟預先支付賬款會讓企業處於一個相對來說比較弱勢的地位。