當外部環境事先沒有估計到，以致產生偏差時。例如，國家宏觀政策、法規變化，國際政治風雲變化，市場又出現新的對手，某個大客戶或大供應商突然破產等。由於這些因素都是不可控製的，管理係統隻能采取某些措施，盡量消除不利影響，或改變策略，避開鋒芒；或變換目標，另辟蹊徑等。
（三）計劃不合理原因
有時製定計劃時不切實際，好高騖遠，盲目樂觀，把目標定得過高，根本達不到，如製定利潤目標、市場占有率目標時，應根據自身具體情況，修訂目標，使之在合理的水平上。也有在製定目標時，過於保守，低估自己的實力，把目標定得太低，這時也要調整目標；否則，計劃目標失去存在的意義，也就談不上有效控製了。
在控製工作中，組織結構也應當有利於控製。控製工作中防止發生偏差的另一種方法就是挑選有才幹的管理人員。從前，跨國公司會派一位有經驗的管理人員到國外管理分公司，而現在，這些企業已開始在東道國選拔並培訓管理人員。此外，從母公司或分公司以外的第三國選派有特殊文化適應能力的管理人員也是一種方法。
控製方法的行使也因人而異。例如，在美國，管理人員努力確定引起偏差的原因，而在許多亞洲國家，上司往往給不夠格的下屬“留麵子”。此外，標準也可能是不可量化的。那麼，又該如何控製呢？在日本這樣一個注重團體精神的國家，來自同事的壓力可能是進行控製的有效方法。
第四節有效控製原則
控製必須有客觀的、精確的和適合的標準，用以衡量一個計劃方案完成的情況。
——哈羅德·孔茨
哈羅德·孔茨認為，控製是以計劃標準衡量計劃完成情況並糾正計劃執行中的偏差，以確保計劃目標的實現。而控製職能涉及許多問題，但歸納起來主要有這樣一些要求，即：保證實現計劃目標；控製要針對未來；控製的職責要明確；控製要追求經濟效率；應盡可能采取直接控製方式；控製必須反映計劃要求；控製必須有適當的自製來保證；控製必須采用適合具體人員的技術和信息；控製必須有客觀的、精確的和適合的標準，用以衡量一個計劃方案完成的情況；控製必須抓住關鍵點；控製必須主要集中於例外情況；控製必須靈活；發現偏差後必須及時采取行動，予以糾正。因此，任何組織要想達到計劃目標，必須有一個適宜有效的控製係統作保證，構造這個係統應遵循一些基本原則。
一、有效控製的原則
（一）反映計劃要求原則
控製的目標是實現計劃，控製是實現計劃的保證，因此，計劃越是明確、全麵、完整，控製係統越能反映計劃，則控製越有效。所以，在設計控製係統時，每個管理者都必須緊緊圍繞計劃進行，要根據計劃的特點確定控製標準、衡量方法和糾偏措施。
（二）組織適宜性原則
控製必須適應特定的組織結構。組織結構的設計明確、完善，控製係統符合組織機構的職責分工，控製的效用才能充分發揮。
（三）控製關鍵點原則
任何控製不可能麵麵俱到，事無巨細的對待，而是應根據具體情況選擇關鍵點重點控製，取得事半功倍的效果。選擇關鍵點除了要有豐富的經驗和敏銳的洞察力和決策能力外，還可以借助有關的方法。
（四）例外原則
有效的控製不僅要對關鍵點進行控製，還要對超出一般情況的特殊點給予足夠的關注。另外，控製關鍵點原則和例外原則應結合起來使用，它們兩者有某些共同之處，但區別在於前者強調選擇控製點，後者則強調觀察在這些點上的異常變化。
（五）直接控製原則
直接控製是相對於間接控製而言的，間接控製往往是通過管理控製標準及衡量糾偏等措施進行的，它的依據是有關控製的過程必須是及時有效的，控製標準是合適的，衡量業績是客觀準確的，偏差的發現是及時的，糾偏措施是堅決有力的等。
直接控製就是控製有關管理控製人員和執行人員的素質，通過提高有關人員的工作能力和業務水平，使出現偏差的概率下降；同時由於有關人員的素質提高了，其自覺控製的能力將大大增強，能夠在出現偏差時自覺地迅速采取行動，使損失降到最低。
（六）控製趨勢原則
有時控製現狀比較容易，但控製現狀所預示的變化趨勢則比較困難。但要使控製有效，控製變化趨勢則重要得多。一般來說，趨勢是多種複雜因素綜合作用的結果，是一段時間內逐漸形成的，並對管理工作成效起著長期的影響。趨勢往往容易被現象所掩蓋，它不易覺察，也不易控製和扭轉，而且當趨勢已經明朗時，再進行控製就晚了。
所以，有效的控製係統應有預警功能，能在出現某種趨勢苗頭時，迅速采取措施，跟上趨勢或將其消滅在萌芽狀態。
二、有效控製的特性
要使控製係統發揮作用，取得預期的成效，控製係統應具備以下特性：